Ako naplánovať poštu mimo kancelárie v programe Outlook

Každý si zaslúži dovolenku alebo malý oddych od pracovného života. Ak sa však chystáte na pár dní na dovolenku a nie ste k dispozícii v kancelárii, aby ste sa mohli venovať klientom, je vhodné nastaviť si v Outlooku automatické odpovede alebo e-maily mimo kancelárie. Týmto spôsobom môžete dať ostatným vedieť, kedy, prečo a ako dlho budete nedostupní. Môžete tiež uviesť, koho kontaktovať vo vašej neprítomnosti pomocou odpovedí mimo kancelárie.

Poštu mimo kancelárie môžete jednoducho nastaviť a naplánovať v aplikáciách Outlook web, Windows a Mac. Bohužiaľ, nemôžete urobiť to isté z Mobilné aplikácie Outlook. V tomto príspevku sa budeme venovať všetkým trom platformám a ukážeme vám, ako naplánovať upozornenia mimo kancelárie v programe Outlook.

Tiež na Guiding Tech

Naplánujte si poštu mimo kancelárie v programe Outlook Web

Desktopové aplikácie Outlooku sú v poriadku, ale webový Outlook zostáva spomedzi všetkých troch najbohatších funkcií. Nové funkcie ako napr

Tu je postup, ako nastaviť automatické odpovede na webe Outlooku.

Krok 1: Navštívte Outlook na webe.

Navštívte Outlook Web

Krok 2: Kliknite na ikonu Nastavenia v pravom hornom rohu a vyberte Zobraziť všetky nastavenia Outlooku.

Krok 3: Na ľavom bočnom paneli vyberte Mail a kliknite na Automatické odpovede.

Krok 4: Povoliť prepínanie automatických odpovedí.

Krok 5: Svoje odpovede môžete nastaviť tak, aby začali a skončili v konkrétnom čase. V opačnom prípade budú pokračovať, kým ich nevypnete. Povoliť odosielanie odpovedí iba počas určitého časového obdobia. Vyberte Čas začiatku a Čas ukončenia.

Krok 6: Napíšte svoju prispôsobenú odpoveď so všetkými relevantnými podrobnosťami a kliknite na tlačidlo Uložiť v spodnej časti.

Pri koncipovaní odpovede môžete použiť editor formátovaného textu programu Outlook na vytvorenie dokonalej odpovede. Môžete tiež povoliť možnosť Odoslať odpovede do ponuky kontaktov v spodnej časti. Neodporúčame to však, pretože ak túto možnosť povolíte, automatickú odpoveď dostanú iba uložené kontakty programu Outlook. Iní môžu zmeškať odpoveď mimo kancelárie.

Tiež na Guiding Tech

Naplánujte si poštu mimo kancelárie v Outlooku Mac

Microsoft v súčasnosti spravuje dve aplikácie Outlook na Macu. Prepínač Nový Outlook v aplikácii Outlook na Macu vás zavedie na nové prostredie Outlooku ktoré Microsoft čoskoro plánuje.

Funkcia Mimo kancelárie je dostupná iba v starej aplikácii Outlook pre Mac. Tu je návod, ako ho použiť.

Krok 1: Otvorte aplikáciu Outlook na Macu.

Krok 2: Na paneli s ponukami vyberte položku Nástroje.

Krok 3: Kliknite na položku Mimo kancelárie.

Krok 4: Povoľte odosielanie automatických odpovedí pre účet „Outlook“.

Tu máte možnosť vytvárať rôzne automatické odpovede v rámci vašej organizácie a mimo nej.

Krok 5: Vyberte Čas začiatku a Čas ukončenia a kliknite na ok v spodnej časti.

V aplikácii Outlook Mac bohužiaľ chýba editor formátovaného textu na vytváranie automatických odpovedí.

Nastavenie automatických odpovedí v programe Outlook Windows

V systéme Windows máme aplikáciu Mail, ktorá je vstavaná do operačného systému, a aplikáciu Outlook, ktorá je súčasťou balíka Microsoft 365. V príklade nižšie použijeme aplikáciu Outlook z Microsoft 365.

Krok 1: Otvorte Outlook v systéme Windows.

Krok 2: Ponechajte ponuku Mail otvorenú a na paneli s ponukami vyberte položku Súbor.

Krok 3: Na stránke Informácie nájdete možnosť Automatické odpovede. Kliknite naň.

Krok 4: Povoľte možnosť odosielať automatické odpovede a vyberte čas začiatku a času ukončenia.

Krok 5: Napíšte svoju automatickú odpoveď pomocou funkčného textového editora a v dolnej časti kliknite na tlačidlo OK.

Jednou z oblastí, kde Outlook pre Windows poráža Outlook Mac a Outlook web, sú pravidlá v automatických odpovediach.

Po napísaní automatickej odpovede môžete kliknúť na Pravidlá a otvorí sa špeciálna ponuka na nastavenie pravidiel.

Vyberte položku Pridať pravidlo a v programe Outlook môžete vytvoriť rôzne pravidlá automatizácie. Napríklad môžete automaticky preposielať konkrétne e-maily na inú e-mailovú adresu.

Môžete tiež nastaviť Outlook tak, aby automaticky odstraňoval určité e-maily s marketingovými kľúčovými slovami. Takto, keď sa vrátite z dovolenky, nebudete bombardovaní stovkami e-mailov.

Ďalším scenárom môžu byť vlastné odpovede. Povedzme, že niektorí klienti sú pre vás dôležitejší. Môžete pridať ich e-mailovú adresu v Pravidlách a nastaviť pre nich vlastnú e-mailovú odpoveď. Obnovenie bude naďalej dostávať normálne automatické odpovede v programe Outlook. Možnosti sú tu nekonečné.

Tiež na Guiding Tech

Nastavte automatické odpovede v programe Outlook

Nastavenie automatických odpovedí mimo ordinačných hodín ukazuje váš profesionálny prístup k vašej práci. Vaši klienti, zákazníci a tí, ktorí vás kontaktujú prostredníctvom e-mailu, ocenia aktualizáciu prostredníctvom e-mailu. Vykonajte kroky uvedené vyššie a nastavte poštu mimo kancelárie v programe Outlook.