Skapa en rullgardinslista (valideringslista) i MS Excel-arbetsböcker

De flesta människor, på kontor och andra arbetsplatser, underhåller Excel-ark till hålla reda på vissa register och datainmatningar. Ibland behöver vi också dela arbetsböcker. Oavsett vilket är det mycket svårt att krysskontrollera poster och validera deras korrekthet (särskilt när det finns en enorm mängd data).

Istället för att oroa sig för fel skulle det vara en bra praxis att skapa arbetsboken eller arken på ett sådant sätt att de automatiskt validerar poster och hindrar en användare från att göra felaktiga inmatningar. Detta är precis vad Datavalidering verktyg, under Data fliken i MS Excel hjälper dig att göra.

Och idag kommer vi att titta på en av dess funktioner där du kan skapa en rullgardinsmeny för valfri cell, rad eller kolumn och begränsa cellposten till data från listan. Detta innebär också att användaren aldrig kommer att kunna göra ett fel.

Steg för att skapa en rullgardinslista

Steg 1: Välj den cell, rad eller kolumn där du tänker skapa valideringslistan eller rullgardinsmenyn. I mitt exempel har jag valt kolumn nr

E. Så användaren måste ange värden som kolumn E är begränsad till.

Steg 2: Navigera till Data fliken och leta efter Datavalidering verktyg under Dataverktyg sektion. Klicka på denna ikon och välj Datavalidering till att börja med.

Steg 3: Välj i popup-fönstret som visas Lista från Tillåta d roplista placerad under inställningar flik.

Steg 4: Därefter måste du ange Källa dvs värden som utgör en del av listan eller värden som kan väljas eller matas in. Du kan ange dem direkt i Källa textruta (avgränsad med kommatecken).

Alternativt, kan du välja ett cellintervall från det aktuella arket i arbetsboken och värdena för dessa celler kommer att betraktas som listan. Men om du vill gå med det här alternativet måste du förbereda listan redan innan steg 1.

Notera: Förvaring Rullgardinsmeny i cellen markerad visar rullgardinsmenyn på arbetsboken. Annars fungerar bara valideringen medan användaren måste skriva in värden.

Med detta skapas rullgardinsmenyn och är klar att användas. Användaren kan välja vilket värde som helst från listan. Och det fina är att det minskar så mycket ansträngning att skriva manuellt.

Men om en användare försöker ange värden (genom att skriva manuellt) som inte ingår i valideringslistan kommer han att få ett felmeddelande.

Slutsats

Detta är bara en av metoderna för att validera datainmatningar. Verktyget har ännu mer potential än du kan föreställa dig. Vi kommer att prata om fler av dess funktioner inom en snar framtid. Tills dess använd rullgardinsmenyn och berätta om dina erfarenheter.

Skulle du vilja se fler sådana guider? Släpp dina kommentarer!