Najboljše prakse SharePoint za upravljanje dokumentov – TechCult

SharePoint je eno najboljših orodij za podjetja za komunikacijo s svojimi zaposlenimi in upravljanje njihovih podatkov. Torej, če ste lastnik majhnega podjetja ali eno od 500 podjetij, vam lahko to orodje zelo pomaga! Upoštevati moramo tudi, da ima Microsoft SharePoint veliko funkcij in če ga pravilno uporabljamo, lahko naredimo naše vsakodnevno delo učinkovito. Zato bomo v tem članku z vami delili najboljše prakse SharePoint za upravljanje dokumentov, da boste lahko v celoti izkoristili orodja. Ste navdušeni, da poznate najboljše prakse upravljanja znanja v SharePointu? Če da, potem je ta občutek obojestranski, saj smo tudi veseli, da delimo to znanje.

Najboljše prakse SharePoint za upravljanje dokumentov

Ta članek vsebuje nekaj najboljših praks, ki jih lahko uporabite za učinkovitejše upravljanje v SharePointu. Torej, če ste začetnik, ki se še vedno poskuša znajti, nadaljujte z branjem do konca, če želite izvedeti več uporabnih stvari o

Točka za deljenje najboljše prakse za upravljanje dokumentov.

Kaj je SharePoint?

Preden se lotimo SharePointovih najboljših praks za upravljanje dokumentov, preberimo nekaj o SharePointu. SharePoint se uporablja predvsem za ustvarjanje spletnih mest. Je eno najboljših orodij, ki jih je kdaj ustvaril Microsoft za skupno rabo, upravljanje in dostop do informacij z več napravami. Razvit je bil leta 2001 in ima več kot 200milijonovaktivnih uporabnikov. Čeprav SharePoint ne prejema pogosto posodobitev. Toda kljub temu je to eno najbolj znanih orodij v Microsoft 365.

Še ena stvar, ki si jo morate zapomniti, je, da to ni aplikacija, ampak platforma. Glavna razlika med aplikacijo in platformo je, da aplikacija opravlja določene naloge, medtem ko je platforma tista, na kateri je mogoče graditi aplikacijo ali spletno mesto. Če poenostavimo, je aplikacija ali spletna stran izdelek, platforma pa tovarna, kjer je izdelek narejen.

Preberite tudi:Kako razrešiti SharePoint Edit Web Part Not Allowed

Najboljše prakse SharePoint

Ta Microsoftova platforma se uporablja predvsem za shranjevanje, analizo in skupno rabo podatkov. Zato morate razumeti najboljše prakse, ki jih lahko upoštevate, da boste to naredili učinkoviteje. Da bi vam zagotovili jasnejšo razlago, smo nasvete razdelili v dva različna razdelka, najboljše prakse SharePoint za upravljanje dokumentov in najboljše prakse velike knjižnice dokumentov SharePoint. Torej, spoznajmo vsakega od njih podrobno.

najboljše Točka za deljenje Prakse za Upravljanje znanja 

Najprej bomo delili nekaj najboljših praks SharePointovega upravljanja znanja, ki jih je treba uporabiti.

1. Sodelovanje z drugimi

Za rast podjetja je potrebno sodelovanje z drugimi. Brez sodelovanja ni mogoče imeti zdrave delovne kulture, zato bo prišlo do stagnacije. Zato ne pozabite, da SharePoint ni samo odlično mesto za upravljanje informacij, ampak ima tudi orodja za sodelovanje z ekipo. Izkoristite jih in ostanite povezani. Torej je rešil vašo poizvedbo glede najboljših praks strukture map SharePoint.

2. Uporaba metaoznak

Številni uporabniki imajo vprašanja, kot so najboljše prakse strukture map SharePoint. Priporočamo pa, da namesto map uporabite meta oznake. Zelo pomembno je uporabljati oznake za učinkovito razvrščanje različnih informacij. Veliko ljudi še vedno uporablja mape za klasifikacije, vendar je v večini primerov uporaba metaoznak učinkovitejša. Če ne uporabljate SharePointa v spletu, morda ne poznate metaoznak in je v redu. Toda zdaj, ko to veste, vas bomo prosili za uporabo te funkcije. Ker samo z uporabo map omejujete večjo prilagodljivost.

Ne trdimo, da bi sploh morali uporabljati mape, vendar oznake omogočajo boljšo dostopnost informacij in do njih lahko hitro dostopate. To je prva točka, ki bi jo morali upoštevati pri najboljših praksah strukture SharePoint.

3. Dodeljevanje dovoljenj

To je še ena odlična SharePointova najboljša praksa za upravljanje dokumentov. Kot smo rekli, je pomembno sodelovati. Torej, če želite slediti temu nasvetu, morate dodeliti dovoljenja. Brez ustreznega dovoljenja omejujete ekipo pri izvajanju določenih nalog, s čimer zamujate številne procese na poti. Zato morate to imeti v mislih; delajte kot ekipa in dodelite ustrezna dovoljenja pravim ljudem, tako da vam ni treba opravljati vseh nalog sami. Pomembno pa je tudi opozoriti, da ne bi smeli podeliti pooblastil vsem in se omejiti, da bi vsakemu članu dovolili uporabo vseh orodij in urejanje vsega. Lahko povzroči zmedo.

4. Uporaba AAR

AAR ali preprosto After Action review je sistem pregleda, ki ga je prva razvila ameriška vojska. Ta sistem lahko uporabljate v svoji organizaciji, zlasti v platformi SharePoint. V letnem poročilu o dejavnostih je zaposlenim podan strokovni pregled za izboljšanje njihove sposobnosti odločanja.

