Kako ustvariti pravila na podlagi e-poštnih predmetov v Outlooku 2013

Ali uporabljate MS Outlook kot namizni e-poštni odjemalec? Ali ga uporabljate samo za pošiljanje in prejemanje e-pošte? Ali ste vedeli, da ga lahko uporabite za druge namene, npr organiziranje seznamov opravil in opomnik za opravila?

No, s svojo naredim veliko več. Uporabljam ga kot avtomatski e-poštni odgovor, kot orodje za organiziraj moja e-poštna sporočila in veliko več. Ena izmed mojih najljubših je uporaba MS Outlooka izvajati ankete. Stranka lahko lepo in samodejno razvrsti statistiko e-poštnih anket. Pravzaprav je trik, ki je potreben za to, mogoče uporabiti v mnogih drugih primerih. Govorimo o ustvarjanju pravil za e-poštna sporočila na podlagi njihovih predmetov.

Nadaljujmo s primerom ankete. Recimo, da ste v organizaciji in naj bi zaposlenim poslali vabilo na množični dogodek, medtem ko zbirate podatke o tem, koliko se jih želi udeležiti. To je enostavno, preprosto dodajte gumb za glasovanje in prosite prejemnike, da odgovorijo z a da oz št s klikom na gumb za glasovanje.

Opomba:

Naša vadnica temelji na MS Outlook 2013. Vendar pa je nastavitev uporabna tudi za nižje različice. Edina razlika bi bil v uporabniškem vmesniku.

Zdaj je problem zbiranje statistike. Ali se boste pomikali po mapi »Prejeto« in prešteli vsak odgovor ter ločili ja in ne ročno? Obstajajo boljši načini; enega vam bomo pokazali.

Poslal bom mail z zadevo Oddajte svoj glas in gumb za glasovanje, s katerim lahko odgovorite z Da ali Ne. Kliknite na Uporabite gumbe za glasovanje možnost vstavljanja gumbov.

Preden ga pošljem, bom nastavil orodje, da bo pripravljeno poslušati odgovore in samostojno šteti statistiko. Tukaj je tisto, kar moram nastaviti.

Ustvarjanje statističnih map

Jaz bi navigirala do svojega Prejeto, v levem podoknu z desno miškino tipko kliknite in ustvarite novo mapo. Jaz bi ga poimenoval Glasoval Da.

Podobno bi ustvaril še enega z imenom Glasoval št. Rezultat je prikazan na spodnji sliki.

Ustvarite pravila poslušalcev

Zdaj moram ustvariti pravila, da lahko Outlook uporablja pravila za sporočila, ko prispejo, in jih potisne v ustrezne mape. Sledite korakom za ustvarjanje pravil.

Korak 1: Pomaknite se do Domov zavihek. Spodaj Premakni se razdelek, premaknite miškin kazalec na Pravila in nato kliknite na Upravljajte pravila in opozorila.

2. korak: Začnite s klikom na Novo pravilo.

3. korak: Na Čarovnik za pravila, Začnite s praznim pravilom z izbiro Uporabi pravila za sporočila, ki jih prejmem. Kliknite na Naslednji.

4. korak: Izberite pogoj. Najboljši način je iti s posebnimi besedami v temi. Lahko se odločite za več pogojev.

5. korak: V spodnjem podoknu istega okna kliknite na specifične besede. Dodajte iskalni niz kot Da: oddajte svoj glas. Kliknite na Naslednji.

6. korak: Izberite dejanje. Želeni namen z dohodnim odgovorom je, da premaknite v določeno mapo.

7. korak: V spodnjem podoknu istega okna kliknite na določeno. Zdaj izberite mapo Glasoval Da in kliknite na V redu.

8. korak: Nazaj na Čarovnik za pravila, kliknite na Končaj. Ponovno sledite korakom od 2 do 7. Tokrat z iskalnim nizom (5. korak) kot Ne: oddajte svoj glas in mapo (7. korak) kot Glasoval št.

to je to. Vrnite se na e-pošto, ki je v osnutku, dodajte svoj seznam prejemnikov in Pošlji. Ko prispejo odgovori, samo preverite število v vsaki mapi.

Opomba: Kot smo že omenili, pravilo temelji na zadevi e-pošte. Odgovor bi imel predpono glasovanega odgovora na zadevo. In zato so pravila usklajena na ta način. Glede na možnosti glasovanja, ki jih uporabljate, se bodo vaša pravila razlikovala.

Se to sliši zanimivo? Ali to pomeni tudi veliko zmanjšanega dela? Preizkusite in nam sporočite, kako dobro je delovalo.