Prehod z Evernote na Google Keep Notes and Docs: Moja izkušnja
Miscellanea / / November 29, 2021
Prejšnji mesec sem napisal a podrobna objava razlaga, zakaj sem vse svoje podatke in datoteke premaknil iz Dropboxa v Google Drive. To je del mojih stalnih prizadevanj, da vse premaknem na eno samo platformo. Moja ideja je, da uporabim manj aplikacij in razširitev/dodatkov v korist doslednosti, enotnosti in boljše integracije med platformami in uporabniškim vmesnikom.
Danes bom delil svojo izkušnjo s prehodom z Evernote na Google Keep (zdaj se imenuje Keep Notes) in Dokumente. Zakaj sem izbral Google? Večina Googlovih izdelkov je brezplačnih ali cenejših od konkurence. Poleg tega Google podpira skoraj vse glavne platforme.
Bil sem velik oboževalec koledarske aplikacije Sunrise, preden jo je Microsoft kupil in zaprl. Uporabil sem aplikacijo Newton za e-pošto in zdaj je ugašati tudi. Tudi usoda Evernote visi na nitki, saj je podjetje že izgubila CTO in CFO in govori se, da je v padajoči spirali brez rasti v zadnjih mesecih.
V takem scenariju je smiselno ukrepati hitro in preiti na niz zanesljivih alternativ. Tako sem začel.
Tudi na Guiding Tech
1. Evernote v Google Keep
Medtem ko Evernote ponuja možnost jasnega ogleda vseh vaših zvezkov in zapiskov v stranski vrstici, Google Keep uporablja drugačen pristop.
Keep ponuja preprost vmesnik. Vendar v njem ni zvezkov ali hierarhičnega sistema datotek. Namesto tega lahko ustvarite zapiske, ki jih je mogoče bolje obarvati predstavitev in organizacija.
Vedno sem užival v vizualno privlačnih aplikacijah in z veseljem sem izvedel, da lahko zdaj vsakemu zapisku dodelim barvo. Tako je iskanje informacij o določenem projektu ali temi veliko hitrejše.
Všeč mi je tudi ideja, da lahko pretvorite Keep v Google Dokumente iz vmesnika.
Google Keep se zanaša na oznake in Googlovo zmogljivo funkcijo iskanja, ki vam pomaga najti tisto, kar iščete v svojih zapiskih. Če iščete strukturo map, da bi razumeli svoje zapiske in ideje, boste morali pogledati Google Dokumente, vendar več o tem kasneje.
Keep omogoča več uporabnikom, da brezplačno sodelujejo pri enem zapisku, za razliko od Evernotea. Za to potrebujete načrt Evernote Plus. Zdaj lahko povabim prijatelje, da prispevajo k seznamu opravil vseh dejavnosti, pri katerih lahko sodelujemo na naših potovanjih.
Evernote mi je omogočil, da slike pripisujem sproti. V Googlu Keep znam risati. Ne glede na to, ali gre za nov prazen zapisek ali obstoječega s fotografijo, tukaj lahko postanem ustvarjalen.
Kaj pa poslovni uporabniki, ki uporabljajo Evernoteov delovni klepet in predstavitev? verjamem Klepetalnice Hangouts bodo delovale popolnoma v redu v teh situacijah. Uporabite ga lahko za klepet ali video klic med sestanki. Namesto zvezkov in zapiskov boste zdaj uporabljali mape in datoteke v storitvi Drive ter zapiske v Keepu.
Na namizju Windows sem uporabljal lepljive zapiske za ustvarjanje kratkih zapiskov, ki bi jih lahko izbrisal pozneje v nekaj dneh. Funkcija sinhronizacije ni bila na voljo. Zamenjal ga je tudi Google Keep.
Ponavadi pozabim na stvari, ki bi jih moral početi, ko sem zunaj. Keep mi jih pomaga hitro zabeležiti. Ustvaril sem opombo za tiskanje vizitk v lokalni tiskarni in dodal lokacijski opomnik. Ko sem v bližini, me bo Keep opomnil na to. Z Evernoteom sem lahko ustvaril samo časovne opomnike.
Eno področje, kjer Keep sije nad Evernoteom, so seznami. Ko v Keepu ustvarim seznam z več elementi in jih označim kot dokončane, se vsak vnos premakne na dno seznama. Ko sem začel vnašati element, me je Keep opomnil, da je že prisoten na seznamu, in mi pomagal preprečiti podvajanje. Ta funkcija je na voljo v številnih aplikacijah za sezname opravil, kot je Todoist.
