Kako ustvariti e-poštne predloge v Microsoft Outlooku

Eden najboljših načinov za prihranek časa pri ponavljajočih se opravilih je ustvarjanje predlog. Predloga pomaga zagotoviti strukturo ali obliko za katero koli vsebino. Na primer, v Microsoft Outlooku lahko uporabniki ustvarijo e-poštne predloge, namesto da vsakič ustvarjajo e-poštna sporočila iz nič.

Te e-poštne predloge so priročne, če imajo odhodna e-poštna sporočila enako vsebino ali podobno strukturo. Če želite ustvariti e-poštno predlogo v Microsoft Outlooku, lahko uporabniki uporabijo Funkcija hitrih delov ali dodatek Moje predloge. Takole deluje:

Tudi na Guiding Tech

Ustvarite e-poštno predlogo s hitrimi deli v programu Microsoft Outlook

Quick Parts je galerija v Microsoft Outlooku, ki vsebuje vsebino za večkratno uporabo, kot so besedilo in slike. Uporabniki lahko priročno izberejo te elemente in jih vstavijo v e-pošto, zahteve za sestanke, opravila itd. Za ustvarjanje e-poštne predloge uporabite hitre dele:

Opomba: Microsoft je v Outlook 2007 predstavil hitre dele, ki so nadomestili samodejno besedilo, ki je bilo prisotno v prejšnjih različicah.

Korak 1: V računalniku zaženite Microsoft Outlook.

2. korak: Na traku izberite Novo e-pošto, da ustvarite pošto, ki jo želite shraniti kot predlogo.

3. korak: Označite besedilo e-pošte.

4. korak: Kliknite zavihek Vstavljanje in v skupini Besedilo kliknite spustni meni Hitri deli.

5. korak: Med navedenimi možnostmi izberite Shrani izbor v galerijo hitrih delov, da zaženete pogovorno okno.

6. korak: V pogovornem oknu izpolnite ustrezne podrobnosti za spodnja polja:

• ime: To je edinstven identifikator za vsak vnos. Hitri deli naštevajo imena po abecednem vrstnem redu. To se vam bo zdelo zelo koristno, če imate več vnosov.
• galerija: Outlook vam pomaga shraniti vsebino hitrih delov v določene galerije. To je zelo koristno, če imate shranjenih na tone predlog.
• kategorija: Držite se Splošnega, razen če potrebujete dodatno združevanje za svoje predloge. Kategorije so kot podmape in pripadajo galerijam.
• Opis: To je komentar, ki pomaga opisati vsak vnos ali predlogo. Tega atributa nikoli ne vidite, zato se vam ni treba ukvarjati s tem.
• Shrani v: Če želite zagotoviti, da je vsebina na voljo za uporabo v Outlookovih e-poštnih sporočilih, uporabite NormalEmail.dotm. Svoje vnose lahko izolirate tudi s predlogo.
• Opcije: Ta atribut pomaga določiti, kako vstavite vsak vnos.

7. korak: Kliknite V redu, da shranite podrobnosti novega vnosa. Do tega vnosa lahko vedno dostopate za različne namene, vključno z ustvarjanjem e-pošte.

8. korak: Če želite uporabiti novo predlogo, pojdite na del e-poštnega sporočila, kjer želite, da se prikaže predloga.

9. korak: Izberite Hitri deli in kliknite predlogo, ki jo želite uporabiti.

Opomba: Vsak element, shranjen v hitrih delih, je na voljo samo lokalno v računalniku.

Tudi na Guiding Tech

Ustvarite predlogo e-pošte z uporabo dodatka Moje predloge

Moje predloge so dodatek, ki ga ponuja Microsoft za olajšanje vnosa besedila z enim klikom. S to funkcijo lahko uporabniki shranijo pogosto uporabljene fraze in jih po potrebi dodajo v e-pošto. Ta funkcija je vnaprej nameščena v Outlooku; vendar morajo uporabniki imeti e-poštni račun s strežnikom Microsoft Exchange.

Dodatek Moje predloge uporabite tako:

Opomba: Dodatek Moje predloge je na voljo v programih Microsoft Outlook 2019, 2016 in 2013 ter Microsoft 365.

Korak 1: Zaženite Microsoft Outlook.

2. korak: Na traku izberite Novo e-pošto.

3. korak: Na zavihku Sporočila in v skupini Moje predloge kliknite Ogled predlog.

Opomba: Če dodatek Pogled predloge ni vnaprej konfiguriran na traku Outlook, izberite Datoteka in upravljanje dodatkov, da ga namestite.

4. korak: V novem pogovornem oknu kliknite Predloga.

5. korak: V prazna besedilna polja vnesite naslov in telo e-pošte.

6. korak: Kliknite Shrani, da zagotovite, da je predloga na voljo kadarkoli jo potrebujete.

7. korak: Kliknite na novo ustvarjeno predlogo, da jo prenesete v telo e-pošte.

Opomba: Predloge, ustvarjene z dodatkom Moje predloge, so shranjene v vašem nabiralniku in do njih lahko dostopate od koder koli.

Tudi na Guiding Tech

Ustvarjanje e-poštnih predlog v Gmailu

Ne glede na to, ali uporabljate funkcijo hitri deli ali dodatek Moje predloge, lahko preprosto ustvarite preproste predloge v Microsoft Outlooku. Predloge lahko ustvarite tudi v drugih poštnih aplikacijah, kot je npr Gmail z uporabo Gorgias.