5 skvelých tipov, ako sa vysporiadať s rôznymi verziami MS Office

Balík MS Office rokmi dozrel, pokiaľ ide o jeho vlastnosti a funkcie. Čo však bolo vždy problémom pri postupných aktualizáciách, je kompatibilita nových verzií so staršími.

Ak teraz používate rôzne verzie MS Office alebo spolupracujete s ľuďmi, ktorí používajú inú verziu balíka Office, ako je tá vaša, potom sa s týmto problémom stretávate denne. Boli by ste však radi, keby ste vedeli, že riziko vzniku obáv môžete znížiť tým, že si zapamätáte a precvičíte niekoľko vecí.

Pozrime sa, aké sú.

Pozri tiež: Naučte sa a pochopte rozdiely medzi nimi MS Office 2013 a Office 365 práve tu.

1. Poznajte formáty súborov

Office 2007-2013 používa iné prípony súborov v porovnaní s Office 97-2003. Na konci majú pridané „x“, čo naznačuje použitie jazyka XML (Extensive Markup Language).

Nástroj MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Pracujte v režime kompatibility

Keď otvoríte súbor 97-2003 v produkte 2007-2013, súbor sa otvorí v režime kompatibility. Môžete pokračovať v práci v tomto režime, aby ste nezaviedli veci/funkcie, ktoré nie sú podporované.

Poznámka: V režime kompatibility by ste nemohli používať funkcie 2007-2013, aj keď používate verziu softvéru.

V ideálnom prípade, ak sa chystáte zdieľať svoj dokument s niekým, kto používa 97-2003, mali by ste pokračovať v práci v režime kompatibility.

3. Konvertovať na nové funkcie

Ak sa nechystáte zdieľať nižšiu verziu súboru a ak používate vyššiu verziu softvéru, mali by ste súbor previesť. Týmto spôsobom budete môcť využívať výhody nových funkcií.

Ak chcete previesť dokument, prejdite na Súbor -> Informácie -> Konvertovať ako je znázornené na obrázku nižšie. Týmto spôsobom sa pôvodný súbor skonvertuje a nahradí.

4. Skontrolujte problémy

Predpokladajme, že ste pracovali v rokoch 2007-2013 a na konci svojej práce si uvedomíte, že musíte zdieľať dokument s niekým, kto má 97-2003. Počas vašej práce ste mohli používať funkcie, ktoré nepodporujú nižšie verzie.

V takýchto prípadoch sa pred zdieľaním odporúča skontrolovať problémy. Týmto spôsobom znížite potenciálne riziká straty údaje a formátovanie o zdieľaní. Kliknite na Súbor -> Informácie -> Kontrola problémov a potom opravte veci, na ktoré vás softvér vyzve.

5. Uložiť ako 97-2003

Ak sa rozhodnete uložiť dokument ako dokument 97-2003 napriek práci na vyššej verzii, softvér skontroluje kompatibilitu sám. Ak nejaké nájde, vyzve užívateľa.

Potom zdieľanie nebude nikdy problémom.

Skvelý tip: Ste niekto, kto vôbec nemá MS Office? Potrebovali ste niekedy otvoriť jeden takýto súbor? Nebojte sa, môžete ich otvoriť bez nainštalovaného MS Office.

Záver

Toto je len niekoľko základných vecí, ktoré musíte mať na pamäti, ak si vaša práca vyžaduje spoluprácu s ľuďmi pracujúcimi na rôznych verziách MS Office. Len niekoľko ďalších krokov a skutočne môžete ušetriť veľa zmätku, ktorý môže vzniknúť v dôsledku problémov s kompatibilitou.