Најбоље СхареПоинт праксе за управљање документима – ТецхЦулт

СхареПоинт је један од најбољих алата за предузећа да комуницирају са својим запосленима и управљају њиховим подацима. Дакле, ако сте власник мале компаније или једна од 500 компанија са богатства, овај алат може много помоћи! Такође морамо имати на уму да Мицрософт СхареПоинт има много функција и ако се правилно користи, можемо учинити наш свакодневни рад ефикаснијим. Дакле, у овом чланку ћемо са вама поделити СхареПоинт најбоље праксе за управљање документима како бисте искористили алате у свом пуном потенцијалу. Да ли сте узбуђени што знате најбоље праксе управљања знањем у СхареПоинт-у? Ако јесте, онда је ово осећање обострано, јер смо такође узбуђени што можемо да поделимо ово знање.

Најбоље СхареПоинт праксе за управљање документима

Овај чланак садржи неке од најбољих пракси које можете да користите за ефикасније управљање на СхареПоинт-у. Дакле, ако сте почетник који још увек покушава да се снађе, наставите да читате до краја да бисте сазнали више корисних ствари о

СхареПоинт најбоље праксе за управљање документима.

Шта је СхареПоинт?

Пре него што пређемо на СхареПоинт најбоље праксе за управљање документима, прочитајмо нешто о СхареПоинт-у. СхареПоинт се углавном користи за креирање сајтова. То је један од најбољих алата које је Мицрософт икада направио за дељење, управљање и приступ информацијама са више уређаја. Развијен је 2001. године и има више од 200милионаактивни корисници. Иако СхареПоинт не добија ажурирања често. Али чак и тако, то је један од најпознатијих алата у Мицрософт 365.

Још једна ствар коју морате запамтити је да то није апликација већ платформа. Главна разлика између апликације и платформе је у томе што апликација обавља одређене задатке, док је платформа на којој се апликација или веб локација могу изградити. Да поједноставимо, апликација или веб локација је производ, а платформа је фабрика у којој се производ производи.

Такође прочитајте:Како да решите проблем са СхареПоинт Едит веб сегментом који није дозвољен

Најбоље СхареПоинт праксе

Ова Мицрософт платформа се углавном користи за складиштење, анализу и дељење података. Дакле, морате да разумете најбоље праксе које можете да следите да бисте то учинили ефикасније. Да бисмо вам пружили јасније објашњење, поделили смо савете у два различита одељка, најбоље праксе за СхареПоинт за управљање документима и најбоље праксе СхареПоинт велике библиотеке докумената. Дакле, упознајмо се са сваким од њих детаљно.

Најбољи СхареПоинт Пракса за Управљање знањем 

Дакле, прво ћемо поделити неке од најбољих пракси управљања знањем у СхареПоинт-у које треба да применимо.

1. Сарадња са другима

За раст компаније неопходна је сарадња са другима. Без сарадње није могуће имати здраву културу рада, па ће то изазвати стагнацију. Зато не заборавите да СхареПоинт није само одлична локација за управљање информацијама, већ има и алате за сарадњу са тимом. Искористите их и останите повезани. Дакле, решио је ваш упит за најбоље праксе за структуру СхареПоинт фасцикли.

2. Коришћење мета ознака

Многи корисници имају питања као што су најбоље праксе за структуру СхареПоинт фолдера. Али ми ћемо вам препоручити да користите мета ознаке уместо фасцикли. Веома је важно користити ознаке за ефикасно сортирање различитих информација. Многи људи и даље користе фасцикле за класификације, али у већини случајева коришћење мета ознака је ефикасније. Ако не користите СхареПоинт на мрежи, можда нисте упознати са мета ознакама, и то је у реду. Али сада, пошто ово знате, тражићемо од вас да користите ову функцију. Јер коришћењем само фасцикли ограничавате се на већу флексибилност.

Не кажемо да уопште треба да користите фасцикле, али ознаке омогућавају бољу доступност информација и можете им брзо приступити. Ово је прва тачка коју треба да пратите за најбоље праксе за СхареПоинт структуру.

3. Додељивање дозвола

Ово је још једна одлична СхареПоинт најбоља пракса за управљање документима. Као што смо рекли важно је сарађивати. Дакле, ако желите да пратите овај савет, једна ствар коју треба да урадите је да доделите дозволе. Без давања одговарајуће дозволе, ограничавате тим у обављању одређених задатака, чиме одлажете многе процесе на том путу. Зато ово морате имати на уму; радите као тим и доделите праву дозволу правим људима, тако да не морате да обављате све задатке сами. Међутим, такође је важно напоменути да не треба давати овлашћења свима и ограничавати се да дозвољавате сваком члану да користи сваки алат и све уређује. То може створити забуну.

