Vodnik za uporabo samodejnega izpolnjevanja in bliskovnega polnjenja v programu Microsoft Excel

V aplikaciji Microsoft Excel ste morda naleteli na njeni funkciji Flash Fill ali AutoFill. Ti dve funkciji pomagata zmanjšati čas, potreben za popoln vnos podatkov naloge v preglednici. Vendar se ne zamenjujte drug z drugim in jih poskušajte uporabljati zamenljivo.

Obe funkciji Fill lahko zaznavata in ponavljata vzorce podatkov. Če pa lahko Flash Fill zazna, ponovi in ​​prilagodi vzorec podatkov glede na predhodne vnose uporabnika, AutoFill tega ne more. Le zaznava in ponavlja vzorce. Bolj ko je vaš podatkovni vzorec zapleten, manj verjetno je, da boste lahko uporabili samodejno izpolnjevanje. Tukaj je opisano, kako uporabiti oboje v Excelu.

Kako uporabljati samodejno izpolnjevanje v programu Microsoft Excel

Funkcija samodejnega polnjenja programa Microsoft Excel je primerna za polnjenje celic s podatki, ki sledijo preprostemu vzorcu ali zaporedju. Uporabite ga lahko tudi za polnjenje celic, ki se opirajo na podatke v drugih poseljenih celicah. Na primer, če imate v celici številke (1,2,3) ali dneve v tednu (ponedeljek, torek), lahko samodejno izpolnjevanje pomaga zapolniti naslednji pojav v nizu.

Hkrati, če želite le ponoviti iste podatke v več celicah, vam lahko AutoFill pomaga pri tem. Tu so različni načini, kako lahko uporabite samodejno izpolnjevanje v programu Microsoft Excel:

Za samodejno zapolnitev celic z enakimi podatki

Če želite, da se isti podatki podvojijo v celicah na vašem Excelovem delovnem listu, je samodejno izpolnjevanje hitrejša možnost namesto kopiranja in lepljenja. To storite tako:

Korak 1: Kliknite gumb Start v opravilni vrstici in vnesite excel za iskanje aplikacije.

2. korak: Med rezultati kliknite aplikacijo ali dokument Microsoft Excel, da ga odprete.

3. korak: V delovni list Microsoft Excel vnesite vzorec podatkov, ki jih želite podvojiti v celicah. V tem primeru smo kot primer uporabili dneve v tednu in v celico vnesli ponedeljek.

4. korak: Kazalec postavite na celico z vnosom podatkov in jo kliknite, da se okrog celice prikaže obroba.

5. korak: Premaknite kazalec na spodnjo desno stran celice, dokler ne vidite a + znak, ki predstavlja ročico za polnjenje.

6. korak: Povlecite ročico za polnjenje v naslednjo celico in Excel jo bo zapolnil. Upoštevajte, da bo Excel pri delu s podatki z znanim vzorcem, npr. dnevi v tednu, pri uporabi samodejnega izpolnjevanja napolnil celice z naslednjim elementom v nizu. Če se to zgodi pri poskusu le podvajanja podatkov, nadaljujte s 7. korakom.

7. korak: Po uporabi ročice za polnjenje boste videli pojavno okno Možnosti samodejnega izpolnjevanja. Kliknite ikono.

8. korak: V prikazanih možnostih samodejnega izpolnjevanja izberite Kopiraj celice. To zagotavlja, da se vaši podatki, ko nadaljujete z uporabo ročice za polnjenje v celicah, kopirajo in ne izpolnijo kot serija.

9. korak: Povlecite ročico za polnjenje v naslednjo celico, da nadaljujete s kopiranjem podatkov.

Za zapolnitev serije

Če imate preprost niz ali zaporedje, ki ga želite zapolniti v celicah, lahko samodejno izpolnjevanje opravi nalogo namesto vas. Takole:

Korak 1: Kliknite gumb Start v opravilni vrstici in vnesite excel za iskanje aplikacije.

2. korak: Med rezultati kliknite aplikacijo ali dokument Microsoft Excel, da ga odprete.

3. korak: V delovni list Microsoft Excel vnesite vzorec podatkov, ki jih želite podvojiti v celicah. V tem primeru smo kot primer uporabili dneve v tednu in v celico vnesli ponedeljek.

