Ako vytvoriť a spravovať pravidlá v Outlook 365 Webmail
Rôzne / / December 02, 2021
Správa e-mailov je náročná úloha. Od včasného odpovedania na e-maily a pridávania pripomienky na dôležité e-maily, je veľa vecí, ktoré súperia o našu pozornosť. K bolesti hlavy prispieva aj horda spamových e-mailov zasypaných doručenou poštou. Na záver, an neusporiadaná poštová schránka sťažuje vyhľadávanie dôležitých e-mailov.
Áno, správa e-mailov je náročná záležitosť, ale našťastie sa dá zjednodušiť pomocou pravidiel. Outlook 365 Webmail podporuje rôzne pravidlá, ktoré vám umožňujú posielať e-maily do konkrétneho priečinka. Môžeš okamžite vymazať e-maily od konkrétneho odosielateľa. Znie to cool, však?
Skôr než začneme, rýchlo si prejdeme, ako fungujú pravidlá e-mailu.
Ako pravidlá fungujú
Pravidlá sú spôsob, ako dosiahnuť čistý a organizovaný priečinok doručenej pošty. Typické pravidlo pozostáva zo spúšťača, akcie a výnimky. Keď sa pravidlo spustí, spustí akciu, ako je odstránenie e-mailu, pridanie do priečinka alebo preposlanie na iný účet.
Pokiaľ ide o pravidlá, Outlook 365 má veľa možností, akcií aj podmienok. Môžete buď porovnať predmet alebo vybrať konkrétnu adresu alebo ručne vybrať meno odosielateľa.
A najlepšie na tom je, že môžete pridať toľko podmienok, koľko chcete. Stačí si vybrať tie správne podmienky.
To isté platí pre akcie – možností je veľa. Takže všetko, čo musíte urobiť, je vytvoriť pravidlo, vybrať podmienku spracovania viacerých pravidiel a potom bingo!
Teraz, keď sme stanovili, ako pravidlá fungujú, pozrime sa, ako ich vytvoriť.
Tiež na Guiding Tech
Ako vytvoriť pravidlá v programe Outlook 365
Krok 1: Otvorte Outlook a kliknite na ikonu Nastavenia v pravom hornom rohu. Ďalej kliknite na položku Zobraziť všetky nastavenia programu Outlook v dolnej časti.
Krok 2: Na ľavom paneli vyberte E-mail a potom vyberte Pravidlá. Teraz klepnite na možnosť Pridať nové pravidlá a pomenujte svoje nové pravidlo.
Ak vyberáte podmienky Ľudia, musíte zadať správne adresy. Čo sa týka predmetov, budete musieť pridať presné kľúčové slová.
Krok 3: Keď vynulujete podmienku, je čas pridať akciu. Akcia predstavuje to, čo by ste chceli urobiť s e-mailami, ktoré spĺňajú vyššie uvedené podmienky.
Webová pošta Outlook 365 vám práve teraz umožňuje preposielať, odstraňovať, pripínať e-maily a mnohé iné.
Krok 4: Chcete pravidlo e-mailu? nie občas spustiť? Ak áno, kliknite na Pridať výnimku a zadajte požadovanú podmienku.
Ďalej kliknite na tlačidlo Uložiť. Tam ste vytvorili e-mailové pravidlo.
Poznámka: Na rozdiel od iných e-mailových klientov, ako je Gmail, sa na správy prijaté po vytvorení pravidla vzťahuje nové e-mailové pravidlo. Na starých správach to nebude fungovať.
Tiež na Guiding Tech
Kedy použiť pravidlo Zastaviť ďalšie spracovanie?
Určite ste si pri vytváraní pravidiel všimli zaškrtávacie políčko Zastaviť ďalšie spracovanie pravidla. Táto možnosť platí, ak máte v doručenej pošte niekoľko pravidiel, ktoré by sa mohli vzťahovať na jednu správu.
Povedzme napríklad, že máte pravidlo A, ktoré presúva všetky bulletiny z Guiding Tech do priečinka s názvom GT NL a ďalšie pravidlo B, ktoré preposiela všetky e-maily s kľúčovým slovom „Android“ na váš sekundárny e-mail účtu.
V tomto scenári by ste nechceli, aby sa pravidlo B spustilo po úspešnom vykonaní pravidla A. Vtedy prichádza na rad možnosť Zastaviť spracovanie ďalších pravidiel. Po splnení špecifickej podmienky zastaví vykonávanie ďalších pravidiel.
Na to sa musíte uistiť, že priorita pravidiel je nastavená zodpovedajúcim spôsobom, čo uvidíme v nasledujúcom bode.
Úprava a správa pravidiel v Outlooku 365
V programe Outlook 365 sa pravidlá spúšťajú podľa poradia v tabuľke. Našťastie objednávka nie je trvalá a môžete zmeniť prioritu.
Ak to chcete urobiť, kliknite na šípky nahor a nadol. Ak chcete upraviť pravidlo, kliknite na ikonu Upraviť a vykonajte zmeny. Nezabudnite si ich uložiť!
Bonusové tipy: Inteligentná správa e-mailov
1. Zametanie e-mailov
Zametanie je ďalšou cestou k čistejšej schránke. Podobne ako Pravidlá, aj toto vám umožňuje automaticky odstrániť všetky e-maily od konkrétneho odosielateľa.
Neodstráni len e-maily. Môžete sa rozhodnúť odstrániť e-maily alebo ponechať najnovší e-mail v reťazci.
Vymazanie e-mailu je veľmi jednoduché. Stačí otvoriť poštu, ktorá vás obťažuje, a klepnúť na ikonu Sweep v hornej časti.
Ďalej vyberte možnosti z rozbaľovacej ponuky. Druhý je najlepší, pretože vytvára pravidlo automaticky. Po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť.
Poznámka: Možnosť odpratať v priečinkoch Odoslané položky, Koncepty, Nevyžiadaná pošta a Odstránené položky.
Tiež na Guiding Tech
2. Blokovať odosielateľov a domény
Okrem vyššie uvedeného môžete blokovať určitých odosielateľov a domény celkom. Stačí prejsť do sekcie Nevyžiadaná pošta, kliknúť na Pridať a zadať e-mailové adresy alebo názov domény.
Zároveň môžete pridať bezpečných odosielateľov a domény. Táto možnosť zabezpečuje, že dôležité e-maily (alebo e-maily od dôležitých ľudí) nekončia v priečinku koša.
Jednoducho klepnite na Pridať a pridajte názov domény alebo e-mailové adresy.
Dobrý deň, inteligentnejšia doručená pošta!
Takto môžete vytvárať a spravovať pravidlá a udržiavať svoju doručenú poštu čistú od všetkého zbytočného neporiadku. Nemôžeme si predsa dovoliť premeškať dôležité e-maily, však?
Ak používate nejaké zaujímavé pravidlá, o ktoré sa chcete podeliť, uveďte ich v sekcii komentárov nižšie.
Ďalej: Chcete sa zbaviť nechcených newsletterov z vašej poštovej schránky? Nasledujúci príspevok vám ukáže, ako to urobiť.