15 najboljših načinov za učinkovito organiziranje zapiskov v programu Microsoft OneNote
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft OneNote je zmogljivo orodje za beleženje če ga znaš uporabljati. V primerjavi z drugimi aplikacijami za beleženje, kot je npr Google Keep, Apple Notes, Bear Notes, itd., OneNote vedno zmaga v dirki. Zasluga gre ogromnemu številu funkcij, ki jih ponuja aplikacija. Vendar pa organiziranje zapiskov lahko postane dolgočasno v OneNotu, če ne poznate vseh njegovih organizacijskih funkcij. Zato vam bomo povedali najboljše načine organizirajte svoje zapiske v OneNotu v tej objavi.
Microsoft ima dve aplikaciji OneNote – OneNote in OneNote 2016. Moral bi preverite razlike med njimi in poglejte, katero uporabljate. Naslednji nasveti za organiziranje zapiskov bodo delovali v programu Microsoft OneNote v sistemu Windows. Uporabljate jih lahko tudi na drugih napravah.
Začnimo.
1. Ustvarite več zvezkov
OneNote mi je všeč, ker ponuja hierarhično strukturo map. Na vrhu ležijo zvezki. Na začetku boste imeli samo en zvezek. Lahko pa jih ustvarite, kolikor želite. Vsak zvezek je sestavljen iz več razdelkov in strani. Lahko imate ločene zvezke za delo, osebno uporabo ali različne teme, kot so knjige, projekti, predmeti itd.
Če želite ustvariti zvezek, kliknite ime zvezka na vrhu. Nato kliknite možnost Dodaj zvezek na dnu. Podobno lahko ustvarite dodatne zvezke v OneNotu. Preverite sedem uporabnih nasvetov za zvezke OneNote.
Nasvet: Se soočate s težavami pri sinhronizaciji z OneNote? Ugotovite kako odpraviti napako pri sinhronizaciji OneNote v operacijskem sistemu Windows in Mac.
2. Ustvarite odseke in skupine odsekov
Kliknite zvezek, da ga odprete. Sekcije vas bodo pozdravile. V vsakem razdelku lahko ustvarite pododdelke. Če ste na primer ustvarili zvezek za vsak predmet, kot so matematika, naravoslovje, angleščina itd., bodo razdelki imeli poglavja za vsak zvezek. Nadalje lahko ustvarite pododdelek za vsako poglavje.
Če želite ustvariti razdelek, odprite zvezek in kliknite na Dodaj razdelek na dnu. Poimenujte ga po svojih potrebah. Pozneje ga lahko preimenujete.
Če želite ustvariti podrazdelek, z desno tipko miške kliknite prostor pod razdelki. Kliknite na Nova skupina razdelkov. Poimenujte skupino odsekov. Skupine razdelkov bodo imele puščico ob svojem imenu. Uporabite bližnjico na tipkovnici Ctrl + T (Windows) ali Command + T (Mac), da dodate nov razdelek.
Povlecite obstoječe opombe, ki jih želite dodati v skupino razdelkov. Če želite ustvariti nov razdelek neposredno pod skupino odsekov, z desno tipko miške kliknite razdelek in izberite Nov odsek. Uporabite majhno puščico poleg skupine razdelkov, da prikažete ali skrijete pododdelke.
3. Ustvarite strani in podstrani
Zdaj razdelki vključujejo strani in podstrani. Svojo dejansko vsebino boste napisali na straneh. Vsaka stran ima naslov, ki opredeljuje vsebino v njej. Poskusite uporabiti povezan in opisen naslov za svojo stran. Naslovi strani so dodani na vrh strani.
Če želite ustvariti stran, kliknite možnost Dodaj stran na dnu območja strani. Druga možnost je, da z desno tipko miške kliknete prostor in izberete Nova stran. Za ustvarjanje strani lahko uporabite tudi bližnjico na tipkovnici Ctrl + N (Windows) ali Command + N (Mac).
Če želite ustvariti podstran, z desno tipko miške kliknite stran in v meniju izberite Ustvari podstran. Stran bo postala podstran strani nad njo. Lahko pa uporabite bližnjico na tipkovnici Ctrl + Shift + Alt + N, da ustvarite novo podstran. Z desno miškino tipko kliknite podstrani za možnosti, kot sta promocija in strnitev podstrani, če je potrebno. Uporabite majhno puščico poleg strani, da prikažete ali skrijete podstrani.
Zanimivo je, da lahko iz podstrani ustvarite tudi podstran. Samo z desno tipko miške kliknite podstran in izberite Ustvari podstran.
Vedno lahko izbrišete ali ustvarite več razdelkov, podrazdelkov, strani in podstrani. Torej širite, ko greste. Naslovom strani poskusite dodati številke, da jih prepoznate oz uporabite emojis za boljšo vidljivost. Če želite dodati čustveni simbol, uporabite bližnjico tipke Windows + pika (.), da zaženete ploščo emoji v računalniku z operacijskim sistemom Windows.