Strokovnjaki podajajo svoje mnenje o tem, kako in zakaj se določeno dejanje izvede ter kaj je mogoče narediti bolje. Zaposlenim so pomagali odpraviti napake in odpraviti pomanjkljivosti. Ta sistem omogoča ekipam boljši način sprejemanja premišljenih odločitev in posledično poveča produktivnost.

5. Ustvarjanje informacijske arhitekture

Zelo pomembno je tudi ustvarjanje informacijske arhitekture. Brez jasne vizije je lahko vaša klasifikacija pomembnih informacij precej neurejena. Zato se najprej usedite in razmislite o tem, kako želite deliti informacije, nato pa jih šele dodajte na spletno mesto.

To je mogoče storiti v SharePointu kot seznam datotek in je odvisno izključno od vaših potreb. Kot smo že povedali, je to precej zmogljivo orodje s številnimi funkcijami, s posebno uporabo. Izogibajte se tudi uporabi vseh funkcij, saj lahko to povzroči še večjo zmedo. Zato je zelo pomembno, da pri deljenju informacij razmislite o svojih primarnih ciljih in nato ustvarite informacijsko arhitekturo. To je še ena zelo pomembna točka najboljših praks strukture SharePoint.

6. Varovanje občutljivih podatkov

Zelo pomembno je, da ključne občutljive informacije varujemo, tako da lahko do njih dostopajo samo pooblaščeni člani. Če tega ne storite, tvegate, da boste žrtvovali zasebnost in varnost vaše organizacije.

Preberite tudi: Kakšne so slabosti SharePointa?

najboljše Točka za deljenje Prakse za Velika knjižnica dokumentov 

Ko upravljate z veliko organizacijo, se lahko soočite tudi z velikimi podatkovnimi datotekami. Torej, če želite vedeti, kako učinkovito organizirati te velike dokumente, je tukaj nekaj najboljših praks SharePointove velike knjižnice dokumentov.

1. Uporaba različic dokumentov

Ko nekaj urejate ali ustvarjate, v tem primeru knjižnico dokumentov, lahko pride do napak. Še posebej, če so datoteke precej velike. Zato je Microsoft za reševanje te težave predstavil funkcijo različic dokumentov. Z njegovo pomočjo lahko enostavno odpotujete v preteklost! To je kreativen način za povedati, da lahko obnovite prejšnje podatke pred urejanjem.

Zato vam predlagamo, da omogočite možnost različic dokumentov v SharePointu. Na ta način lahko vrnete spremenjeno različico datoteke.

2. Uporaba Pogledov

Povedali smo vam že, da uporabite meta oznake namesto datotek. In eden od razlogov za ta nasvet je, da če uporabljate metaoznake, potem lahko uporabite poglede za lažje iskanje in iskanje datoteke. Ker pogledi omogočajo dostop do skupin, filtrov in funkcij razvrščanja. Torej, da bo vaše iskanje brez težav, uporabite oznake in funkcijo pogleda.

3. Izogibanje prostorom

Morda se zdi, da je to zelo nepomembna stvar, o kateri bi morali razmisliti, vendar te točke ne prezrite. SharePointovi URL-ji ne dovoljujejo vključitve presledkov. Mnogi ljudje namesto presledkov uporabljajo znake, kot so &,* in #, vendar lahko tudi to povzroči težave pri iskanju določene datoteke. Toda če takrat ne porabite prostora, bo ime datoteke težko prebrati. Torej, tukaj je tisto, kar lahko storite, knjižnice ne poimenujte kot Duck Duck Go. Namesto tega ga poimenujte takole, DuckDuckGo. Uporabite velike črke, da bo ime berljivo.

4. Uporaba Content-Type

Tako kot oznake je pomembna tudi uporaba vrst vsebine. Uporabite eno vrsto vsebine na knjižnico dokumentov in bolj priročno bo razvrščanje informacij.

5. Omogočanje opozoril

Ko je na spletnem mestu veliko uporabnikov, je zelo težko slediti vsaki spremembi, ki jo naredijo. Torej, če je na spletnem mestu veliko zaposlenih, ki imajo dovoljenje za urejanje ali premikanje informacij in želite vedeti, kdaj to storijo, potem vklopite opozorila. Ker vam bo SharePoint poslal obvestilo vsakič, ko bo kdo kaj spremenil. Najboljši del te posebne funkcije je, da se ne omejuje samo na skrbnike. Namesto tega lahko vsak uporabnik nastavi opozorilo, da bo obveščen o spremembi.

Priporočeno:

• Kako uporabljati ChatPDF za analizo in pridobivanje odgovorov iz vašega PDF-ja
• Kakšne so prednosti SharePointa?
• Neverjetni nasveti in triki za knjižnico dokumentov SharePoint
• Kako razrešiti SharePoint Edit Web Part Not Allowed

Upamo, da po branju tega članka vaša težava, SharePointove najboljše prakse za upravljanje dokumentov, je zdaj rešeno. Če imate še vedno kakršne koli težave, ne pozabite uporabiti razdelka za komentarje in naša ekipa bo poskrbela za to. V komentarjih nam lahko priporočite tudi novo temo, potrudili se bomo, da o tem napišemo namenski članek. Shranite našo spletno stran med zaznamke za prihodnjo uporabo. Hvala za branje.