Odličen primer uporabe seznamov je, da ustvarite opombo nakupovalnega seznama za vašo hišo in jo delite s svojim zakoncem. Omogoča enostaven nakup živil in oddajanje artiklov. Moj edini očitek je, da ne dobim obvestila, ko je nekaj odkljukano s seznama.
Tako Evernote kot Keep mi omogočata zajemanje idej, medtem ko sem na poti z besedilom, slikami in glasom. Ko govorimo o glasu, Keep je tukaj boljši od Evernotea. Vse glasovne beležke bodo pretvorjene v besedilo in shranjene v isti beležki za kasnejši pregled.
Pomanjkljivosti Keepa
Ni pa vse sonce. Pri Keepu mi ni všeč, kako ločeno obravnava zapiske in sezname. Zapisek je lahko seznam s potrditvenimi polji ali opomba z besedilom, sliko in glasom. Ne more biti mešanica obojega. To je frustrirajoče.
Čeprav je Notes močan in neverjeten, se ne integrira z Google Koledarjem. Google Dokumenti tako delujejo, zakaj ne more Google Keep? Ekipi sem poslal tvit in prosili so me, da oddam zahtevo za funkcijo. Google ima tudi a Aplikacija za opravila ki ne integrira Keep.
Pozitivno je, da sem ga lahko namestil na vsako napravo, ki jo imam, za razliko od Evernotea, kjer sem bil v mojem brezplačnem računu omejen na 2 napravi.
Tudi na Guiding Tech
Ker je Googlov izdelek, bo Keep samodejno predlagal fraze, ko boste začeli tipkati, in če je vnos že na vašem seznamu, vas bo spomnil na isto. Nato ga lahko počistite.
Keep ne podpira obogatenega besedila, kar pomeni, da ne morem uporabljati krepkih, ležečih ali drugih vizualnih namigov, ki bi mi pomagali organizirati svoje misli v zapisku, kot sem to storil v Evernoteu.
Nekoč sem ustvaril zelo dolgo opombo, saj sem mislil, da bo v njem enostavno poiskati besedilo, vendar sem se zmotil. Čeprav obstaja funkcija iskanja za iskanje besedila v zapiskih, ni načina za iskanje znotraj zapiska.
Med raziskavo sem ugotovil, da obstaja omejitev oznake 99 v Keepu. To je lahko tako omejujoče, če že dolgo uporabljate Keep. Dobra novica je, da omejitev oznake prej je bila 50 in se je zdelo, da se je v zadnjem času povečalo. Ker se priljubljenost orodja povečuje, bo morda Google ponovno preučil svojo odločitev. Po drugi strani pa Evernote dovoljuje do 100.000 oznak!
Evernote ima tudi nekaj pomanjkljivosti. Kot brezplačen uporabnik sem ugotovil, da ne morem dodati več slik v eno beležko zaradi omejitve 25 MB/zapisek.
Tukaj je popolna seznam vseh omejitev, glede računa, za Evernote. Google mora narediti podoben seznam.
Tudi na Guiding Tech
2. Evernote v Google Dokumente
Iskreno povedano, pogrešal bom funkcijo prenosnega računalnika Evernote, vendar sem našel rešitev - Google Dokumente. Znotraj Google Drive sem lahko ustvaril podmape v mapah za shranjevanje mojih dokumentov in datotek. Zdaj lahko uporabljam Drive in Dokumente za posnemanje arhivske funkcije Evernote.
Čeprav mi Evernote omogoča, da se poglobim le v dve ravni z njihovo strukturo map, ni omejitve, kako globoko lahko grem z mapami Google Drive.
Še vedno sem v procesu prenosa zapiskov, ampak tako je trenutno videti. Sčasoma bo dobil boljšo obliko. To počnem enega za drugim, vendar obstajajo načini za avtomatizacijo postopka. Več o tem kasneje.
Google Drive mi omogoča tudi brezplačno iskanje po dokumentih in datotekah PDF. Tako Drive kot Evernote podpirata OCR in za prvega vam ni treba plačati kot za Evernote.
Dokumente uporabljam kot omarico za shranjevanje zapiskov in prilog, ki so dolgoročnejše. Medtem uporabljam Google Keep za kratkoročne zapiske, ki jih pogosto brišem. Keep je boljši za besedilne, slikovne in zvočne zapiske.
