Popoln vodnik za organizacijo Gmaila za njegovo učinkovito uporabo
Miscellanea / / November 29, 2021
Gmail je še vedno zelo pomemben in pomemben, čeprav so aplikacije všeč Ohlapnost in Ekipe zmanjšali našo odvisnost od e-pošte. Po mnenju a McKinseyjevo poročilo, povprečna oseba še vedno preživi do 28 % delovnega časa v tednu za e-pošto. Zato je smiselno organizirati Gmail, da zmanjšate nered in izboljšate produktivnost.
Število e-poštnih sporočil, ki jih prejmemo, je lahko osupljivo, zlasti iz virov, na katere se niti ne spomnimo, da bi se naročili. Potem so tu še stara, a pomembna e-poštna sporočila, ki se izgubijo v morju svežih e-poštnih sporočil. Tukaj je nekaj hitrih nasvetov in trikov za organiziranje e-pošte v Gmailu in vnašanje razuma v svoje službeno življenje.
Začnimo.
1. Organiziranje Gmailove mape Prejeto
Večina e-poštnih sporočil konča v mapi Prejeto, kar je glavni razlog, zakaj je tako natrpan in hkrati preobremenjen. Eden od načinov za hitro iskanje pomembnih e-poštnih sporočil je, da spremenite vrsto mape Prejeto, da se na vrhu prikažejo pomembna e-poštna sporočila.
Korak 1: Kliknite Nastavitve in izberite Vse nastavitve.
2. korak: Pojdite na zavihek Prejeto, kjer lahko izberete privzeti pogled poleg vrste Prejeto.
Predlagam, da preizkusite nekaj alternativ in preverite, katera ustreza vašim potrebam:
- Privzeto: prikazuje e-pošto po datumu in času
- Najprej pomembno: Gmail uporablja AI, da se odloči, katera e-poštna sporočila so pomembna za vas
- Najprej neprebrano: Organizirajte Gmail tako, da bodo neprebrana e-poštna sporočila prikazana najprej
- Najprej označena z zvezdico: e-poštna sporočila, ki ste jih označili z zvezdico, bodo prikazana najprej. Z zvezdicami označite pomembna e-poštna sporočila/ID-je
- Prednostna pošta: Google posveča pozornost na e-poštna sporočila, s katerimi ste največkrat v interakciji, in te podatke uporablja za prikaz ustreznih e-poštnih sporočil
Obstajajo še druge nastavitve, ki jih morate preveriti.
Tudi na Guiding Tech
2. Organiziranje Gmaila po mapah/oznakah
Gmail ga imenuje oznake, vendar pomeni isto stvar. Mesto za filtriranje in shranjevanje vaših e-poštnih sporočil, tako da ne obremenjuje mape Prejeto. Priporočam, da je skupno število nalepk nizko in da se z njimi ne norite. Prav tako lahko ustvarite ugnezdene oznake v Gmailu, kar pomeni oznake znotraj oznake. Deluje skoraj kot podmapa.
Ustvarili bomo filter, ki bo Gmailu sporočil, naj pošlje določeno e-pošto ali ga shrani pod to oznako.
Korak 1: Odprite e-pošto, za katero želite ustvariti filter. Kliknite na ikono Oznake na vrhu, da si ogledate seznam obstoječih oznak. Izgleda kot puščica, ki kaže desno.
2. korak: Izbirate lahko med obstoječim seznamom oznak ali ustvarite novega tako, da neposredno vtipkate ime na vrhu. Tukaj lahko tudi upravljate nastavitve oznak.
Ustvarite na primer oznako z imenom Reading Digest za vsa e-poštna sporočila, ki jih prejmete od Medium ali Quora ali glasila, na katera ste se naročili. Ta e-poštna sporočila zdaj ne bodo prikazana v vaši mapi Prejeto in bodo šla neposredno na etiketo ali mapo. E-poštna sporočila lahko tudi premaknete v oznake iz tega menija, če ne želite ustvariti nove oznake za to čudno e-pošto.
Nalepke lahko tudi z barvno kodo. Pomikajte se po seznamu oznak v stranski vrstici in kliknite ikono menija s tremi pikami poleg nje, da izberete barvo.
3. Organizirajte Gmail po velikosti
Google ponuja 15 GB prostega prostora za vse Googlove aplikacije, vključno z Gmailom. Vam zmanjkuje prostora ali želite nekaj pospraviti? E-poštna sporočila razvrstite po velikosti, da poiščete in izbrišete e-poštna sporočila, ki zavzemajo prostor, vendar zdaj nimajo namena.
Operater za iskanje je velikost: bajti. To pomeni, da boste vnesli iskanje e-poštnih sporočil, ki zavzamejo več kot 15 MB prostora velikost: 15728640. Ukaz velikost: mb tudi deluje.
Na tej točki lahko postanete ustvarjalni in dodate več parametrov iskanja za nadaljnje rezultate filtriranja, kot so:
- velikost: mb ima: prilogo
- velikost: 10mb ima: priponka ime datoteke: doc
- velikost: 10mb večja_od: 5m manjša_od: 8M
Preizkusite nekaj kombinacij, da preverite, kakšne rezultate dobivate, in nato sledite temu. Gmail bo tik pod iskalno vrstico predlagal nekaj dodatnih iskalnih parametrov, kot sta datum in čas, da boste lažje našli, kar iščete.
Profesionalni nasvet: Veste, kako lahko ustvarimo oznake filtrirajte e-pošto. Ali ste vedeli, da lahko uporabite oznako #GoogleDrive za shranjevanje prilog neposredno v mapo v Drive? Če pozneje izbrišete e-poštno sporočilo, tudi shranjena datoteka v Drive ne bo izbrisana.
Tudi na Guiding Tech
4. Upravljanje zavihkov
Gmail ima veliko zavihkov, ki so privzeto aktivni. Ne potrebujete ali morda ne potrebujete vseh teh zavihkov.
Vrnite se v Nastavitve in pod zavihkom Prejeto boste opazili Kategorije. Tam lahko preprosto vklopite/izklopite te zavihke. Ne morete ustvariti novih zavihkov ali dodeliti oznake kot zavihku. To bi bilo pa tako kul.
5. Organizirajte Gmail po pošiljatelju
Iščem vsa e-poštna sporočila določenega pošiljatelja. To je enostavno in ni vam treba niti odpreti e-pošte, da bi to delovalo.
Z desno miškino tipko kliknite e-poštno sporočilo in izberite »Poišči e-poštna sporočila iz imena«, da začnete iskanje. Vsa e-poštna sporočila bi si morali ogledati v nekaj sekundah.
Google Mail Rocks
Gmail je eden izmed najbolje zasnovanih ponudnikov e-poštnih storitev na svetu. Obstaja več načinov, da ga prilagodite tako, kot želite. Obstajajo tudi skrite lastnosti, bližnjice na tipkovnici, in iskalni operaterji, ki jih lahko uporabite, da dobite, kar iščete. Upam, da so vam zgornji nasveti pomagali bolje organizirati mapo »Prejeto«. Mogoče celo doseči nič nabiralnika? Držim pesti.
Naslednji: Ste izgubili e-pošto v Gmailu? Tukaj je nekaj načinov, kako obnoviti izgubljeno Gmailovo e-pošto in se pripraviti na prihodnje nesreče. Nikoli ne boste izgubili še enega e-poštnega sporočila.