4. Коришћење ААР-а

ААР или једноставно Афтер Ацтион ревиев је систем прегледа који је први развио америчка војска. Овај систем можете да користите у својој организацији, посебно на СхареПоинт платформи. У вези са ААР-ом, запосленима се даје стручни преглед ради побољшања њихове способности доношења одлука.

Стручњаци дају своје мишљење о томе како и зашто се одређена радња изводи и шта се може боље урадити. Помогли су запосленима да отклоне кварове и отклоне недостатак. Овај систем даје тимовима бољи начин да доносе одлуке на основу информација и заузврат повећава продуктивност.

5. Креирање информационе архитектуре

Стварање информационе архитектуре је такође веома важно. Без јасне визије, ваша класификација важних информација може бити прилично неуредна. Зато прво седите и размислите о томе како желите да поделите информације, а затим их само додајте на сајт.

То се може урадити у СхареПоинт-у као датотеке са листама и зависи искључиво од ваших потреба. Као што смо раније рекли, ово је прилично моћан алат са много функција, са специфичном употребом. Такође би требало да избегавате коришћење свих функција јер то може учинити ствари још неуреднијим. Дакле, веома је важно да размишљате о својим примарним циљевима када делите информације, а затим креирате архитектуру информација. То је још једна веома важна тачка најбоље праксе за СхареПоинт структуру.

6. Заштита осетљивих података

Веома је важно чувати кључне осетљиве информације безбедним тако да само овлашћени чланови могу да им приступе. Ако то не урадите, ризикујете да жртвујете приватност и безбедност ваше организације.

Такође прочитајте: Који су недостаци СхареПоинт-а?

Најбољи СхареПоинт Пракса за Велика библиотека докумената 

Када се бавите великом организацијом, можете се суочити и са великим датотекама података. Дакле, ако желите да знате како да ефикасно организујете те велике документе, ево неких најбољих пракси СхареПоинт велике библиотеке докумената.

1. Коришћење верзија документа

Када нешто уређујете или креирате, у овом случају библиотеку докумената, могу се десити грешке. Нарочито када су фајлови прилично велики. Због тога је да би решио овај проблем, Мицрософт је увео функцију верзија докумената. Уз његову помоћ, лако можете путовати у прошлост! Ово је креативан начин да кажете да можете да вратите претходне податке пре уређивања.

Зато ћемо вам предложити да омогућите опцију верзија докумената у СхареПоинт-у. На овај начин можете вратити измењену верзију датотеке.

2. Коришћење Виевс

Већ смо вам рекли да користите мета ознаке, уместо датотека. Један од разлога за овај савет је тај што ако користите мета ознаке, онда можете да користите приказе да бисте лакше лоцирали и пронашли датотеку. Пошто вам прикази омогућавају приступ групама, филтерима и функцијама сортирања. Дакле, да би ваше искуство претраживања било без проблема, користите ознаке и функције прегледа.

3. Избегавање простора

Ово може изгледати као врло мала ствар коју треба чак узети у обзир, али немојте занемарити ову тачку. Пошто СхареПоинт УРЛ адресе не дозвољавају да укључите размаке. Многи људи користе знакове као што су &,* и # уместо размака, али то такође може да изазове проблеме у проналажењу одређене датотеке. Али ако тада не користите простор, име датотеке може бити тешко прочитати. Дакле, ево шта можете да урадите, не именујте библиотеку као Дуцк Дуцк Го. Уместо тога назовите га овако, ДуцкДуцкГо. Користите велика слова да би име било читљиво.

4. Коришћење Цонтент-Типе

Баш као и ознаке, такође је важно користити типове садржаја. Користите један тип садржаја по библиотеци докумената и биће згодније класификовати информације.

5. Омогућавање упозорења

Када на сајту има много корисника, веома је тешко пратити сваку њихову промену. Дакле, ако на сајту има много запослених који имају дозволу за уређивање или премештање информација и желите да знате када то раде, онда укључите упозорења. Пошто ће вам СхареПоинт послати обавештење кад год неко нешто промени. Најбољи део ове функције је то што се не ограничава само на администраторе. Уместо тога, сваки корисник може да подеси упозорење да зна о промени.

Препоручено:

• Како користити ЦхатПДФ за анализу и добијање одговора из вашег ПДФ-а
• Које су предности СхареПоинт-а?
• Невероватни савети и трикови за СхареПоинт библиотеку докумената
• Како да решите проблем са СхареПоинт Едит веб сегментом који није дозвољен

Надамо се да након читања овог чланка имате проблем, СхареПоинт најбоље праксе за управљање документима, сада је решено. Ако и даље имате проблема, не заборавите да користите одељак за коментаре и наш тим ће се побринути за то. Можете нам препоручити и нову тему у коментарима, а ми ћемо се потрудити да о томе напишемо посебан чланак. Сачувајте нашу веб страницу у обележивачу за будућу употребу. Хвала вам за читање.