Kako varnostno kopirati in sinhronizirati Zoho Docs

Ko gre za izbiro med Google Dokumenti, Zoho Docs (pisatelj) ali MS Word Online, in najpomembnejša skrb, ki pride na misel, je razpoložljivost na več platformah. Vse kar potrebujete je a dostojna internetna povezava, in svoje delo lahko nadaljujete od koder koli. In značilnost sodelovanja je češnja na vrhu.

Začutili boste dodaten občutek varnosti, če boste vedeli, da imate varnostno kopijo, na katero se lahko vrnete, če zaradi nekaterih nepredvidenih okoliščin ne morete dostopati do primarnih datotek. Žalostna situacija, a kot vsi vemo, se zgodi najboljšim od nas.

Danes ob a varnostno kopiranje vaših datotek brez povezave v oblaku skoraj velja za normo. In ni treba posebej poudarjati, da je tudi druga pot res. Navsezadnje ne bi želeli izgubiti svojih dragocenih podatkov.

Na srečo vam Zoho Docs omogoča sinhronizacijo datotek s storitvami, kot je Dropbox, ali pa vam omogoča, da datoteko Writer shranite v svoj račun Google Drive.

Poglejmo, kako se to lotiti.

Sinhronizacija z Dropboxom

Zoho Docs vam tudi omogoča

konfigurirajte svoj račun Dropbox. Edina težava je, da gre za dvosmerno sinhronizacijo, kar pomeni, da bodo vse vaše datoteke v vašem računu Dropbox sinhronizirane z Zoho in obratno.

Če želite konfigurirati svoj račun Dropbox, sledite spodnjim korakom.

Korak 1: Odprite Zoho Docs in kliknite ikono Dropbox v zgornjem desnem kotu. Kliknite Konfiguriraj svoj račun Dropbox.

Zdaj boste preusmerjeni na novo stran za prijavo. Vse kar morate storiti je, da vnesete podatke o računu Dropbox in se prijavite.

2. korak: Ko je račun preverjen, boste videli svoje uporabniško ime Dropbox. Kliknite nanjo in preusmerjeni boste na stran s konfiguracijo sinhronizacije.

Prikazane bodo strukture map Dropbox in Zoho Docs, vse kar morate storiti je, da izberete pravo mapo za svojo nalogo. Ko končate, pritisnite gumb Sinhroniziraj mape in to je to. Sinhronizacija se bo začela takoj.

Izberete lahko celo čase sinhronizacije. Glede na vašo prednost lahko izberete Neprekinjeno sinhronizacijo. Vendar bi rekel, da uporabite možnost Enkratne sinhronizacije, saj poskrbi za večino stvari.

Ali si vedel: Dropbox Paper ima hordo bližnjic na tipkovnici za oblikovanje besedila.

Stvari, ki jih je treba upoštevati

Zoho Docs omogoča sinhronizacijo samo ene mape Dropbox. Za zdaj sem pustil svojo mapo Dropbox prazno, saj ne želim teh datotek v Zoho. Poleg tega Zoho ne dovoljuje sinhronizacije podmap in datotek v teh mapah.

Tudi, če izbrišete datoteko v eni od storitev, boste morali ročno odstraniti datoteke v drugi. To je zato, ker Zoho Docs nima sinhronizacije brisanja datotek kot čas pisanja.

Sinhronizacija z Google Drive

Zoho Docs vam ne dovoli sinhronizacije mape ali dokumente v Google Drive, tehnično gledano. Namesto tega lahko datoteko shranite neposredno v Google Drive. Ta postopek lahko uporabite tudi za shranjevanje datotek v mapo Dropbox.

Ko končate delo z dokumentom (in vsemi obravnavanimi komentarji), kliknite Datoteka > Shrani na druge diske in s seznama izberite Google Drive.

Povsem naravno se boste morali prijaviti in zagotoviti ustrezna dovoljenja. Ko končate, bi morali videti vse svoje mape Google Drive lepo prikazane v majhnem oknu.

Zdaj lahko izberete ali ustvarite novo mapo, da shranite datoteko. Preprosto pritisnite gumb »Dodaj v to mapo« in vaš dokument bo takoj naložen.

Dobra stvar tega postopka je, da lahko izberete obliko datoteke. Od PDF do DOCX ali ODT lahko izbirate med dostojnim seznamom možnosti. Dodate lahko tudi več kot en račun Google Drive. Tudi, če ste nekdo, ki je nekoliko paranoičen glede vprašanj zasebnosti in varnosti, lahko celo odstranite račun, ko končate s svojim delom.

Za oba kliknite Možnosti > Odstrani v oknu Shrani na druge pogone.

Na žalost ista funkcija ni omogočena za Zoho Presentation ali Zoho Spreadsheet.

Kaj pa varnostno kopiranje brez povezave

Čeprav Zoho Docs ne ponuja domačega načina za varnostno kopiranje datotek v vaš računalnik, obstaja majhna rešitev. S tem lahko dosežete skoraj podobne rezultate. Rekel sem podobno in ne točno.

Če ste redni uporabnik Zoho Docs, morate do zdaj vedeti, da vam omogoča prenos datotek v računalnik. Dobra stvar je, da Zoho Docs ponuja veliko možnosti, med katerimi lahko izbirate. Torej, ali želite datoteko shraniti kot datoteko PDF ali kot datoteko z navadnim besedilom, je izbira vaša.

Če želite to narediti, odprite datoteko, kliknite Prenesi kot in izberite eno od možnosti. Lahko se odločite tudi za zaščito datotek z geslom, če uporabljate računalnik v skupni rabi.

Profesionalni nasvet: Zoho Writer ponuja način pisanja brez motenj, imenovan Focus Typing. Za dostop do njega kliknite Orodja > Možnosti postavitve in preklopite stikalo za Fokusno tipkanje.

Dobrodošli Mir!

Zoho Docs je s sodobnim dotikom in kul orodji za urejanje primerno orodje za vse vaše potrebe obdelave besedil ali preglednic. Poleg tega so urejene funkcije sodelovanja vrhunec. In ko boste ugotovili ustrezen način za varnostno kopiranje vseh pomembnih dokumentov, bi rekel, da boste urejeni.

Naslednji: Ko že govorimo o sodelovanju, ali ste vedeli, da Zoho Writer omogoča zaklepanje dokumentov med sodelovanjem? Preberite naslednjo objavo, če želite izvedeti vse skrite nasvete in trike.