Невероватни савети и трикови за СхареПоинт библиотеку докумената

СхареПоинт је моћан и веома користан алат за мала и велика предузећа. Међутим, понекад постаје тешко користити различите алате, а корисници се могу осећати преплављеним свим њима. Дакле, одлучили смо да поделимо овај чланак о саветима и триковима СхареПоинт библиотеке докумената који ће вам помоћи. Такође смо разговарали о неким ограничењима СхареПоинт библиотеке докумената, тако да и они могу бити свесни ограничења библиотеке докумената. Да ли сте узбуђени што знате? Пошто смо узбуђени што можемо да поделимо своје знање са вама о подешавањима СхареПоинт библиотеке докумената! Па хајде да заронимо!

Невероватни савети и трикови за СхареПоинт библиотеку докумената

Ако желите да користите СхареПоинт и извучете максимум из њега, онда морате да знате неколико савета. У овом чланку смо покрили оне најбоље који ће вам олакшати и ефикасније користити СхареПоинт. Држите се до краја да бисте сазнали више.

Шта је СхареПоинт библиотека докумената?

Пре него што разговарамо о саветима и триковима СхареПоинт библиотеке докумената, хајде да прво сазнамо шта је то заправо. СхареПоинт библиотека докумената је посебан тип листе, али се у многим аспектима разликује од обичне листе. У СхареПоинт библиотеци докумената можете да сачувате своје документе, као што су слике, датотеке и ПДФ-ови итд. Дакле, у основи се листе користе за складиштење података, а библиотеке докумената се користе за складиштење различитих типова датотека. У библиотеци докумената када сачувате било коју информацију биће позната као ставка. Наставите да читате да бисте сазнали како да приступите поставкама СхареПоинт библиотеке докумената.

Како приступити поставкама СхареПоинт библиотеке докумената

Пратите доле наведене кораке да бисте приступили подешавањима СхареПоинт библиотеке докумената:

1. Иди на СхареПоинт на вашем рачунару.

2. Кликните на икона подешавања у горњем левом углу.

3. Изабери Садржај сајта из менија.

4. Затим изаберите жељени Библиотека докумената.

5. Кликните на икона зупчаника опет.

6. Изаберите Подешавања библиотеке.

Прочитајте следећи одељак да бисте сазнали више о примерима СхареПоинт библиотеке докумената.

Такође прочитајте:Где се налази мени Алатке у Оутлоок-у?

Примери СхареПоинт библиотеке докумената

Постоји много врста библиотека докумената за различите случајеве употребе. Можете да користите различите типове шаблона према вашим потребама, а СхареПоинт их је дизајнирао на такав начин да ће увек постојати нешто што ће одговарати вашим захтевима. Ево неколико примера СхареПоинт библиотеке докумената:

• Библиотека докумената – Овде можете складиштити документи и поделите их са другима.
• ИмовинаБиблиотека – Можете да складиштите веће датотеке као што су видео снимци, фотографије и аудиофајлови у овој врсти библиотеке.
• СликаБиблиотека – Библиотека слика је посебна врста датотеке коју можете лако да сачувате слике.
• ТобоганБиблиотека – Ово је веома корисна библиотека и овде можете делити слајдове. А када треба да их представите на састанку, то можете лако да урадите помоћу Мицрософт Поверпоинт-а.
• ВикиСтранаБиблиотека – Овде можете уштедети веб странице и вебделови који садржи и слике и текстове.
• ОдБиблиотека - То је сигуран место за складиштење свих ваших форме, наређења и извештаји.
• СајтСтранаБиблиотека – Ово је посебна врста библиотеке у којој можете да чувате своје странице.

Надамо се да је ово одговор на ваше питање о примерима СхареПоинт библиотеке докумената.

Такође прочитајте:Како да решите проблем са СхареПоинт Едит веб сегментом који није дозвољен

Ограничења СхареПоинт библиотеке докумената

Пошто СхареПоинт библиотека докумената има сјајне функције, постоје и нека ограничења и требало би да их знате. Ево неколико ограничења СхареПоинт библиотеке докумената:

• Можете уштедети само до 30 милион ставки на листи или библиотеци докумената. Међутим, може се чинити да је то више него довољно. Али ако водите велику компанију и користите СхареПоинт листу као примарно складиште података, онда чак 30 милион не може изгледати велика ствар.
• Можете само да видите 5к ставке у једном приказу.
• СхареПоинт има веома робустан систем претраживања. Међутим, када има превише података, то може да вам донесе погрешне резултате и не функционише исправно.
• Не можете да користите размаке када дајете СхареПоинт име библиотеци докумената.

Најбоље праксе за СхареПоинт структуру

Постоји много ствари које можете да урадите да бисте своје СхареПоинт искуство учинили холистичким. Разумевање шта вам треба, а шта не је веома важно када је реч о продуктивном коришћењу нечега. А након што себи олакшате живот, можете да поделите своје искуство у одељку за коментаре како сте применили савете подељене у наставку и како су вам они користили. Али пре тога, погледајте ове савете и трикове СхареПоинт библиотеке докумената.

1. Дајте логичка имена

Једна ствар коју морате имати на уму је СхареПоинт и његови алати су за сарадњу. Због тога ће све што креирате не само да ћете користити, већ ће бити доступно и вашим колегама или запосленима. Дакле, морате логички именовати сваку датотеку. Ако дате име које је збуњујуће и можда га други не разумеју, онда без запослени у контексту или ваши вршњаци ће губити превише времена само на откривање шта је библиотека докумената садржи. Не губите време својих вршњака, већ уложите своје време да дате право име.

