10 najboljših Microsoftovih seznamov nasvetov in trikov za učinkovito uporabo

Poleg aplikacij za produktivnost, kot je Teams, OneNote, in paket Office, Microsoft ponuja tudi programsko opremo za upravljanje projektov/baze podatkov, imenovano Microsoft Lists. Podjetje je bilo prvotno omejeno na uporabnike Microsoft 365 Enterprise in Education sprejemanje splošnih uporabnikov za aplikacijo tudi Če želite poskusiti, so tukaj najboljši nasveti in triki za Microsoftove sezname za različne dejavnosti, na primer kontrolni seznam za enostavno izkušnjo vključitve.

1. Uporabite predloge

V Microsoftovih seznamih imate dve možnosti za ustvarjanje seznamov – začnite iz nič ali uporabite eno od vgrajenih predlog. Na domači strani Microsoftovih seznamov kliknite Nov seznam in izberite eno od privzetih predlog.

Glede na vašo uporabo ali preferenco lahko izberete predlogo, kot je sledilnik težav, Potovalne zahteve, razpored vsebine itd. Za razliko od Pojem, v Microsoftovih seznamih ni mogoče pregledati predlog, izdelanih v skupnosti.

Ko izberete predlogo, kliknite Uporabi predlogo in pripravljeni ste, da jo uporabite v svojem računu.

2. Prilagodite svoj seznam

Ko se ukvarjate z več desetimi seznami v Microsoftovih seznamih, je pomembno, da jih prilagodite, da vam ne bo težko najti ustreznega seznama.

Ko ustvarite nov seznam, mu lahko dodelite edinstveno ime, opis ter izberete barvo in ikono. Možnosti so omejene, vendar je še vedno boljši od tekmecev, kot je Trello.

3. Dodaj nove sezname predmetov

Glede na izbrano predlogo imate na voljo več možnosti za dodajanje vnosa na Microsoftove sezname.

Pritisnite gumb Dodaj nov element na vrhu in odprl se bo meni za dodajanje podrobnosti o opravilu/težavi, kot so naslov, opisi, stanje, rok, datum objave, objavljen URL in drugo.

4. Ustvari nov pogled

Dodane vnose si lahko ogledate tudi v obliki koledarja in galerije. Evo kako.

Korak 1: Kliknite ikono + na vrhu in odprl se bo meni Ustvari pogled.

2. korak: V meniju Pokaži kot izberite Koledar ali Galerija.

Pritisnite gumb Ustvari na dnu in novi pogled lahko preverite v meniju s tremi pikami.

5. Neposredno urejanje vnosov

Microsoftovi seznami privzeto onemogočijo neposredno urejanje na seznamih. Za spremembe morate izbrati seznam in klikniti ikono za urejanje na vrhu. To je lahko zamudno. Namesto tega lahko kliknete »Izhod iz pogleda mreže« in neposredno dodate nove vnose in uredite obstoječe.

6. Dodajte nov stolpec

Na podlagi vaše izbrane predloge bodo seznami prišli s potrebnimi stolpci. Lahko se pomikate vodoravno in kliknete možnost Dodaj stolpec, da izberete vrsto stolpca, ki ga želite dodati na sezname.

Izberete lahko eno vrstico besedila, več vrstic besedila, številko, anketo Da/Ne, Persono in drugo.

Izberete lahko tudi obstoječe stolpce in kliknete gumb s puščico navzdol, da jih izbrišete.

7. Seznam priljubljenih

Pri delu z več projekti, sledilci težav in drugimi bazami podatkov je lahko težko iskati seznam, ki ga iščete.

Na domači strani Microsoftovih seznamov kliknite ikono majhne zvezdice na vrhu seznama in programska oprema jo bo dodala kot priljubljeno. Zdaj lahko preprosto dostopate do njega iz ločenega menija Priljubljene.

8. Uredite stolpec

Ali želite urediti obstoječi stolpec z več podrobnostmi? To lahko preprosto storite v meniju Uredi stolpec.

Vzemimo za primer stolpec Status in ga uredimo na seznamu.

Korak 1: Kliknite ikono puščice navzdol poleg stolpca Status.

2. korak: Pojdite na Nastavitve stolpcev in izberite Uredi.

3. korak: Dodate lahko novo ime, opis, spremenite vrsto stolpca in celo spremenite izhodne izbire.

Razširite lahko tudi meni več možnosti in dovolite izbiro z več možnostmi za stolpce. Pritisnite gumb Shrani, da uporabite vse spremembe.

9. Delite seznam

Medtem ko so Microsoftovi seznami idealni za osebno uporabo in so uporabni s člani ekipe. S sodelovanjem drugih lahko spremljate težave, sredstva, rutine, stike, inventar in drugo.

Na domači strani Seznami kliknite meni s tremi pikami in izberite Skupna raba. Povezavo do projekta lahko daste v skupno rabo in celo pojdite v meni z nastavitvami povezave, da spremenite.

V meniju z nastavitvami povezave lahko dodajate urejanje elementov, nastavite datume poteka in celo nastavite geslo, da preprečite nepooblaščen dostop do seznama.

10. Izvozi v CSV

Če želite urediti obstoječi seznam v Microsoft Excelu ali dati celoten seznam v skupno rabo v formatu CSV, kliknite Izvozi v CSV in brskalnik bo naložil seznam v datoteki CSV.

Ustvarite in upravljajte bazo podatkov v Microsoftovih seznamih

Na Microsoftovih seznamih za potrošnike še vedno manjkajo dobrote, kot so pravila za ustvarjanje avtomatizacije na seznamu in dostop do mobilnih aplikacij. Na voljo je samo za uporabnike Education in Enterprise.

Microsoftovi seznami premostijo pomembno vrzel Ekosistem Microsoft 365. Za ustvarjanje baz podatkov se vam ni več treba zanašati na aplikacije, kot sta Trello ali Notion upravljati projekte. Na seznamih lahko naredite vse z njegovo tesno integracijo z Officeovimi aplikacijami. Kako nameravate uporabljati Microsoftove sezname? Delite svoje ideje v spodnjih komentarjih.