Povoliť e-mailové upozornenia pre zdieľané tabuľky Dokumentov Google

Google Dokumenty sú skvelým spôsobom, ako zdieľať informácie so spolupracovníkmi alebo s kýmkoľvek vo všeobecnosti. Hoci zdieľanie je skvelé, ďalšou funkciou, ktorú by ste mali implementovať, keď dvaja alebo viacerí spolupracujú, je upozornenia keď sa vykonajú zmeny. Pomocou služby Dokumenty Google môžete nastaviť upozornenia, ktoré sa budú odosielať, keď a tabuľkový procesor bol zmenený. Existuje niekoľko možností, ako to urobiť, takže sa pozrite nižšie a začnite zdieľať svoje dokumenty Google.

Ako zdieľať tabuľku Dokumentov Google

Pretože väčšina používateľov služby Dokumenty Google najprv zdieľa dokument a potom použije pravidlá upozornení na ich odoslanie e-mailom o vykonaných zmenách, najprv uvedieme, ako zdieľať dokument v službe Dokumenty Google.

V pravom hornom rohu dokumentu vyhľadajte tlačidlo s názvom zdieľam. Ak naň umiestnite kurzor myši, určí sa stav zdieľania, ktorý je Súkromné ​​iba pre mňa v predvolenom nastavení, čo znamená, že sa s nikým nezdieľa.

Kliknite na toto zdieľam otvoríte dialógové okno na zdieľanie s inými ľuďmi.

Ak stále máte predvolený názov dokumentu bez názvu, pred zdieľaním sa zobrazí výzva na zmenu názvu.

Pozrite sa pod Kto má prístup a nájdete každého, s kým zdieľate dokument. Keďže predvolené nastavenie je nezdieľať, budete tu jedinou osobou.

Kliknite Zmeniť vedľa Súkromné oddiele. Toto Nastavenia zdieľania okno je určiť, ako má prebiehať zdieľanie.

Verejné na webe: Dokument možno nájsť vo vyhľadávačoch a ktokoľvek ho môže otvoriť a získať k nemu prístup na základe Prístup pravidlo.

Ktokoľvek s odkazom: Dostanú sa k nemu iba ľudia, ktorí majú odkaz na dokument. Prístup je založený na Prístup pravidlo.

Súkromné: Tento dokument nemôže zobraziť ani zmeniť nikto okrem vlastníka.

Povedzme, že si vyberieme druhú možnosť Ktokoľvek s odkazom mať prístup na zobrazenie dokumentu.

Kliknite Uložiť vrátiť sa k pravidelnému Nastavenia zdieľania okno. Odtiaľto môžete skopírovať odkaz, ktorý chcete použiť na zdieľanie, alebo použiť ktorékoľvek z tlačidiel zdieľania na sociálnych sieťach pod odkazom.

Alternatívne, namiesto použitia vyššie uvedených možností, môžete niekomu poslať dokument e-mailom priamo z Nastavenia zdieľania okno.

V dolnej časti zadajte e-mail do poľa Pozvite ľudí a zadajte typ prístupu napravo.

Teraz, keď sme zdieľali súbor, pozrime sa, ako povoliť upozornenia, aby ste vedeli, keď používateľ vykoná zmeny.

Povoliť upozornenia pre tabuľku Google

Dôležitá poznámka: Táto funkcia je dostupná iba v tabuľkách služby Dokumenty Google a nie v dokumentoch a snímkach.

Prejdite na Nástroje -> Pravidlá oznamovania.

Tým sa otvorí Nastavte pravidlá oznamovania okno. Tu vykonáme všetky zmeny potrebné pre e-mailové upozornenia.

Vyberte ľubovoľnú z možností, aké udalosti sa budú musieť uskutočniť, aby sa zobrazilo upozornenie. Napríklad si vyberte Vykonajú sa akékoľvek zmeny poslať e-mail, keď sa čokoľvek v tabuľke zmení. Prípadne vyberte jednotlivé bunky alebo inú možnosť z tohto zoznamu.

Nakoniec v spodnej časti vyberte, kedy sa má e-mail odoslať. Pod Upozorniť ma pomocou, vyberte, ak chcete získať súhrnný e-mail, ktorý sa bude posielať raz denne s informáciami o zmenách, alebo si vyberte E-mail – ihneď aby ste dostali upozornenie ihneď po vykonaní zmeny.

Poznámka: E-mailové upozornenia sa odosielajú iba na adresu prepojenú s účtom Dokumentov Google. Do e-mailov s upozorneniami nemožno zahrnúť žiadne ďalšie adresy.

Kliknite Uložiť aby sa zabezpečilo odoslanie všetkých zmien.

Záver

Zdieľanie tabuľky s kolegom je skvelý nápad spolupráce. Práve vtedy, keď dôjde k zmenám, budete s najväčšou pravdepodobnosťou musieť znova skontrolovať a skontrolovať ich. Pomocou služby Dokumenty Google si jednoducho nastavíte e-mailové upozornenia na zdieľané tabuľky.