13 najboljših načinov za uporabo Dropbox papirja

Minilo je dobrih nekaj let, odkar je Dropbox Paper izstopil iz beta faze. Orodje za sodelovanje vam omogoča lepo in lepo ustvarjanje zapiskov, ki jih je mogoče deliti ureja dokumente in datoteke v mape ali projekte. Dropbox Paper sprejema vse vrste vsebine in predstavnostnih formatov, kar omogoča neverjetno enostavno načrtovanje dokumentov.

Dropbox Paper je sposoben več kot to. Če želite raziskati ves potencial Dropbox papirja, si oglejte spodnje trike in trike.

1. Ustvarite mape samo za povabilo

Ko ustvarite mapo v Dropbox Paperju, jo lahko privzeto vidijo vsi člani ekipe. Če pa želite ustvariti mapo za določene ljudi v skupini, je najboljša rešitev ustvariti mapo samo s povabilom.

Če želite to narediti, kliknite gumb Ustvari novo mapo na desni plošči in ko se prikaže novo okno, dodajte ime. Nato tapnite ikono v obliki zgradbe na spodnjem traku in izberite Samo povabilo.

Izberite imena članov vaše ekipe in pritisnite gumb Ustvari.

Kul nasvet: Lahko se odločite tudi za tiho ustvarjanje mape, ki je odprta za vse. To storite tako, da počistite imena članov, preden pritisnete gumb Ustvari.

Tudi na Guiding Tech

2. Preverite moč iskanja

Moram poiščite dokument imeti določeno besedo? Iskanje moči to omogoča. Vse kar morate storiti je, da v iskalno vrstico vnesete ključno besedo in ustrezna datoteka ali mapa se bo takoj prikazala.

Na primer, Članek o izsiljevalski programski opremi se pojavi v mapi GT > Android > Objave > AI za moj račun. Torej mi ni treba iti vse do te mape.

Podobno lahko iščete samo po naslovu dokumenta in orodje bo poskrbelo za ostalo.

3. Uporabite bližnjico

V tej dobi, ko je vse skoraj takojšnje, je bistveno, da upoštevate isto mantro tudi med upravljanjem svoje ekipe na papirju, zlasti ko gre za oblikovanje dokumentov.

Dropbox Paper je na voljo z izborom bližnjice na tipkovnici. Poleg splošnih bližnjic, kot sta Ctrl+B za krepko in Ctrl+U za podčrtaj, to orodje za sodelovanje podpira vrsto nadomestnih.

• Oštevilčen seznam: 1. sledi presledek
• Seznam opravil: [], ki mu sledi presledek
• Glava: Ctrl+Alt+1
• Datum: /datum, ki mu sledi presledek

Torej, če morate dodati vrsto nalog, dodajte *, ki mu sledi presledek, in oznaka bo dodana takoj.

S temi prihranite veliko časa pri prehodu med orodno vrstico v dokumentu. Prav tako naredijo vaš potek dela bolj nemoten.

Če želite izvedeti celoten seznam, preprosto kliknite ikono tipkovnice v spodnjem desnem kotu.

4. Ustvarite opravila kot šef

Kot morda že veste, za dodajanje kontrolnega seznama elementov morate vnesti [], ki mu sledi presledek. Zdaj je dobra novica, da lahko ta kontrolni seznam/naloge dodelite na poti, tako da preprosto dodate znak @, ki mu sledi ime člana ekipe.

Torej, če morate ustvariti nalogo z imenom "Dodaj komentarje na Facebooku" in ga dodelite Sylvii z rokom 11. marca 2020, morate samo vnesti naslednji ukaz.

[] Dodaj komentarje na Facebook @Sylvia /11/03/2020 

to je to. Brez poigravanja z orodno vrstico ali na zgornjem traku.

Kul nasvet: Uporabite ikono Predstavi na vrhu, da svoj dokument predstavite kot diaprojekcijo.

Tudi na Guiding Tech

5. Dodaj dokumente v mapo

Ali pogosto odprete določeno mapo, da vanjo postavite dokument? To je strašna izguba časa.

