Vytvorte alebo zmeňte predvolené e-mailové upozornenia na pracovnej ploche pre MS Outlook

Oznámenia predstavujú spôsob, ako dať ľuďom okamžite vedieť, že nastala určitá udalosť. A tých ste na nej určite zažili veľa webové stránky sociálnych sietí. Osobne ich považujem za skutočne užitočné s emailami.

Ako môj používam MS Outlook e-mailového klienta a spôsob, akým je mailové upozornenie fungovanie systému mi pomáha udržať si prehľad o svojich e-mailoch. Na prvý pohľad spoznám chuť správy a môžem sa rozhodnúť, čo s ňou urobím. Občas som však stratil pozornosť pri dôležitých úlohách kvôli nie tak dôležitým e-mailom.

Zvažoval som teda deaktiváciu predvolenej funkcie upozornenia na e-mail a vytváranie personalizovaných pravidiel/upozornenia na určité typy správ (vzhľadom na veci ako odosielateľ, predmet atď.). Tu je návod, ako môžete urobiť to isté.

Kroky na deaktiváciu predvolenej funkcie upozornenia

Ak chcete vytvárať upozornenia pre konkrétny typ správ, mali by ste deaktivovať predvolené nastavenie. V opačnom prípade by pre každú takúto správu existovali dve upozornenia.

Krok 1: Prejdite na

Nástroje -> Možnosti spustiť možnosti dialóg. Tu zvýraznite Predvoľby tab a stlačte Možnosti e-mailu tlačidlo pod Email oddiele.

Krok 2: Na Možnosti e-mailu kliknite na dialógové okno Rozšírené možnosti e-mailu.

Krok 3: Zrušte začiarknutie možnosti Zobraziť upozornenie na novú poštu na ploche na deaktiváciu predvoleného nastavenia upozornenia na pracovnej ploche.

Kroky na vytvorenie prispôsobených pravidiel výstrah

V tejto časti definujeme pravidlá pre správy, na ktoré chceme dostávať e-mailové upozornenia.

Krok 1: Kliknite pravým tlačidlom myši na správu (od osoby vášho pravidla po mapovanie výstrahy) a vyberte Vytvoriť pravidlo.

Krok 2: Začiarknite políčka pre parametre, ktoré chcete použiť, a potom začiarknite políčko Zobrazí sa v okne s upozornením na novú položku. Okrem toho by ste mohli Prehrajte vybraný zvuk čo by znamenalo, že by ste mohli mapovať rôzne tóny rôznym ľuďom.

Krok 3: Môžete tiež prejsť na Pokročilé nastavenia ak chcete použiť viac parametrov filtra a pridať výnimky do pravidla.

Pravidlo môžete tiež okamžite spustiť a skontrolovať, či funguje. Po dokončení bude vaše prispôsobené pravidlo upozornenia pripravené na použitie.

Rýchly tip: Nemusíte vždy vytvárať nové pravidlo. Ak už nejaké pravidlo máte (povedzme na filtrovanie pošty), môžete ho jednoducho otvoriť tak, že prejdete na Nástroje -> Pravidlá a upozornenia a začiarknite správne/povinné políčka.

Existuje však určitý rozdiel v predvolenom kontextovom okne a prispôsobenom okne s upozornením. Zatiaľ čo predvolené vyskakovacie okno sa zobrazuje v pravom dolnom rohu obrazovky, okno s upozornením sa zobrazuje nad všetkým, čo práve spúšťate.

Záver

Je to dobré gesto vybaviť e-maily takmer okamžite a tiež dobré reagovať na ne čo najskôr. Pri tejto činnosti do značnej miery pomáhajú notifikácie na ploche. Nie všetky e-maily sú však dôležité a nie všetky vyžadujú okamžitú odpoveď a odklon od aktuálnych úloh.

V tomto scenári vám môže skutočne pomôcť vytvorenie prispôsobených pravidiel výstrah. Povedzte nám, či to považujete za užitočné.