Ako vytvoriť e-mailovú skupinu v programe Outlook
Rôzne / / November 29, 2021
E-mail zostáva hlavným zdrojom komunikácie medzi podnikmi, malými podnikmi, spotrebiteľmi a obchodníkmi. Sú chvíle, keď potrebujete často posielať rovnaký e-mail skupine ľudí. Namiesto pridávania kontaktov zakaždým v ponuke písania pošty môžete vytvoriť e-mailovú skupinu v Outlook a ušetríte si starosti.
Po nastavení skupiny ju môžete vložiť do e-mailu a poslať jednu správu viacerým ľuďom naraz. Aby bolo jasné, všetky pojmy ako Skupina kontaktov, Zoznam kontaktov, E-mailová skupina alebo Distribučný zoznam sú rovnaké. Takže sa medzi nimi nenechajte zmiasť.
Pre každého používateľa Outlooku je dôležité, keď plánuje poslať hromadný e-mail skupine príjemcov vrátane zamestnancov, spolupracovníkov alebo priateľov. Skupinový e-mail pomáha každému používateľovi odoslať jeden e-mail viacerým príjemcom naraz, a nie únavné kopírovanie a vkladanie.
Koniec koncov, takmer 400 miliónov používateľov e-mailu sa aktívne spoliehajú na Outlook ako svoje primárne e-mailové médium a tomuto problému čelí veľmi často. Tento príspevok vám ukáže, ako vytvoriť skupinový e-mail v programe Outlook pomocou predvolenej metódy. Začnime.
Tiež na Guiding Tech
Čo je to e-mailová skupina
E-mailová skupina (skupina kontaktov) je zbierka e-mailových ID na časté odosielanie e-mailov. Keď správca odošle e-mail e-mailovej skupine, všetky kontakty v tomto štítku skupiny dostanú rovnaký e-mail.
Je to podobné ako pri WhatsApp Broadcast, kde správca pošle správu do zoznamu vysielaní a všetci v skupine dostanú správu.
Na vytvorenie e-mailovej skupiny použite kontakty programu Outlook
V nižšie uvedenom príklade použijeme web programu Outlook na vytvorenie skupiny kontaktov. Tento trik bude fungovať na všetkých platformách, ako sú Chrome OS, Windows, Mac a dokonca aj Linux.
Tu je podrobný návod, ako vytvoriť skupinu programu Outlook na odosielanie hromadných e-mailov.
Krok 1: Otvorte Outlook na webe a prihláste sa pomocou poverení účtu Microsoft.
Krok 2: Web Outlook zhromažďuje malé aplikácie, ako sú Kalendár Outlooku, Kontakty Outlooku, Microsoft To-Doa Sticky Notes. Klepnite na ikonu Kontakty programu Outlook.
Krok 3: Nasledujúca obrazovka zobrazí všetky kontakty programu Outlook, ktoré máte uložené v programe Outlook.
Krok 4: Umiestnite kurzor myši na kontakt, ktorý chcete pridať do zoznamu adries, a kliknutím na začiarkavacie políčko ho vyberte. Opakujte pre každý kontakt, ktorý chcete pridať do zoznamu.
Krok 5: Uistite sa, že ku každému kontaktu, ktorý pridáte, je priradený e-mail. V opačnom prípade sa nezobrazia v menovke, keď im neskôr pošlete e-mail.
Krok 6: Po výbere každého kontaktu kliknite na zoznam Pridať do a potom vyberte Nový zoznam kontaktov.
Krok 7: Dajte zoznamu relevantný názov a stlačte Enter.
V programe Outlook môžete vytvoriť toľko štítkov, koľko chcete. Nezabudnite im dať relevantný názov, ako napríklad Rodina, Kancelária, Podnikanie, Klienti a ďalšie.
Tiež na Guiding Tech
Odoslať e-mail pomocou e-mailovej skupiny v programe Outlook
Teraz, keď ste vytvorili zoznam v programe Outlook, je čas odoslať e-mail pomocou programu Outlook. Postupujte podľa krokov v zozname kontaktov v programe Outlook.
Krok 1: Otvorte Outlook na webe.
Krok 2: Klepnite na tlačidlo Napísať v ľavom hornom rohu.
Krok 3: V okne Nová pošta začnite písať meno, ktoré ste zadali do zoznamu kontaktov, a potom kliknite na návrh, keď sa zobrazí pod textovým poľom.
Krok 4: Po výbere zoznamu kontaktov vyplňte e-mail a kliknutím na tlačidlo Odoslať ho odošlite všetkým v zozname skupín.
Na rozdiel od Gmailu webový Outlook nezobrazuje pridané e-mailové adresy v ponuke na napísanie pošty. Jednoducho zobrazuje názov skupiny kontaktov. To je problém, pretože možno budete musieť skontrolovať mená kontaktov a e-mailové ID pred stlačením tlačidla Odoslať.
Upravte e-mailovú skupinu v programe Outlook
Ak ste nedávno rozšírili svoju rodinnú skupinu alebo kancelársku skupinu o nových členov, mali by ste ich pridať do skupiny Kontakty programu Outlook. Vykonajte kroky uvedené pod úpravou e-mailovej skupiny.
Krok 1: Otvorte kontakt programu Outlook na webe.
Krok 2: V ponuke hamburgerov vyberte položku Všetky zoznamy kontaktov.
Krok 3: Vyberte zoznam kontaktov, ktorý chcete upraviť.
Krok 4: Klepnite na tlačidlo Upraviť v zozname kontaktov.
Krok 5: Tu môžete zadať meno kontaktu alebo e-mailovú adresu a pridať ho do skupiny e-mailových kontaktov.
Krok 6: Ak chcete odstrániť akýkoľvek existujúci kontakt, klepnite na značku x vedľa neho.
Tip pre profesionálov: Ak chcete mať menší zmätok medzi vytvorenými skupinami, pridajte popis e-mailovej skupiny.
Obmedzenia skupiny Outlook
Predtým, ako začnete vytvárať e-mailové skupiny v programe Outlook, musíte pochopiť niektoré obmedzenia tejto metódy.
- Aj keď môžete jednoducho odosielať skupinové e-maily v programe Outlook, vytvorenie e-mailovej skupiny je manuálny a časovo náročný proces. Okrem toho sa musíte uistiť, že ste pridali e-mailové ID každého kontaktu, ktorý chcete pridať do tejto skupiny.
- Sledovanie e-mailov je náročné. Povedzme, že ste poslali e-mail skupine ľudí. Niektorí z nich odpovedali, zatiaľ čo niektorí nie. Pre každú e-mailovú adresu budete musieť navrhnúť individuálny e-mail a odoslať viacero e-mailov manuálne.
- Chýba skupina programu Outlook personalizácia. Skupinové e-maily nemôžete prispôsobiť jednotlivým príjemcom. Pamätajte, že píšete e-mail pre skupinu a nie pre jednu osobu. Všeobecný e-mail neurobí dobrý dojem v porovnaní s podrobným a na mieru šitým e-mailom.
Tiež na Guiding Tech
Pošlite hromadný e-mail na cestách
E-mailové skupiny môžu byť požehnaním pre niekoho, kto spracuje rovnaký e-mail skupine ľudí. Je to nevyhnutný doplnok aj pre malé a stredné podniky. Na individuálnej úrovni to odbúrava e-mailový proces a šetrí vám zdroje a čas.
Ďalej: Viete, že používatelia môžu automaticky odstraňovať irelevantné e-maily v programe Outlook? Prečítajte si príspevok nižšie a zistite, ako nastaviť pravidlá automatického odstraňovania v programe Microsoft Outlook.