2. Имајте различите типове библиотека

Као што смо рекли, постоје различите врсте библиотека докумената. Дакле, ако све своје податке чувате у једном, онда то не само да ограничава употребу алата већ и чини цело искуство лошим. Дакле, предлажемо вам да користите различите врсте библиотека докумената за организовање података. Ово је један од најбољих савета и трикова за СхареПоинт библиотеку докумената које можете пратити међу најбољим праксама СхареПоинт структуре.

3. Користите верзију документа

Када сачувате одређени документ, можда сте унели погрешне податке или је из неког разлога оштећен. У том случају, фрустрирајуће је поново креирати документ. Дакле, да бисте уштедели своје време и напоран рад, увек треба да укључите Версионирање документа. На тај начин можете опоравити претходну верзију датотеке. Ово је једна од најпогоднијих опција СхареПоинт библиотеке докумената.

4. Користите Мета Таг

Можете креирати фасцикле и тамо чувати своје документе. Међутим, саветујемо вам да креирате мета ознаке за своје документе. Ово међу осталим опцијама СхареПоинт библиотеке докумената помаже у лаком претраживању одређене ставке. Али ако користите фасцикле, а не мета ознаке, онда је прилично тешко тражити одређену датотеку и одузет ће вам више времена. Зашто вам саветујемо да избегавате фасцикле? Ако користите фасцикле, ограничавате класификацију само на одређени тип. С друге стране, мета ознаке су флексибилне и дају вам низ различитих опција.

5. Дати дозволу

Ако сте задужени за одређено одељење и сами управљате библиотеком докумената. Тада не само да ствара велики притисак на ваша рамена, већ и троши више времена и није ефикасан. Ако користите СхареПоинт онда је врло лако дати дозволе другима. Зато ћемо вам саветовати да дозволите, уређивање или креирање нових библиотека докумената, и другим запосленима. Не само да ће олакшати притисак на ваше раме, већ ће и повећати продуктивност ваше организације.

6. Држите коње

Управо смо рекли да би требало да поделите овлашћења са другима како би посао управљања библиотеком докумената био мање заморан. Међутим, ако се нови приправник или запослени придружио вашој организацији, или ако је то запослени из другог одељења. Да ли треба да им дате приступ библиотеци докумената и да им дате овлашћење да је уређују? Као што је неко једном рекао, са великом моћи долазе и велике одговорности (ко је рекао овај ред коментар испод). Дакле, увек треба да дате велику моћ некоме веома пажљиво. Одредите ко је одговоран и коме су потребне дозволе и дозволите само њих.

7. Име исправно

Ово су прилично основни савети и трикови за СхареПоинт библиотеку докумената. Као што смо раније рекли, не можете користити размаке између речи када именујете библиотеку докумената. Дакле, да ли бисте требали користити различите симболе јер писање имена само малим словима ствара забуну? Одговор је не, не би требало да користите симболе. Хајде да видимо како ће то изгледати када користите симболе. Дуцк*дуцк&го. Зар није збуњујуће? Увек ћемо вам предложити да користите велика слова за боље разумевање. На пример, напишите име овако, ДуцкДуцкГо. Ово је чудно и зато морате да користите овај трик за правилно именовање библиотеке докумената.

8. Имајте само једну врсту садржаја

Саветујемо вам да имате само једну врсту садржаја по библиотеци. Не мешајте се са другим типовима јер то може створити забуну. СхареПоинт вам не дозвољава групно означавање када отпремате датотеку. Дакле, поседовање само једне врсте садржаја такође може бити корисно ако желите да додате ознаке. Такође ће вам помоћи да лако пронађете различите чланке. Следите овај савет за најбоље праксе за СхареПоинт структуру.

9. Организујте информације

Организовање информација је веома важно. Пошто је СхареПоинт Мицрософт платформа, можете лако да интегришете и користите друге Мицрософт апликације са СхареПоинт-ом. Једна од апликација је ОнеНоте. Можете да користите ову апликацију за белешке да организујете своје нове идеје на једном месту.

10. Реад Реад Реад Реад

Стицање знања је веома важно кад год учите нешто ново. Исто је када желите да користите СхареПоинт. Ако не научите о различитим алаткама СхареПоинт-а, тада платформу није могуће ефикасно користити. Дакле, увек ћемо вам предложити да учите из чланака на блогу, водите курсеве или гледате ИоуТубе видео записе, како бисте имали што више информација.

Препоручено:

• Где се чувају Стеам подаци?
• Поправи грешку у верзији непознате датотеке Апек-а
• Шта се дешава када избришем иЦлоуд резервну копију?
• Како да направите СхареПоинт листу

Надамо се да вам је овај чланак помогао да сазнате о томе Савети и трикови СхареПоинт библиотеке докумената, поставке СхареПоинт библиотеке докумената и примери СхареПоинт библиотеке докумената. Ако и даље имате питања, не заборавите да их поделите у одељку за коментаре и наш тим ће се побринути за њих. Такође нам можете рећи које теме желите да истражите следеће, а ми ћемо покушати да напишемо посебан чланак о томе. Такође можете да сачувате нашу веб локацију у обележивачу за будућу употребу. Хвала вам за читање.