Tudi na Guiding Tech
4. Za iskanje zapiskov uporabite Iskanje
Ko začnete dodajati opombe v OneNote, bo morda težko hitro najti pravo opombo med različnimi razdelki in stranmi. Uporabite pomoč funkcije iskanja v OneNotu, da poiščete svoj zapisek. Kliknite ikono za iskanje na levi strani OneNote in vnesite kateri koli izraz v zapisku. Prikazal se bo seznam opomb, ki vsebujejo iskalni izraz. Kliknite na opombo, ki jo želite odpreti.
Kliknite drugo spustno polje pod iskalnim poljem, da izberete, kje želite iskati. Iščete lahko po vseh zvezkih, trenutnem zvezku, trenutnem razdelku ali strani. Lahko pa uporabite bližnjico Ctrl + F za iskanje po trenutni strani in Ctrl + E za iskanje po vseh zvezkih. Iskanje je lahko priročno tudi za iskanje oznak, kot je prikazano spodaj.
5. Uporabite oznake
Oznake v OneNotu so način, da označite svoj stavek ali odstavek za indeksiranje in jih hitro poiščete. Razmislite jih kot oznake za vaše zapiske. Toda namesto da označite celotno opombo, lahko ustvarite oznako samo za en stavek/odstavek. Pozneje, ko boste morali poiskati oznako, uporabite iskanje, da poiščete oznake in preusmerjeni boste na točen položaj označenega zapiska.
OneNote ponuja več vnaprej določenih oznak, kot so definicije, zvezdice, seznami opravil itd. Vzemite primer definicijskih oznak. Če imate po svojih zvezkih razpršene različne definicije in jih želite pregledati, dodajte oznako definicije in nato poiščite isto. Ustvarite lahko celo oznake po meri.
Če želite ustvariti oznako, postavite svojo smer kamor koli v besedilo, ki ga želite označiti. Nato kliknite majhno puščico navzdol poleg ikone seznama opravil na vrhu pod zavihkom Domov in izberite ustrezno oznako. Ponovite postopek, da odstranite oznako. Lahko celo kliknete z desno tipko miške in označite svoje besedilo.
Če želite poiskati oznako, odprite iskanje v OneNotu in enkrat kliknite polje za iskanje. Prikazale se bodo oznake, uporabljene v vaših zvezkih. Če ne vidite svoje oznake, vnesite ime in poiščite. Za ogled rezultatov kliknite na oznako.
6. Preuredite opombe
Ko ustvarite razdelke ali strani, jih lahko preprosto prerazporedite tako, da ostanejo podobni razdelki ali strani skupaj. To funkcijo lahko uporabite za dodajanje podrazdelkov in podstrani. Preprosto povlecite in spustite razdelek ali stran na želeno lokacijo. Predmete lahko preuredite v istih ali različnih razdelkih in zvezkih.
Če se vam zdi, da je povleci in spusti težavno, z desno tipko miške kliknite element, ki ga želite premakniti ali kopirati, in izberite Premakni/kopiraj. Nato izberite novo destinacijo.
7. Razvrsti strani
OneNote ponuja več načinov za razvrščanje strani. Lahko jih organizirate ročno, kot je prikazano zgoraj, ali z uporabo razpoložljivih načinov razvrščanja – po abecednem redu, datumu ustvarjanja in datumu spremembe. Če želite to narediti, kliknite ikono za razvrščanje na vrhu seznama strani. Izberite način po potrebi.
8. Barvna koda vaših zapiskov
Če želite preprosto prepoznati svoje razdelke in zvezke, jih lahko barvno kodirate. Za podobne vrste odsekov lahko uporabite isto barvo. Vedno izberite barvo, s katero se zlahka prepoznate. Nato z desno tipko miške kliknite ime razdelka ali zvezka in v meniju izberite Barva. Nato izberite želeno barvo.
Profesionalni nasvet: Prav tako lahko spremenite barvo ozadja vaše strani. Za to pojdite na zavihek Pogled na vrhu in izberite Barva strani.
9. Uporabite oblikovanje besedila
Ni skrivnost, da lahko svoje besedilo v OneNotu prilagodite z uporabo osnovnih možnosti oblikovanja, kot so krepko, ležeče, podčrtano itd. Ustvarite lahko celo označene in oštevilčene sezname ter spremenite slog in velikost pisave. Poleg tega lahko besedilo oblikujete z različnimi slogi, kot so naslov, citat, koda itd. Besedilo lahko tudi označite za boljšo vidljivost v svojih zapiskih. Vse jih boste našli pod zavihkom Domov.
Nasvet: Razmišljate, da bi za pisanje dokumentov prešli na OneNote iz Google Dokumentov? Spoznajte razlike med njimi preden zamenjate.
