Kompletný sprievodca organizáciou Gmailu, aby ste ho mohli efektívne používať

Gmail je stále veľmi relevantný a dôležitý, aj keď aplikácie ako Slack a Tímy znížili našu závislosť od e-mailu. Podľa a Správa McKinsey, priemerný človek stále trávi až 28 % času pracovného týždňa na e-mailoch. Preto má zmysel organizovať Gmail, aby ste znížili neporiadok a zvýšili produktivitu.

Počet e-mailov, ktoré dostávame, môže byť ohromujúci, najmä zo zdrojov, ktoré si už ani nepamätáme. Potom sú tu staré, ale dôležité e-maily, ktoré sa stratia v mori nových e-mailov. Tu je niekoľko rýchlych tipov a trikov na organizovanie e-mailov v Gmaile a vnesenie zdravého rozumu do vášho pracovného života.

Poďme začať.

1. Usporiadanie doručenej pošty v Gmaile

Väčšina e-mailov končí v priečinku Doručená pošta, čo je hlavný dôvod, prečo je taká neprehľadná a zároveň zahlcujúca. Jedným zo spôsobov, ako rýchlo nájsť dôležité e-maily, je zmeniť typ doručenej pošty tak, aby sa dôležité e-maily zobrazovali v hornej časti.

Krok 1: Kliknite na Nastavenia a vyberte Všetky nastavenia.

Krok 2: Prejdite na kartu Doručená pošta, kde si môžete vybrať predvolené zobrazenie vedľa položky Typ doručenej pošty.

Navrhujem, aby ste vyskúšali niekoľko alternatív a zistili, ktorá z nich vyhovuje vašim potrebám:

• Predvolené: Zobrazuje e-maily podľa dátumu a času
• Dôležité ako prvé: Gmail používa AI na rozhodovanie o tom, ktoré e-maily sú pre vás dôležité
• Najprv neprečítané: Usporiadajte Gmail tak, aby sa neprečítané e-maily zobrazovali ako prvé
• Najprv označené hviezdičkou: E-maily, ktoré ste označili hviezdičkou, sa zobrazia ako prvé. Použite hviezdičky na označenie dôležitých e-mailov/ID
• Prioritná pošta: Google venuje pozornosť na e-maily, s ktorými komunikujete najčastejšie, a tieto informácie používa na zobrazenie relevantných e-mailov ako prvých

Existujú ďalšie nastavenia, ktoré by ste mali skontrolovať.

Tiež na Guiding Tech

2. Usporiadanie Gmailu podľa priečinkov/štítkov

Gmail to nazýva štítky, ale znamená to to isté. Miesto na filtrovanie a ukladanie e-mailov, aby nezaťažovalo doručenú poštu. Celkový počet štítkov odporúčam držať na nízkej úrovni a nezblázniť sa z nich. Tiež môžete vytvárať vnorené štítky v Gmaile, čo znamená menovky v menovke. Funguje takmer ako podpriečinok.

Vytvoríme filter, ktorý povie Gmailu, aby odoslal konkrétny e-mail alebo ho uložil pod daný štítok.

Krok 1: Otvorte e-mail, pre ktorý chcete vytvoriť filter. Kliknutím na ikonu Štítky v hornej časti zobrazíte zoznam existujúcich štítkov. Vyzerá to ako šípka smerujúca doprava.

Krok 2: Môžete si vybrať z existujúceho zoznamu štítkov alebo vytvoriť nový priamym zadaním názvu v hornej časti. Tu môžete tiež spravovať nastavenia štítkov.

Vytvorte napríklad štítok s názvom Reading Digest pre všetky e-maily, ktoré dostávate zo služby Medium alebo Quora, alebo pre bulletiny, ktoré odoberáte. Tieto e-maily sa teraz nezobrazia vo vašej doručenej pošte a prejdú priamo na adresu štítok alebo priečinok. Ak nechcete pre tento nepárny e-mail vytvoriť nový štítok, môžete z tejto ponuky presunúť správy do štítkov.

Štítky môžete tiež farebne označiť. Prejdite zoznamom štítkov na bočnom paneli a kliknutím na ikonu ponuky s tromi bodkami vedľa neho vyberte farbu.

3. Usporiadajte Gmail podľa veľkosti

Google ponúka 15 GB voľného miesta pre všetky aplikácie Google vrátane Gmailu. Dochádza vám miesto alebo chcete upratať domácnosť? Zoraďte e-maily podľa veľkosti, aby ste našli a odstránili e-maily, ktoré zaberajú miesto, ale teraz neslúžia žiadnemu účelu.

Operátor vyhľadávania je veľkosť: bajtov. To znamená hľadať e-maily, ktoré zaberajú viac ako 15 MB miesta, zadáte veľkosť: 15728640. Príkaz veľkosť: mb tiež funguje.

V tomto bode môžete byť kreatívni a pridať ďalšie parametre vyhľadávania do ďalších výsledkov filtrovania, ako napríklad:

• veľkosť: mb má: prílohu
• veľkosť: 10 MB má: príloha názov súboru: doc
• veľkosť: 10 MB väčšia_ako: 5m menšia_ako: 8M

Vyskúšajte niekoľko kombinácií, aby ste boli svedkami toho, aké výsledky dosahujete, a potom to vezmite odtiaľto. Gmail navrhne niekoľko ďalších parametrov vyhľadávania priamo pod panelom vyhľadávania, ako je dátum a čas, ktoré vám pomôžu nájsť to, čo hľadáte.

Tip pre profesionálov: Viete, ako môžeme vytvoriť štítky filtrovať e-maily. Vedeli ste, že môžete použiť štítok #GoogleDrive na ukladanie príloh priamo do priečinka na Disku? Následným odstránením e-mailu sa neodstráni ani súbor uložený na Disku.

Tiež na Guiding Tech

4. Spravovať karty

Gmail sa dodáva s množstvom kariet, ktoré sú predvolene aktívne. Nepotrebujete alebo možno nebudete potrebovať všetky tieto karty.

Vráťte sa do Nastavenia a na karte Doručená pošta si všimnete Kategórie. Tam môžete tieto karty jednoducho zapnúť/vypnúť. Neexistuje spôsob, ako vytvoriť nové karty alebo priradiť štítok ako kartu. To by však bolo také skvelé.

5. Usporiadajte Gmail podľa odosielateľa

Hľadáte nájsť všetky e-maily od konkrétneho odosielateľa. Je to jednoduché a na to, aby to fungovalo, nemusíte ani otvárať e-mail.

Kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail a vyberte možnosť „Nájsť e-maily od mena“, čím spustíte vyhľadávanie. Všetky e-maily by ste mali zobraziť v priebehu niekoľkých sekúnd.

Google Mail Rocks

Gmail je jedným z najlepšie navrhnutých poskytovateľov e-mailových služieb na svete. Existuje niekoľko spôsobov, ako si ho prispôsobiť tak, ako chcete. Existujú aj skryté funkcie, klávesové skratkya operátory vyhľadávania, ktoré môžete použiť na získanie toho, čo hľadáte. Dúfam, že vyššie uvedené tipy vám pomohli lepšie usporiadať doručenú poštu. Možno dokonca dosiahnuť nulu doručenej pošty? Držím palce.