Kako razporediti pošto odsotnosti iz pisarne v Outlooku

Vsakdo si zasluži dopust ali majhen oddih od službenega življenja. Če pa greste na dopust za nekaj dni in niste na voljo v pisarni za pomoč strankam, je priporočljivo, da v Outlooku nastavite samodejne odgovore ali e-pošto odsotnosti. Tako lahko drugim sporočite, kdaj, zakaj in kako dolgo ne boste dosegljivi. Prav tako lahko navedete, na koga se obrniti v vaši odsotnosti, tako da uporabite odgovore zunaj službe.

Enostavno lahko nastavite in razporedite pošto zunaj pisarne v spletnih aplikacijah Outlook, Windows in Mac. Na žalost ne morete storiti enakega Outlookove mobilne aplikacije. V tej objavi bomo pokrili vse tri platforme in vam pokazali, kako načrtovati obvestila o odsotnosti iz pisarne v Outlooku.

Tudi na Guiding Tech

Načrtujte pošto odsotnosti v Outlooku

Outlookove namizne aplikacije so v redu, vendar Outlookov splet ostaja najbolj bogat s funkcijami med trojico. Nove funkcije kot npr Outlookovi prostori najprej pristane na Outlookovem spletu in nato razširi na druge platforme.

Tukaj je opisano, kako nastavite samodejne odgovore v spletu Outlook.

Korak 1: Obiščite Outlook v spletu.

Obiščite Outlook Web

2. korak: Kliknite ikono Nastavitve v zgornjem desnem kotu in izberite Prikaži vse Outlookove nastavitve.

3. korak: V levi stranski vrstici izberite Pošta in kliknite Samodejni odgovori.

4. korak: Omogoči preklop samodejnih odgovorov.

5. korak: Svoje odgovore lahko nastavite tako, da se začnejo in končajo ob določenem času. V nasprotnem primeru se bodo nadaljevali, dokler jih ne izklopite. Omogoči pošiljanje odgovorov samo v določenem časovnem obdobju. Izberite Začetni čas in Končni čas.

6. korak: Vnesite osebni odgovor z vsemi ustreznimi podrobnostmi in pritisnite gumb Shrani na dnu.

Med sestavljanjem odgovora lahko uporabite Outlookov urejevalnik obogatenega besedila, da sestavite popoln odgovor. Omogočite lahko tudi Pošlji odgovore v meniju s stiki na dnu. Vendar tega ne bomo priporočali, ker če omogočite možnost, bodo samo shranjeni Outlookovi stiki prejeli samodejni odgovor. Drugi lahko zamudijo odgovor izven službe.

Tudi na Guiding Tech

Načrtujte e-pošto odsotnosti v Outlooku Mac

Microsoft trenutno upravlja z dvema aplikacijama Outlook na Macu. Nov preklop Outlooka v aplikaciji Outlook na Macu vas popelje do nova izkušnja Outlooka ki ga Microsoft kmalu načrtuje.

Funkcija Out of Office je na voljo samo v stari aplikaciji Outlook Mac. Tukaj je opisano, kako ga uporabiti.

Korak 1: Odprite aplikacijo Outlook na Macu.

2. korak: V menijski vrstici izberite Orodja.

3. korak: Kliknite Odsotnost.

4. korak: Omogoči pošiljanje samodejnih odgovorov za račun »Outlook«.

Tukaj imate možnost ustvarjanja različnih samodejnih odgovorov znotraj vaše organizacije in zunaj vaše organizacije.

5. korak: Izberite začetni in končni čas ter pritisnite ok na dnu.

Na žalost v aplikaciji Outlook Mac manjka urejevalnik obogatenega besedila za sestavljanje samodejnih odgovorov.

Nastavite samodejne odgovore v Outlooku Windows

V sistemu Windows imamo aplikacijo Mail, ki je vgrajena v operacijski sistem, in aplikacijo Outlook, ki je del paketa Microsoft 365. Za spodnji primer bomo uporabili aplikacijo Outlook iz Microsoft 365.

Korak 1: Odprite Outlook v sistemu Windows.

2. korak: Naj bo meni Mail odprt in v menijski vrstici izberite Datoteka.

3. korak: Na strani z informacijami boste našli možnost Samodejni odgovori. Kliknite nanjo.

4. korak: Omogočite Pošlji samodejne odgovore in izberite začetni in končni čas.

5. korak: Vnesite samodejni odgovor s pomočjo funkcionalnega urejevalnika besedila in OK na dnu.

Eno področje, kjer Outlook za Windows premaga Outlook Mac in Outlookov splet, je s pravili v samodejnih odgovorih.

Ko vnesete samodejni odgovor, lahko kliknete Pravila in odpre se namenski meni za nastavitev pravil.

Izberite Dodaj pravilo in v Outlooku lahko ustvarite različna pravila za avtomatizacijo. Na primer, lahko samodejno posredovanje določenih e-poštnih sporočil na drug e-poštni naslov.

Outlook lahko tudi nastavite tako, da samodejno izbriše določena e-poštna sporočila s trženjskimi ključnimi besedami. Tako vas, ko se vrnete z dopusta, ne bo bombardiralo na stotine e-poštnih sporočil.

Drug scenarij so lahko odgovori po meri. Recimo, da so vam nekatere stranke pomembnejše. Njihov e-poštni naslov lahko dodate v Pravila in zanj nastavite odgovor na e-pošto po meri. Ponastavitev bo še naprej prejemala običajne samodejne odgovore v Outlooku. Možnosti so tukaj neskončne.

Tudi na Guiding Tech

Nastavite samodejne odgovore v Outlooku

Nastavitev samodejnih odgovorov med izven uradnih ur pokaže vaš profesionalni pristop k vašemu delu. Vaše stranke, stranke in tisti, ki se obrnejo na vas po e-pošti, cenijo posodobitve po e-pošti. Pojdite skozi zgornje korake in nastavite pošto zunaj pisarne v Outlooku.