10. Poravnaj besedilo
Za boljšo berljivost lahko svoje besedilo poravnate v OneNotu. Za to uporabite možnosti poravnave v zgornji vrstici pod zavihkom Domov.
Lahko pa premaknete miško nad besedilo in na levi strani besedila boste videli majhno sivo ikono. Povlecite ga v desno, da spremenite poravnavo.
Tudi na Guiding Tech
11. Spremeni velikost opomb
Ko dodate opombe na strani OneNote, boste okoli svojih podatkov opazili polje. Ta vsebnik lahko spremenite velikost in ga premaknete glede na vaše potrebe. Kliknite kjer koli na besedilu, da bo polje vidno. Ko se prikaže polje, mu spremenite velikost z uporabo njegovih obrob. Če želite premakniti vsebnik, premaknite kazalec miške nad zgornji rob vsebnika, dokler ne vidite štiristranske puščice. Nato premaknite posodo.
12. Pripnite stran v meni Start
Če želite hitro dostopati do zvezka, razdelka ali strani OneNote, ga lahko pripnete na Meni Start. Z enim klikom na njegovo ikono v meniju Start boste lahko dostopali do želenega elementa. Z desno tipko miške kliknite element (beležnik, razdelek ali stran), ki ga želite pripeti, in na seznamu izberite Pripni na začetek.
13. Označi kot neprebrano
Včasih, ko ste zaposleni in si zapišete zapiske, ki bi jih želeli pozneje preveriti, jih lahko označite kot neprebrane. To ga bo razlikovalo od ostale zbirke. Naslov neprebranega zapiska bo krepko. Ta funkcija je lahko uporabna tudi za študente. Če boste neko poglavje še prebrali, ga označite kot neprebrano. Ko označite stran kot neprebrano, bo tudi njen ustrezen razdelek in zvezek označena kot neprebrana.
Če želite to narediti, z desno tipko miške kliknite stran in izberite Označi kot neprebrano.
14. Povezave strani
Eden najboljših načinov za organiziranje vsebine v OneNotu je povezovanje strani ali razdelkov. Če ste uporabljali Pojem, morate biti seznanjeni s povezovalnimi stranmi. Ugotovite kako se Notion obnese proti OneNotu.
V bistvu lahko ustvarite povezavo za vsako stran ali razdelek, ki jo lahko dodate na druge strani in se sklicujete nanje. S klikom na povezavo se takoj odpre povezana stran. Z njim lahko skačete s strani na drugo v OneNotu. Za najboljšo uporabo dodajte dvosmerne povezave, torej na obe strani. To bo pomagalo pri hitrem preklopu nazaj. Ustvarite lahko tudi stran z vsebino, ki povezuje vsako stran.
Če želite ustvariti povezavo za svojo stran ali razdelek, z desno tipko miške kliknite ime strani ali razdelka ali z desno tipko miške kliknite kjer koli na strani in izberite Kopiraj povezavo. Povezava bo kopirana v odložišče.
Odprite stran, kamor jo želite prilepiti. Nato z desno tipko miške kliknite in izberite prilepi. Za zamenjavo strani kliknite povezavo. Če se želite vrniti na prejšnjo stran, uporabite gumba za krmarjenje Nazaj in Naprej v zgornjem levem kotu OneNote.
15. Arhiv zvezkov
Če iščete funkcijo arhiviranja v OneNotu, je ne boste našli. To je zato, ker ima drugo ime – Zapri zvezek. Celoten zvezek lahko skrijete na glavni plošči OneNote tako, da ga zaprete. Zaprite zvezke, ki jih zdaj ne potrebujete. Podatki v njih bodo ostali takšni, kot so, le da jih ne boste videli. Vedno jih lahko dodate nazaj.
Če želite zapreti zvezek, z desno tipko miške kliknite ime zvezka in izberite Zapri ta zvezek.
Bonus: Zaščitite svoje razdelke z geslom
Imate v razdelku za beležnico kaj pomembnega? Zaklenite ga z geslom. Zaščita z geslom je na voljo samo za razdelke. Vse strani znotraj razdelka bodo zaklenjene. Z desno miškino tipko kliknite razdelek in izberite Zaščita z geslom. Naučite se podrobno o zaščita z geslom razdelkov OneNote.
Tudi na Guiding Tech
Zabavajte se z organiziranjem zapiskov
Če šele začenjate z organiziranjem svojih zapiskov v OneNotu, naj vas funkcije ne preobremenjujejo. Nastavitev verjetno ne boste dobili naenkrat, ker je organiziranje digitalnih informacij neurejeno. Eksperimentirajte in poglejte, kaj deluje za vas in kaj ne. Dodajte to stran med zaznamke in jo redno obiskujte, da vidite, ali uporabljate vse organizacijske funkcije za svoje zapiske.
Naslednji: Ali vam je všeč Microsoft OneNote? Oglejte si 12 dodatnih nasvetov in trikov za OneNote, da ga lahko uporabljate kot profesionalec.