Google Doc je enostavno pretvoriti v Keep in obratno. Uporabno za trenutke, ko želim trajno shraniti beležko Keep. Ta funkcija manjka za različice teh aplikacij za iOS. Ne vem, zakaj je bil iOS izključen, saj je na tej platformi na voljo toliko Googlovih aplikacij.
Evernote deluje kot omarica za kartoteke. Podobne rezultate lahko dosežete s storitvijo Keep in Docs s pomočjo Shrani v razširitev Google Drive. S tem lahko izrežete spletne strani v obliki HTML ali PDF. Tako kot Evernote tudi Google podpira OCR in lahko išče besedilo tudi v slikah.
Spletne strani, ki jih potrebujem samo za hitro referenco, shranim v Nadaljuj z uporabo tega razširitev za Chrome.
Google Dokumenti podpirajo tudi obogateno besedilo, ki ga v Keepu zelo manjka. V storitvi Drive lahko ustvarite povezave do drugih dokumentov in datotek, podobno kot povezujete druge beležke/beležke v Evernoteu, vendar to ni mogoče v Keepu. Zaradi tega so Dokumenti še bolj nepogrešljivi.
Strinjam se, da me lahko občasno popravim z uporabo kombinacije Google Dokumentov in Keepa. Iskanje Google deluje ločeno v Drive in Keep. To je zato, ker Keep ni del Google Drive. Vendar pa so aplikacije, kot so Diapozitivi in Preglednice, del Drive in se povezujejo tudi z Keep, kar je lahko priročno za tabele in predstavitve.
Čeprav nisem zadovoljen s to ureditvijo, je Keep brezplačen in ima neomejen prostor za shranjevanje, ki se ne šteje v vaš brezplačni 15 GB prostora za shranjevanje v Googlu. Preverite naše Vodnik za shranjevanje v storitvi Google Drive o tem, kaj šteje in kaj ne.
3. Kako prenesti
To je največji problem, s katerim sem se soočal do sedaj. Zapiskov in prilog iz Evernote ni mogoče neposredno uvoziti v Keep. Prosim vas, da odprete Keep in uporabite možnost povratnih informacij, da oddate zahtevo za funkcijo Evernote v Keep. To lahko storite na spletna različica samo, ne v namiznih ali mobilnih aplikacijah.
Obstaja nekaj rešitev, o katerih bom razpravljal spodaj. Poglejte, kateri ustreza vašim potrebam.
sedež v oblaku ponuja brezplačno storitev ki bo brezplačno varnostno kopirala vse vaše zapiske Evernote v Google Drive. Za vsako beležko bodo ustvarili datoteko HTML. Že vemo, da Drive integrira Keep.
Zdaj lahko ustvarjate zapiske v Keepu iz Dokumentov. Kasnejši del je lahko dolgočasen proces, vendar je to edina alternativa, ki je trenutno na voljo.
Druga možnost je, da vse kopirate ročno, en zapisek naenkrat. To počnem, saj mi daje več nadzora nad vsakim vidikom procesa in mi omogoča nekaj čiščenja hiše.
Izbrisal sem stare zapiske, celo cele zvezke, ki jih nisem več potreboval. Med ročnim in dolgotrajnim postopkom prenosa sem naletel na že dolgo pozabljene, a bistvene opombe z deli in informacijami, ki se jih sploh nisem spomnil.
Evernote v Google Keep in Dokumente
V Evernoteu imam več kot 1000 zapiskov, vendar jih ne potrebujem več kot polovice. Postopek premikanja zapiskov iz Evernotea v Dokumente in Keep bo trajal nekaj časa, vendar bo dodatno združil moje podatke in imel bom dve mesti manj za iskanje idej, zapiskov in datotek.
Kombinacija Google Docs in Keep lahko nadomesti Evernote in celo aplikacijo za seznam opravil, vendar po ceni manj funkcij. Torej je vprašanje, kaj potrebujete? Več funkcij in več aplikacij z datotekami in podatki, raztresenimi po spletu?
Ali pa lahko storite z manj funkcijami, ki ponujajo aplikacije, vendar več stabilnosti, doslednosti med platformami in boljšo integracijo? Seveda boste morda morali nekje preseči vogale in popolnoma je odvisno od vas, katere boste odrezali.
Naslednje: Želite uporabljati Google Drive kot profesionalec? Tukaj je 5 aplikacij za Chrome, ki vam bodo pomagale kar najbolje izkoristiti Google Drive.