Kako samodejno arhivirati e-pošto v Outlooku

Microsoft Outlook je najbolj priljubljena e-poštna rešitev med podjetji in podjetji. Ko gre za potrošnike, Outlook zaostaja za Gmailom. Privzeta Outlookova pošta ima 15 GB prostora za zapolnitev. S količino marketinških ali bančnih promocij in drugega neželenega materiala, ki ga dobimo, je precej enostavno izgubiti ta pomembna e-poštna sporočila izpred oči. Situaciji se lahko izognete tako, da arhivirate manj potrebna e-poštna sporočila in izbrišete promocijsko in neželeno pošto.

Če je vaš Outlookov nabiralnik počasen ali deluje čudno, morate arhivirati ali izbrisati nepomembna e-poštna sporočila. Ročno arhiviranje e-pošte je lahko dolgotrajen in naporen proces.

Microsoft sicer ponuja funkcijo Focused Inbox, vendar je omejena na filtriranje ustreznih e-poštnih sporočil za uporabnika. Drug koristen dodatek so Outlookova pravila. To je Outlookova različica IFTTT. S pravili lahko ustvarite več avtomatizacije za premikanje določenih e-poštnih sporočil v arhiv ali brisanje razdelka za e-pošto.

V tej objavi vas bomo vodili skozi funkcijo Outlookovih pravil in ustvarili bomo nekaj pravil za samodejno arhiviranje e-pošte iz Outlooka. Objava bo obravnavala še en Outlook bonus trik za odjavo nepomembnih e-poštnih sporočil z enega mesta. Začnimo.

Tudi na Guiding Tech

Ustvarite pravilo samodejnega arhiviranja iz e-pošte

Funkcija Outlookovih pravil je na voljo samo za Outlook Mac, Windows in splet. Na mobilnih napravah ne morete dostopati do funkcije Pravil. Za to objavo bomo uporabili Outlookov splet, saj deluje enako na vseh platformah.

Korak 1: Odprite Outlook web in se prijavite s poverilnicami za Microsoftov račun.

2. korak: Izberite nepomembno e-pošto in jo odprite.

3. korak: Dotaknite se menija s tremi pikami in izberite Ustvari pravilo.

4. korak: Ustvarite pravilo za premikanje sporočil od pošiljatelja v mapo Arhiv.

Po tem se bodo vsa e-poštna sporočila pošiljatelja premaknila neposredno v arhiviran nabiralnik. Še vedno lahko dostopate do njih iz menija Arhiv v mapah.

Ustvarite pravila samodejnega arhiviranja v nastavitvah Outlooka

Zgoraj omenjeni trik premakne vsa e-poštna sporočila od pošiljatelja v arhiv. Kaj pa, če želi nekdo arhivirati e-poštna sporočila z določenimi temami ali ključnimi besedami iz telesa sporočila?

Na primer, izčrpan sem od ponudb za posojila, posodobitev Coronavirusa ali katere koli druge marketinške smeti iz moje banke. Vendar pa se redno sklicujem na mesečni izpisek mojega bančnega računa in račune za kreditno kartico. Če imate podobne želje glede tem ali predmetov, sledite spodnjim korakom, da nastavite nekaj pravil.

Korak 1: Odprite Outlook web in pojdite v Nastavitve.

2. korak: Oglejte si vse nastavitve Outlooka in pojavil se bo namenski meni z nastavitvami.

3. korak: Izberite možnost Pravila in izberite Dodaj novo pravilo.

4. korak: Poimenujmo ga Bančna pravila in dodajmo pogoj.

5. korak: Dodajte ključne besede, ki niso več pomembne za vas, dodal sem sporočilne izraze, kot so Posojilo, EMI itd.

6. korak: Ustvarite pravilo za premikanje vseh e-poštnih sporočil v mapo Arhiv in pritisnite Shrani.

Zdaj, ko prejmete e-poštna sporočila s ključnimi besedami Posojilo, EMI ali Pomembno, bodo samodejno premaknjena v mapo Arhiv.

Ustvarimo še eno uporabno pravilo. Ali bomo? Vsako podjetje uporabnikom pošilja e-pošto, povezano s koronavirusom. Čeprav pozdravljam njihova prizadevanja, je včasih utrujajoče vsak dan brati novice o smrtonosnem virusu. S pomočjo Outlookovih pravil lahko samodejno arhivirate to pošto, preden pritegne vašo pozornost.

Korak 1: Odprite Outlook Web in se pomaknite do Nastavitve > Pošta > Pravila.

2. korak: Poimenujmo novo pravilo 'Koronavirus' in dodajmo pogoje.

3. korak: Dodajte pogoje, na primer, če telo sporočila vključuje ključno besedo (kot je Corona virus ali COVID-19), nato pa ta e-poštna sporočila premaknite v mapo Arhiv.

Ustvaril sem na desetine Outlook pravila. To je zmogljiva funkcija, možnosti pa so neskončne. Tukaj je, kako ga uporabljam. Kadar koli sem na počitniškem potovanju, ustvarim pravilo, da vso dohodno e-pošto premaknem v mapo »Med potovanjem«, da zagotovim, da me nikoli ne motijo ​​v času družine.

Nekatera nepomembna podjetja še naprej pošiljajo neželeno e-pošto v mojo Outlookovo nabiralnik. Ne puščajo mi druge izbire, kot da ustvarim pravilo samodejnega brisanja, da odstranim ta e-poštna sporočila.

Tudi na Guiding Tech

Odjavite se s pošiljatelji e-pošte

Funkcija samodejnega arhiviranja je uporabna, če želite, da nabiralnik ostane čist pred lažnimi e-poštnimi sporočili. Če pa želite popolnoma prenehati prejemati e-poštna sporočila od pošiljatelja, morate uporabiti funkcijo odjave od e-pošte.

Vendar pa je iskanje tega majhnega gumba za odjavo v vsaki pošti lahko zamudno in dolgočasno. Na srečo z Outlook Web, si lahko na enem mestu ogledate vse pošiljatelje e-pošte z gumbom za odjavo.

Korak 1: Odprite Outlook web in pojdite v Nastavitve.

2. korak: Pomaknite se do Pošta > Naročnine.

3. korak: Tukaj boste videli seznam pošiljateljev e-pošte z velikim gumbom za odjavo.

4. korak: Odjavite se na nepotrebne iz menija, lahko pa se dotaknete tudi menija s tremi pikami, da blokirate pošiljatelja.

To funkcijo uporabljam enkrat na četrtletje, da s seznama odstranim nepomembna e-poštna sporočila.

Tudi na Guiding Tech

Naj bo vaš e-poštni predal čist

Microsoft Outlook vsebuje odlično funkcijo pravil. Uporabite ga lahko za samodejno brisanje, samodejno arhiviranje dohodne pošte, premikanje v različne mape za določen čas in celo odjavo nepotrebnega pošiljatelja iz enega samega menija. To je izboljšalo mojo izkušnjo z e-pošto za miljo. Kako nameravate uporabljati Outlookova pravila? Zvok izklopljen v spodnjem razdelku za komentarje.