5 савета за напајање како бисте напунили свој ПДФ радни ток

Ако сте власник малог предузећа или слободњак, вероватно обрађујете много тога ПДФ-ови. Било да се ради о фактурама, предрачунима или чак уговорним документима, скоро све се ових дана шаље у ПДФ-овима.

Како се број ПДФ-ова повећава, управљање њима постаје гњаважа. Ево неколико савета који ће вам помоћи да побољшате свој ток посла.

1. ОЦР документи са ФрееОЦР

ОЦР је одлична технологија која обрађује ваше скениране или преузете ПДФ-ове и чини текст препознатљивим. Ово може бити посебно корисно за индексирање страница које скенирате скенером. ФрееОЦР је бесплатан услужни програм за Виндовс који ради управо то.

То је лагана апликација која пролази кроз ваше ПДФ-ове, анализира њихов садржај и претвара текст који се не може бирати у форми слике/ПДФ-а у нормалан текст на којем можете радити.

2. Креирајте и уређујте ПДФ-ове помоћу Фокит Реадер-а

Фокит Реадер је бесплатан ПДФ читач за Виндовс, али може много више од читања ПДФ-ова. Фокит интерфејс изгледа опасно близу Мицрософт Оффице пакету, али ако погледамо ведрију страну, корисници Оффицеа ће се осећати баш код куће. Можете да креирате документ у МС Ворд/Екцел-у баш као што то чините сада, али уместо да користите уграђени алат за извоз МС-а, могли бисте да користите Фокит-ову много побољшану опцију.

Важна напомена: Фокит Реадер укључује и искључује адвер (читајте досадне траке са алаткама) са својим производом. Зато пажљиво пратите кораке инсталације и обавезно изаберите Корисничка инсталација режим уместо подразумеваног.

Ако имате инсталиран Фокит Реадер, требало би да видите ПДФ опције у свом Канцеларија програми који се згодно налазе у менију траке. Ако тражите природнији приступ креирању ПДФ-ова, Фокит морате испробати. Такође можете користити Фокит за белешке и истицање ПДФ датотека.

3. Сачувајте ПДФ-ове на Гоогле диску

Гоогле диск даје вам 15 ГБ бесплатног простора за складиштење који можете проширити плаћањем годишње накнаде. 15 ГБ ће бити довољно за већину нас. Зашто бисте уопште желели да отпремите своје ПДФ-ове на Гоогле диск, питате се? Па, исти разлог зашто правите резервне копије ствари у облаку. Имати копију на мрежи увек има смисла.

А са Дриве-ом можете много више од прављења резервних копија ПДФ-ова. Управљање директоријумом Гоогле диска систем значи да се сви ваши ПДФ-ови могу архивирати на систематски начин што ће смањити време каснијег преузимања на. Могао би и ти брзо их приложите својој е-пошти у Гмаил-у када некоме треба да пошаљете ПДФ е-поштом. Одлична Гмаил-ова функција прилога осигурава да прималац никада не мора да напусти прегледач ако само жели да погледа прилог.

4. Укључите ОЦР на Гоогле диску

Гоогле диск подржава ОЦР. Што значи да ће сачувати ваше ПДФ датотеке са ОЦР-ом и омогућити вам да претражујете директно из њега.

Да бисте омогућили ову функцију, кликните на Подешавања икону са ваше странице Гоогле диска, а затим идите на Подешавања отпремања и означите опцију која каже Конвертујте текст из отпремљеног ПДФ-а и сликовне датотеке. Сада ће свака ПДФ датотека коју отпремите бити скенирана и конвертована у формат који се може претраживати.

5. Претражујте ПДФ-ове помоћу Гоогле диска (или Еверноте-а)

Сада када су сви ваши скенирани ПДФ-ови ОЦР-ови и отпремљени на једну централну локацију, може се добро искористити. Можете да користите Гоогле диск не само да претражујете ПДФ-ове по наслову већ и по тексту у њима.

Дакле, ако се не сећате имена ПДФ датотеке коју тражите, али се нејасно сећате њеног садржаја, Гоогле диск вам сигурно може помоћи.

Алтернатива:Еверноте пружа сличну (и побољшану) функционалност, али је доступна само за Еверноте Премиум кориснике. Ако сте један од њих, не могу препоручити употребу Еверноте за уштеду и довољно високо индексирање ваших ПДФ-ова. Пошто је Еверноте апликација за десктоп рачунаре, претраживање траје много мање времена, а недавна ажурирања Еверноте претраге су га учинила заиста моћном. Ако сте вољни да платите услугу за управљање вашим ПДФ датотекама, свакако бисте требали погледати Еверноте.