4. korak: Postavite kazalec na celico z vnosom podatkov in jo kliknite, da se okoli nje prikaže obroba.

5. korak: Premaknite kazalec na spodnjo desno stran celice, dokler ne vidite a + znak, ki predstavlja ročico za polnjenje.

6. korak: Povlecite ročico za polnjenje v naslednjo celico in Excel jo bo zapolnil.

7. korak: Če si želite ogledati druge možnosti polnjenja, kliknite ikono Možnosti samodejnega polnjenja.

8. korak: Izberite želeno vrsto polnila:

• Fill Series
• Izpolnite samo oblikovanje
• Izpolnite brez oblikovanja
• Napolnite dneve
• Izpolnite delovne dni

Upoštevajte to Izpolnite dneve in izpolnite dneve v tednu se prikaže le, če je vaš začetni vnos podatkov povezan z dnevi v tednu. Če bi se vaš začetni vnos nanašal na dneve v mesecu, bi videli Izpolnite mesece možnost.

Kako uporabljati Flash Fill v programu Microsoft Excel

Excelova funkcija Flash Fill je primerna za polnjenje celic s podatki, ki sledijo zapletenemu vzorcu ali zaporedju. Na primer, če poskušate razdeliti podatke v različne stolpce ali združiti podatke iz več stolpcev v enega. Dokler imate vzorec tega, kar želite, in doslednost v podatkih, vam lahko Flash Fill pomaga posnemati informacije v več celicah.

Tukaj so različni načini, kako lahko uporabite FlashFill v Microsoft Excelu:

Za razdelitev podatkov v stolpce

Če poskušate številke, datume ali katero koli obliko besedila razdeliti v različne stolpce, to storite tako:

Korak 1: Kliknite gumb Start v opravilni vrstici in vnesite excel za iskanje aplikacije.

2. korak: Med rezultati kliknite aplikacijo ali dokument Microsoft Excel, da ga odprete.

3. korak: Na delovnem listu Microsoft Excel zagotovite, da imate podatke za razdelitev v en stolpec. Prav tako ustvarite še enega ali več stolpcev za podatke, ki jih želite razdeliti. V tem primeru kot primer uporabljamo datume in jih poskušamo razdeliti v stolpce za dneve, mesece in leta.

4. korak: V naslednje stolpce vnesite primer, kjer želite razdeliti podatke. To pomeni, kako želite razdeliti podatke.

5. korak: Kliknite stolpec, ki vsebuje enega od vaših novih vzorčnih naborov podatkov.

6. korak: Na Excelovem traku kliknite zavihek Podatki.

7. korak: V skupini Data Tools kliknite Flash Fill in Excel bo ponovil isti vzorec za druge vrstice. Lahko pa kliknete bližnjico na tipkovnici Ctrl + E, da uporabite Flash Fill.

8. korak: To ponovite za druge stolpce, ki jih imate, dokler niso zapolnjeni vsi stolpci.

Če želite združiti podatke v enem stolpcu

Če poskušate združiti številke, datume ali katero koli obliko besedila v en stolpec, to storite takole s funkcijo Flash Fill:

Korak 1: Kliknite gumb Start v opravilni vrstici in vnesite excel za iskanje aplikacije.

2. korak: Med rezultati kliknite aplikacijo ali dokument Microsoft Excel, da ga odprete.

3. korak: Na delovnem listu Microsoft Excel zagotovite, da imate stolpce s podatki, ki jih želite združiti. Prav tako ustvarite še en stolpec za novo kombinacijo podatkov. V tem primeru uporabljamo imena kot primer in poskušamo imeti funkcijo Ime in Priimek v enem stolpcu Ime.

4. korak: V stolpec, kjer želite združiti podatke, vnesite primer. To je, kako želite združiti podatke.

5. korak: Kliknite bližnjico na tipkovnici Ctrl + E ali kliknite gumb Flash Fill na zavihku Podatki na Excelovem traku, da bliskovito zapolnite druge celice.

Uporaba samopopravkov in samodokončanja v Excelu

Dve drugi funkciji v Excelu, kot sta Flash Fill in AutoFill, ki se med seboj zamenjujeta, sta Samopopravki in samodokončanje. Ti dve funkciji sta različni, saj služita različnim namenom. Vendar oba pomagata prihraniti čas pri vnosu podatkov.