Ako automaticky odstrániť e-maily v programe Microsoft Outlook

Po Gmaile je Microsoft Outlook najobľúbenejším poskytovateľom e-mailu. Podniky milujú Microsoft Outlook kvôli jeho úzkej integrácii s Office 365 balík. Čo sa týka spotrebiteľov, Microsoft odviedol chvályhodnú prácu s úložiskom, dostupnosťou medzi platformami a funkciami.

Aplikácia Outlook je k dispozícii pre iOS, Android, Windows, macOS a Web. Spoločnosť zakúpili populárnu aplikáciu Acompli a Kalendár východu slnka na urýchlenie vývoja mobilnej aplikácie. Stručne povedané, existujú dostatočné dôvody na to, aby ste Outlook používali na osobné účely pred súpermi. Ak však máte iba 15 GB bezplatného ukladacieho priestoru, môže sa stať, že vám dôjde úložisko. A s rastúcim trendom nepotrebných marketingových e-mailov a spamu je ťažšie ako kedykoľvek predtým odfiltrovať relevantné e-maily z nevyžiadanej pošty.

Spoločnosť Microsoft ponúka funkciu Focused Inbox, ale obmedzuje sa na filtrovanie relevantných e-mailov pre používateľa. Ďalším užitočným doplnkom sú pravidlá programu Outlook. Ide o verziu programu Outlook

IFTTT. Pomocou pravidiel je možné vytvoriť viacero automatizácií na presun určitých e-mailov do archívu alebo odstránenie sekcie e-mailov.

V tomto príspevku vás prevedieme funkciou pravidiel programu Outlook a vytvoríme niektoré pravidlá na automatické odstraňovanie a automatickú archiváciu e-mailov z programu Outlook. Príspevok sa bude týkať aj ďalšieho bonusového triku programu Outlook na odhlásenie nepodstatných e-mailov z jedného miesta. Začnime.

Stiahnite si Microsoft Outlook

Vytvorte pravidlo automatického odstraňovania z e-mailu

Po prvé, funkcia pravidiel je dostupná len v aplikácii Outlook pre Windows/Mac a Outlook Web. V tomto príspevku spomeniem kroky pre webovú verziu Outlooku.

Krok 1: Otvorte web Outlook a prihláste sa pomocou poverení účtu Microsoft.

Krok 2: Vyberte irelevantný e-mail a otvorte ho.

Krok 3: Klepnite na ponuku s tromi bodkami a vyberte položku Vytvoriť pravidlo.

Krok 4: Vytvorte pravidlo na presun správ od odosielateľa do priečinka Odstránené položky.

Potom sa všetky e-maily od odosielateľa presunú priamo do vymazanej doručenej pošty. Stále k nim máte prístup z ponuky Odstránené položky v priečinkoch.

Tiež na Guiding Tech

Vytvorte pravidlá automatického odstraňovania z nastavení Outlooku

Scenár uvedený vyššie presunie všetky e-maily od odosielateľa do odstránených položiek, ale čo ak chce niekto odstrániť e-maily s určitými predmetmi alebo určitými kľúčovými slovami z tela správy.

Napríklad nechcem dostávať ponuky pôžičiek, aktualizácie týkajúce sa koronavírusu alebo iné marketingové nevyžiadané produkty z mojej banky. Chcem však dostávať mesačný výpis a účet z kreditnej karty poštou. Ako teda nastaviť takéto pravidlá? Postupujte podľa nižšie uvedených krokov.

Krok 1: Otvorte web Outlook a prejdite na Nastavenia.

Krok 2: Zobrazte všetky nastavenia programu Outlook a zobrazí sa vyhradená ponuka nastavení.

Krok 3: Vyberte možnosť Pravidlá a vyberte Pridať nové pravidlo.

Krok 4: Nazvime to Pravidlá banky a pridajte podmienku.

Krok 5: Pridajte kľúčové slová, ktoré už pre vás nie sú relevantné, pridal som výrazy správy ako Pôžička, EMI atď.

Krok 6: Vytvorte pravidlo na presunutie všetkých e-mailov do priečinka na odstránenie a stlačte tlačidlo Uložiť.

Teraz, kedykoľvek dostanete e-maily s kľúčovými slovami Pôžička, EMI alebo Dôležité, budú automaticky presunuté do priečinka na odstránenie.

Vytvorme ďalšie užitočné pravidlo. Môžme? Každá spoločnosť tam rozosiela používateľom e-maily súvisiace s koronavírusom. Aj keď tlieskam ich úsiliu, niekedy je únavné čítať denne správy o smrteľnom víruse. Pomocou pravidiel programu Outlook môžete tieto správy automaticky odstrániť skôr, ako sa k vám dostanú.

Krok 1: Otvorte web Outlook a prejdite do časti Nastavenia > Pošta > Pravidlá.

Krok 2: Dajme novému pravidlu názov „Coronavirus“ a pridajte podmienky.

Krok 3: Pridajte podmienky, napríklad ak telo správy obsahuje kľúčové slovo „Coronavirus“, „COVID-19“, a potom tieto e-maily presuňte do priečinka na odstránenie.

Pravidlá programu Outlook sú výkonnou funkciou a možnosti sú nekonečné. Tu je návod, ako to používam. Vždy, keď som na dovolenkovej ceste, vytvorím si pravidlo, aby som všetky prichádzajúce e-maily presunul do priečinka „Počas cestovania“ a nikdy ma nevyrušili počas rodinných chvíľ.

Tiež na Guiding Tech

Zrušte odber irelevantných odosielateľov e-mailov

Funkcia automatického mazania je užitočná, keď chcete odfiltrovať relevantné e-maily od falošných. Ale čo ak chcete úplne prestať dostávať e-maily od odosielateľa. Vždy môžete použiť možnosť odhlásenia z e-mailu.

Ale nájsť to malé tlačidlo na odhlásenie v každom e-maile môže byť časovo náročné a nudné. Našťastie s Outlook Web, môžete vidieť všetkých odosielateľov e-mailov s tlačidlom odhlásiť na jednom mieste.

Krok 1: Otvorte web Outlook a prejdite na Nastavenia.

Krok 2: Prejdite na Mail > Predplatné.

Krok 3: Tu uvidíte zoznam odosielateľov e-mailov s veľkým tlačidlom na odhlásenie.

Krok 4: Nepotrebné odhláste z ponuky a môžete tiež ťuknutím na trojbodkovú ponuku zablokovať odosielateľa.

Túto funkciu používam raz za štvrťrok na odstránenie nepodstatných e-mailov zo zoznamu.

Tiež na Guiding Tech

Používajte Outlook ako profesionál

Microsoft Outlook obsahuje vynikajúcu funkciu pravidiel. Môžete ho použiť na automatické odstraňovanie, automatickú archiváciu, prichádzajúce e-maily, ich presúvanie do rôznych priečinkov na určitý čas a dokonca aj na odhlásenie nepotrebného odosielateľa z jedinej ponuky. Vyššie uvedené riešenie pre nás fungovalo ako zázrak. Prišli ste na iné riešenie, ktoré nezahŕňa žiadnu aplikáciu tretej strany?