5 nasvetov za moč, s katerimi lahko izboljšate potek dela PDF

Če ste lastnik malega podjetja ali samostojni delavec, verjetno veliko obdelujete PDF-ji. Naj bodo to računi, predračuni ali celo pogodbeni dokumenti, skoraj vse se danes pošilja v PDF-jih.

Ker se število PDF-jev povečuje, postane njihovo upravljanje težavno. Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali izboljšati svoj delovni potek.

1. OCR dokumenti z FreeOCR

OCR je odlična tehnologija, ki obdela vaše skenirane ali prenesene datoteke PDF in naredi besedilo prepoznavno. To je lahko še posebej uporabno za indeksiranje strani, ki jih skenirate s skenerjem. FreeOCR je brezplačen pripomoček za Windows, ki naredi prav to.

To je lahka aplikacija, ki pregleda vaše datoteke PDF, analizira njihovo vsebino in spremeni besedilo, ki ga ni mogoče izbrati v obliki slike/PDF, v običajno besedilo, s katerim lahko delate.

2. Ustvarjanje in urejanje PDF-jev s Foxit Readerjem

Foxit Reader je brezplačen bralnik PDF za Windows, vendar lahko naredi veliko več kot samo branje PDF-jev. Videz vmesnika Foxita nevarno blizu zbirke Microsoft Office, a če pogledamo svetlejšo stran, se bodo uporabniki Officea počutili kar doma. Dokument lahko ustvarite v MS Word/Excel tako kot zdaj, vendar namesto uporabe vgrajenega orodja za izvoz MS lahko uporabite Foxitovo veliko izboljšano možnost.

Pomembna opomba: Foxit Reader je s svojim izdelkom združeval oglasno programsko opremo (beri nadležne orodne vrstice). Zato pozorno spremljajte korake namestitve in se prepričajte, da ste izbrali Namestitev po meri način namesto privzetega.

Če imate nameščen Foxit Reader, bi morali videti možnosti PDF v vašem Pisarna programi, ki so priročno nameščeni v meniju traku. Če iščete bolj izviren pristop k ustvarjanju PDF-jev, morate Foxit poskusiti. Foxit lahko uporabite tudi za označite in označite datoteke PDF.

3. Shranite datoteke PDF v Google Drive

Google Drive vam ponuja brezplačno 15 GB prostora za shranjevanje, ki ga lahko razširite s plačilom letne pristojbine. 15 GB bo za večino od nas dovolj. Zakaj bi sploh želeli naložiti svoje PDF-je na Google Drive, se sprašujete? No, isti razlog, zakaj varnostno kopirate stvari v oblak. Imeti kopijo na spletu je vedno smiselno.

Z Drive pa lahko naredite veliko več kot le varnostno kopiranje datotek PDF. Upravljanje map Google Drive sistem pomeni, da je mogoče vse vaše PDF-je vložiti na sistematičen način, kar bo skrajšalo čas za kasnejše iskanje na. Lahko bi tudi jih hitro priložite svojemu e-poštnemu sporočilu v Gmailu ko morate nekomu poslati PDF po e-pošti. Gmailova odlična funkcija za priloge zagotavlja, da prejemniku nikoli ni treba zapustiti brskalnika, če si želi samo ogledati prilogo.

4. Vklopite OCR v Google Drive

Google Drive podpira OCR. Kar pomeni, da boste shranili vaše datoteke PDF z OCR in vam omogočili neposredno iskanje iz nje.

Če želite omogočiti to funkcijo, kliknite na Nastavitve ikono na strani Google Drive, nato pojdite v Nastavitve nalaganja in preverite možnost, ki pravi Pretvori besedilo iz prenesene datoteke PDF in slikovne datoteke. Zdaj bo vsaka datoteka PDF, ki jo naložite, skenirana in pretvorjena v obliko, ki jo je mogoče iskati.

5. Iščite datoteke PDF z Google Drive (ali Evernote)

Zdaj, ko so vsi vaši skenirani dokumenti PDF označeni z OCR in naloženi na eno osrednjo lokacijo, jih je mogoče dobro uporabiti. Google Drive lahko uporabite za iskanje dokumentov PDF ne samo po naslovu, ampak tudi po besedilu v njih.

Če se torej ne spomnite imena datoteke PDF, ki jo iščete, vendar se nejasno spomnite njene vsebine, vam lahko Google Drive zagotovo pomaga.

Alternativa:Evernote ponuja podobno (in izboljšano) funkcionalnost, vendar je na voljo samo za uporabnike Evernote Premium. Če ste eden izmed njih, vam ne priporočam uporabe Evernote za varčevanje in dovolj visoko indeksiranje vaših PDF-jev. Ker je Evernote namizna aplikacija, iskanje traja veliko manj časa, nedavne posodobitve iskanja Evernote pa so ga naredile res zmogljivega. Če ste pripravljeni plačati za storitev za upravljanje datotek PDF, si vsekakor poglejte v Evernote.