Ako sledovať zmeny v programe Microsoft Excel

Keď na súbore Excel pracuje viacero jednotlivcov, dôležitá je funkcia, ktorá vám umožní identifikovať zmeny a zodpovedných jednotlivcov. Populárna funkcia balíka Microsoft Office, ktorá umožňuje jednotlivcom sledovať zmeny súborov, sa nazýva Sledovanie zmien.

Na rozdiel od Microsoft Word, sledovanie zmien funkcia sa nezobrazuje na páse s nástrojmi v Exceli. Tu je však postup, ako ho zahrnúť na pás s nástrojmi:

Ako povoliť funkciu sledovania zmien v programe Microsoft Excel

Stuha programu Microsoft Excel je ľahko prispôsobiteľná. Ak chcete na pás s nástrojmi zahrnúť funkciu Sledovať zmeny, postupujte podľa týchto krokov:

Krok 1: Spustite program Microsoft Excel.

Krok 2: Kliknite pravým tlačidlom myši na pás s nástrojmi a zo zoznamu možností vyberte položku Prispôsobiť pás s nástrojmi.

Krok 3: V novej ponuke prejdite na rozbaľovaciu ponuku umiestnenú pod hlavičkou Prispôsobiť pás s nástrojmi. Mali by ste mať tri možnosti s názvom Všetky karty, Hlavné karty a Karty nástrojov.

Krok 4: Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Prispôsobiť pás s nástrojmi na hlavných kartách.

Krok 5: Pod rozbaľovacím zoznamom prechádzajte hlavnými kartami pásu, kým nenájdete položku Recenzia.

Tiež na Guiding Tech

Krok 6: Kliknite na Nová skupina, ktorá sa nachádza pod poľom, a malo by sa objaviť nové pole s názvom Nová skupina (vlastná).

Krok 7: Kliknite na možnosť Premenovať.

Krok 8: Zadajte nový názov pre skupinu (napr. Sledovať zmeny) a vyberte symbol, ktorý ho bude reprezentovať.

Krok 9: Umiestnite kurzor na rozbaľovaciu ponuku umiestnenú pod hlavičkou Vybrať príkazy z. Mali by ste mať deväť možností od obľúbených príkazov po vlastné karty a skupiny.

Krok 10: Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Príkazy, ktoré nie sú na páse s nástrojmi.

Krok 11: Pod rozbaľovacím zoznamom rolujte cez príkazy, ktoré nie sú na páse s nástrojmi, kým nenájdete možnosť Sledovať zmeny (staršie).

Krok 12: Vyberte možnosť Pridať >>.

Krok 13: Späť do poľa pod Vyberte príkazy z, prejdite zoznamom príkazov a pridajte príkazy Prijať/Odmietnuť zmeny a Zvýrazniť zmeny do skupiny Sledovať zmeny.

Krok 14: Ak chcete uložiť pridanie nových záznamov a skupiny, kliknite na OK.

Tiež na Guiding Tech

Konfigurácia funkcie sledovania zmien v programe Microsoft Excel

Po prispôsobení pásu s nástrojmi je ďalším krokom zabezpečiť, aby sa na páse s nástrojmi nachádzala nová funkcia Sledovať zmeny. Mali by ste tiež nakonfigurovať, ako chcete, aby fungoval.

Krok 1: Na páse s nástrojmi vyberte kartu Kontrola.

Krok 2: Overte, či je nová skupina Sledovať zmeny na páse s prehľadom.

Krok 3: Kliknite na Zvýrazniť zmeny a malo by sa spustiť nové dialógové okno.

Krok 4: V dialógovom okne začiarknite políčko vedľa položky Sledovať zmeny počas úprav.

Krok 5: Konfigurácia Keď chcete sledovať zmeny, môžete si vybrať ktorúkoľvek z týchto možností:

• Odkedy som naposledy uložil.
• Od dátumu (tu uvádzate konkrétny dátum).
• Zatiaľ neskontrolované.
• Všetky vyššie uvedené.

Krok 6: Ak chcete nakonfigurovať, pre koho sú zmeny sledované, môžete si vybrať medzi možnosťami Všetci okrem mňa alebo Všetci.

Krok 7: Kliknutím na tlačidlo OK uložte svoje preferencie.

Všimnite si, že funkcia Zvýrazniť zmeny musí byť povolená pre každý súbor predtým, ako začnete s úpravami, ako v programe Microsoft Word.

Tiež na Guiding Tech

Zobraziť a prijať/odmietnuť zmeny

Pomocou funkcie Sledovať zmeny teraz na páse s nástrojmi môžete jednoducho identifikovať nové položky v zošite alebo hárku. Nové zmeny sú často zvýraznené. Funguje to takto:

Krok 1: Na pracovnom hárku programu Excel umiestnite kurzor myši na bunku s malým tieňom v ľavom hornom rohu.

Krok 2: Akcia v kroku 1 odhalí pole s komentárom s nasledujúcimi informáciami:

• Kto urobil zmenu.
• Keď bola vykonaná zmena.
• Čo sa zmenilo v cele.

Skontrolujte informácie a potvrďte, či sú zmeny prijateľné.

Krok 3: Vyberte kartu Review na páse s nástrojmi.

Krok 4: V skupine Sledovať zmeny vyberte možnosť Prijať/Odmietnuť zmeny.

Krok 5: V novom dialógovom okne vyberte zmeny, ktoré chcete prijať alebo odmietnuť v rámci možností Kto, Kde a Kedy.

• Kedy: môžete si vybrať zmeny, ktoré sa majú ešte skontrolovať, alebo jednoducho zadať dátum.
• Kto: Môžete sa rozhodnúť, koho zmeny budete kontrolovať.

Krok 6: Po vykonaní výberu kliknite na tlačidlo OK, čím sa otvorí nové dialógové okno so všetkými zmenami v programe Excel.

Krok 7: V tomto dialógovom okne môžete buď prijať alebo odmietnuť všetky zmeny naraz, alebo sa rozhodnúť tak urobiť jednotlivo.

Používanie nástroja komentárov v programe Microsoft Excel

Pomocou funkcie sledovania zmien môžete minimalizovať problémy so správou verzií v programe Excel, pretože môžete určiť, ktoré zmeny chcete prijať alebo odmietnuť. Môžete tiež využiť nástroj na vytváranie komentárov v programe Microsoft Excel na sledovanie zmien alebo zanechanie poznámok pre iných spolupracovníkov.