Najboljši način je ustvariti dokument na domači strani. Ko ga poimenujete, kliknite povezavo Dodaj v mapo pod imenom dokumenta in orodje bo poskrbelo za ostalo.

Ali si vedel: Dokumenti brez strukture map bodo na domači strani prikazani kot Neregistrirani.

6. Preveč emojijev? Preštejte jih!

Mislim, da si uporabljal način preveč emojijev na vašem dokumentu? Namesto da bi se usedli in jih ročno prešteli, kaj ko bi pustili Dropbox Paperju, da opravi delo?

Ja, prav ste prebrali. Poleg standardnega štetja, kot sta število besed in znakov, Dropbox Paper šteje tudi število emojijev.

Torej, če menite, da je 29 emojijev malo preveč, se lahko preprosto vrnete v dokument in jih odstranite.

Če želite preveriti število besed, tapnite gumb s tremi pikami v zgornjem desnem kotu in pritisnite možnost za število besed.

7. Prilepite posnetke zaslona kot Pro

Še en kul trik, ki vam ga Dropbox Paper omogoča, je, da vam ni treba naložite posnetke zaslona in slike na konvencionalni način. Vse kar morate storiti je, da kopirate slike iz vira in jih prilepite v svoj dokument.

Tudi preurejanje slik na Dropbox Paper je tako enostavno kot povleci in spusti. Izberite sliko, ki jo želite premakniti, in premaknite kazalec miške na želeni položaj. Čudovito, kajne?

Tudi na Guiding Tech

8. Povezava do različnih medijskih elementov

Naj bo to zvočna datoteka ali videoposnetek v YouTubu, Dropbox Paper vam omogoča, da jih preprosto prikažete. Mantra? Kopiraj in prilepi. Ja, ni vam treba dodati povezave za vdelavo.

Tukaj morate preprosto kopirati povezavo do videoposnetka (ali pesmi) iz naslovne vrstice in jo prilepiti v svoj dokument - Ja, podobno kot slike in posnetki zaslona.

9. Integrirajte s svojim koledarjem

Nenazadnje lahko integrirate Paper v Google Koledar (ali MS Outlook). Če želite to narediti, kliknite ime dokumenta in videli boste majhen siv poziv za povezavo dogodka v koledarju.

Izberite koledar po svoji izbiri in ko je nastavitev končana, dodajte datum in zapiske sestanka.

Dobra novica je, da bodo vsi prihodnji sestanki, ko imate integriran koledar, prikazani na domači strani Paperja.

10. Povezava kot Ninja

Ja, vem, da poleg Povabi obstaja še uporabna ikona, ki vam omogoča dodajanje zunanjih povezav. Vendar pa je okorno klikniti in nato dodati povezavo vsakič, ko morate dodati povezavo.

Pametno je, da izberete besedilo, ki ga želite povezati, pritisnete Ctrl+K in nato dodate povezavo. Lepo, kajne!

11. Izvozite svoje dokumente

Dropbox vam omogoča tudi izvozite svoje dokumente v formatih PDF, Word ali Markup. To je še posebej uporabno, če morate poslati nekaj dokumentov strankam ali poslovnim partnerjem, ki nimajo dostopa do Dropbox Paperja vaše ekipe.

Za izvoz izberite dokument na domači strani in pritisnite gumb Izvozi, kot je prikazano na spodnjem posnetku zaslona.

Nato izberite svojo obliko in prenos se bo začel čez nekaj sekund.

Položite pero na papir

Poleg vseh zgornjih funkcij vam Dropbox Paper omogoča enostavno integracijo z aplikacijami drugih proizvajalcev, kar razširi obseg orodja za več stopinj. Predvsem pa se lahko povežete z datotekami in dokumenti Dropbox tako enostavno, kot bi dodali potrditveno polje ali seznam.

Naslednji: Iščete načine za uporabo Dropboxa v Gmailu? Oglejte si naslednji članek, če želite izvedeti, kako.