8 najlepších tipov Microsoft Teams, ako ho používať ako profesionál

Slack zmenil hru na posielanie správ od svojho debutu v auguste 2013. Nahradil e-mail pre internú komunikáciu v rámci mnohých tímov a organizácií. Medzitým, Microsoft Teams predbehol Slack s viac ako 13 miliónmi používateľov spojením so službou Office 365.

Navyše ťaží z robustného ekosystému spoločnosti Microsoft budovaného v priebehu rokov. Ak má vaša kancelária alebo organizácia predplatné Office 365, komunikácia a spolupráca cez Teams bude jednoduchá.

Pozrime sa na niektoré z najlepších tipov a trikov pre používateľov tímu Microsoft Team, aby zvýšili svoju produktivitu a používali ho ako profesionál.

1. Klávesové skratky

Klávesové skratky môžu ušetriť veľa času, najmä ak používate aplikáciu ako Teams. S najväčšou pravdepodobnosťou ho budete používať celý deň na komunikáciu s kolegami. Existujú iba dve skratky, ktoré si ako začiatočník musíte zapamätať.

1. / — lomítko zobrazí všetky príkazy, ktoré môžete zadať pomocou rôznych klávesových skratiek.
2. /keys — zoznam všetkých klávesových skratiek, ktoré môžete použiť. Zoznam je dosť dlhý na to, aby sme ho tu zdieľali. Nájdite a zapamätajte si tie, ktoré sú pre vás užitočné.

Ako je vidieť na snímke obrazovky, tieto dve skratky zadáte do vyhľadávacieho panela v hornej časti, aby ste našli to, čo hľadáte.

2. Názov skupiny

Chat je primárnou funkciou Microsoft Teams, ale hľadanie konkrétnej konverzácie v kanáli môže byť náročné. Tento problém môžete vyriešiť tak, že tomuto oknu rozhovoru alebo skupine dáte zmysluplný názov. Napríklad, ak diskutujete o novom návode na produkt A, môžete chatovacie okno pomenovať ako chyby produktu A. Uľahčuje vyhľadávanie v budúcnosti.

Ak to chcete urobiť, jednoducho kliknite na ikonu ceruzky v hornej časti okna rozhovoru, ktorú chcete upraviť, a potom jej zadajte názov. Funguje iba pre skupinové chaty, nie súkromné.

3. Preposielať e-maily

V GT takmer nepoužívame e-maily a väčšinou sa pri vzájomnej komunikácii spoliehame na Slack. Funguje to pre nás, ale neznamená to, že sa môžete úplne zbaviť e-mailov. E-maily sú tu, aby zostali. Microsoft to vie, a preto umožňuje používateľom preposielať e-maily s prílohami do kanálov tímu zo všetkých povolených e-mailových domén.

A nielen to, ak na ďalšej obrazovke kliknete na Rozšírené nastavenia, môžete ovládať, kto môže odosielať e-maily, a to aj z konkrétnych domén, aby ste znížili počet nevyžiadaných e-mailov.

4. Vytvárajte súbory GIF

Zdieľanie GIF je zábavné, ale ich vytváranie je ešte viac. Som rád, že Teams umožňuje členom vytvárať ich vlastné GIFy, čo im umožňuje byť kreatívni a znižovať stres, aby vyvážili vážne diskusie.

Teams integruje Giphy, obľúbenú destináciu GIF, aby ste mohli zdieľať svoje umelecké dielo s ostatnými členmi tímu.

5. Roboty

Automatizácia opakujúcich sa úloh šetrí čas a roboty môžu byť užitočné. Teams má množstvo robotov, ktoré môžete využiť vo svoj prospech. Robot Who je užitočný na vyhľadávanie členov tímu v rámci organizácie na základe ich úloh a zodpovedností. Kto je napríklad vedúci produktový X marketingový pracovník?

Boti sa správajú rovnako ako členovia tímu, čo znamená, že s nimi môžete chatovať, klásť im otázky a oni vám odpovedia.

Medzi ďalšie roboty patrí Kalendárový robot na nájdenie voľného miesta v kalendári a plánovaní vášho, ako aj členov tímu stretnutia, Polly na vytváranie prieskumov a zbieranie spätnej väzby a YellowAnt na prepojenie s viac ako 40 aplikáciami na vytváranie inteligentných pracovné postupy. Tu je návod, ako môžete vytvorte si vlastných robotov.

6. Karty

Teams prichádza s jedinečnou funkciou s názvom Karty. Každú kartu môžete venovať jednému zdroju, ktorým môže byť video, webová lokalita alebo aplikácia. Záleží na tom, čo tým chceš dosiahnuť. Myslím si, že je najvhodnejší pre aplikácie, ktoré chcete používať pri práci s Teams.

Karty skutočne zjednodušujú správu pracovného toku a chránia dôležité časti procesu pred prekrývaním. Môžete napríklad vytvoriť kartu pre Trello, aby k nej mali pohodlný prístup všetci členovia tímu. Stačí kliknúť na ikonu „+“ a vybrať aplikáciu. Upozorňujeme, že už existuje karta na zdieľanie súborov.

7. Záložka

Malou, no často zanedbávanou funkciou Teams je možnosť záložky. V prípade, že dostanete dôležitú správu, ale chceli by ste sa k nej vrátiť neskôr, môžete si ju jednoducho uložiť ako záložku a venovať sa jej neskôr.

Urobte to kliknutím na ikonu ponuky vedľa správy.

8. Pohlcujúca čítačka

Zdieľal s vami niekto dokument? Namiesto toho, aby ste si ju prečítali celú, môžete použiť možnosť Imersive Reader na dve veci. Odstráňte všetky rušivé prvky, aby bol viditeľný iba text. Uľahčuje zameranie sa na dokument alebo správu.

Môžete si tiež vypočuť dokument so zvýraznenými slovami v reálnom čase. Ďalšou skvelou funkciou je preklad. Pomocou Microsoft Translator si môžete vybrať správu a preložiť ju do viac ako 60 jazykov.

Tímová práca po celú cestu

Microsoft Teams je úžasný nástroj na spoluprácu a nie je problém, ak už pracujete s inými produktmi Microsoftu, ako je Office 365. Dúfame, že niektoré z tipov, ktoré sme zdieľali vyššie, vám pomôžu byť produktívnejší.

Ďalej: Vymyká sa vám priečinok doručenej pošty v programe Outlook spod kontroly? Kliknutím na odkaz nižšie sa dozviete, ako používať pravidlá na správu Outlooku 365.