5 најбољих пракси за безбедно коришћење Мицрософт Оффице 365
Мисцелланеа / / November 29, 2021
Мицрософт Оффице се сматра омиљеном опцијом у простору пакета продуктивности. Популарни софтвер користи милиона потрошача и предузећа око света. Такође снажно држи сектор предузећа. Због тога постаје све потребније безбедно користити Оффице 365, онлајн верзије за лаку сарадњу.
Компанија нуди широк спектар личних, Посао, и Ентерприсе планови. Уз сваки план добијате приступ Оффице апликацијама, ОнеДриве-у и још много тога уз неке услове. Наравно, креираћете, уређивати и чувати личне, као и поверљиве информације користећи Мицрософт Ворд, Екцел и ОнеДриве.
Због тога је неопходно пооштрити безбедност током процеса уређивања, прегледа и дељења.
У овом посту ћу вас упутити на пет најбољих пракси за безбедно коришћење Оффице 365. Примените ова мерења и будите без бриге од крађе података или било какве злоупотребе. Хајде да почнемо.
Набавите Оффице 365
1. Користите јаку лозинку и омогућите 2ФА
Овај је безвезе. Док креирате Мицрософт налог, користите јаку лозинку са комбинацијом слова, бројева и специјалних знакова.
Ако сте забринути да их запамтите, онда бих вам саветовао да инвестирате у менаџер лозинки. Постоје многе способне понуде као што су ЛастПасс, Енпасс, 1Пассворд, СафеИнЦлоуд и још много тога.
Можете да користите њихов уграђени генератор лозинки и аутоматско пријављивање и на иОС-у и на Андроид-у за безбрижно искуство пријављивања.
Одабир јаке лозинке је један део процеса. Топло ћу вам препоручити да појачате сигурност користећи двофакторску аутентификацију.
Немојте се одлучити само за верификацију броја мобилног телефона. Било је много случајева у којима су хакери могли да приступе нечијем налогу користећи замену СИМ картице, а затим прочитају ОТП из порука. Генерални директор Твитера Џек Дорси је недавна жртва таквих пракси.
Користите 2ФА (двофакторска аутентикација) апликације који генеришу насумичне кодове у одређеном периоду. Унесите тај код након екрана за лозинку. Аутхи би био мој омиљени избор за подршку за више платформи и могућности синхронизације.
Такође на Гуидинг Тецх
2. Заштитите осетљиве документе лозинком
Да бисте спречили непознате да отварају и приступају осетљивим документима, увек можете да заштитите документе лозинком помоћу уграђене алатке за лозинку.
Кликните на мени Преглед на траци, додирните Заштити документ и дијалог ће вам омогућити да додате лозинке и нека правила која се односе на њега.
Говорећи о правилима, можете додати лозинку за преглед документа, поставити другу лозинку да бисте дозволили другима да врше измене у документу. Такође можете спречити колеге да додају коментаре користећи даље опције.
Можете омогућити тај мали прекидач у одељку за приватност да бисте сакрили личне податке из датотеке.
3. Додајте датум истека у ОнеДриве везу за дељење
Оффице 365 апликације чврсто интегришу Мицрософт ОнеДриве платформу у облаку. Па, такође можете да користите Бок и Дропбок, али ћу препоручити ОнеДриве као подразумевано интегрисан у Виндовс 10 и такође долази са 1ТБ простора за складиштење за Оффице 365 претплатнике.
Свака Ворд, ПоверПоинт и Екцел датотека се аутоматски чува на Мицрософт-овој платформи у облаку.
Сада, када делите датотеку или фасциклу из ОнеДриве апликације, Мицрософт нуди уредан начин да тој дељеној вези додате датум и време истека.
На ОнеДриве вебу, када делите фасциклу, можете да додирнете Дели и изаберете постављени датум истека. Одатле изаберите време и датум да истекне веза.
Међутим, ствари су мало компликоване на мобилном телефону. Пратите кораке у наставку да бисте извршили исту радњу на иОС и Андроид апликацијама.
Корак 1: Преузмите ОнеДриве и пријавите се са акредитивима и 2ФА кодом.
Корак 2: Идите до фасцикле коју желите да делите и додирните мени са три тачке.
Корак 3: Изаберите дељење и изаберите подешавања везе.
4. корак: Додајте време и датум за повезивање и укључите прекидач.
Како је горе поменута функција повезана са ОнеДриве-ом, можете користити исту технику да додате истека и сликама и видео записима.
Такође на Гуидинг Тецх
4. Додајте лозинку у ОнеДриве везе
Горе наведена опција два се најчешће користи када желите да лозинком заштитите само једну датотеку у исто време. Али ако желите да поделите 8-10 докумената у једном потезу, боље је за вас заштити ОнеДриве везе лозинком.
У таквим случајевима можете да отпремите све документе у једну фасциклу на ОнеДриве.
Сада отворите ОнеДриве веб, изаберите фасциклу и додирните мени за дељење. У оквиру за дијалог изаберите Додај лозинку, а затим поделите везу до фасцикле.
Особа која прима ће морати да унесе лозинку пре него што приступи датотекама у њој.
Знам да решење није толико прилагодљиво као опција одељка која вам омогућава да блокирате одређене дозволе и сакријете личне податке. Међутим, у целини ОнеДриве начин обавља посао у смислу додатног безбедносног слоја.
Нажалост, не можете да користите ову функцију у мобилним апликацијама. Доступан је само на ОнеДриве вебу.
5. Користите биометрију на ОнеДриве-у
Као што сте можда претпоставили, ОнеДриве игра централну улогу у Оффице 365 искуству.
Било да се ради о ОнеНоте-у, Ворд-у или Екцел-у, сваки од њих чува датотеку на ОнеДриве-у. Због тога је важно да га очувате безбедним користећи биометрију у мобилним апликацијама.
Идите у Подешавања > Безбедност и укључите ФацеИД или заштиту отиска прста за иОС и Андроид.
Преузмите ОнеДриве за иОС
Преузмите ОнеДриве за Андроид
Такође на Гуидинг Тецх
Уживајте у безбедном Оффице 365 искуству
Мицрософт разуме потребе потрошача и предузећа да чувају своје податке безбедним. Због тога је компанија увела неколико безбедносних мера у Оффице 365 пакет.
Недавно је компанија најавио Персонал Ваулт за ОнеДриве, што вам омогућава да у њега додате личне документе уз додатни ниво безбедности.
Следеће: Питате се шта је лични трезор и желите да сазнате више о томе? Прочитајте пост испод да бисте видели више детаља.