Hitta snabbt gamla e-postmeddelanden i MS Outlook med hjälp av e-postgrupper

Medan vi är på jobbet, e-postmeddelanden brukar ta mycket tid. Och en av anledningarna är att vi inte kan knepen med att titta på e-post snabbt. Som, när det kommer till att ta fram ett gammalt e-postmeddelande brukar vi börja rulla först. Knappast ett effektivt sätt att hitta gamla mejl. Jag pratar främst om att använda MS Outlook (eftersom det är vad de flesta av oss använder på jobbet) och tillhörande funktioner.

Tidigare berättade vi om visa bilagor i läsrutan. Tja, det är ett sätt att ta e-postmeddelanden i nacken. Men idag kommer vi att prata om att titta på e-postmeddelanden i grupper och se hur det ytterligare kan hjälpa dig att snabbt hitta gamla e-postmeddelanden.

Coolt tips: Du kanske vill lära dig hur du aktiverar och anpassar läsrutan, navigeringsrutan och att göra-fältet. Här är GT: s guide på det.

Steg för att visa e-postmeddelanden i grupper

Den stora fördelen med att följa det här tricket är att det verkligen hjälper och påskyndar processen att ta ut gamla e-postmeddelanden när det behövs.

Steg 1: Först måste du se till det Visa i grupper funktionen är aktiverad på ditt gränssnitt. Så navigera till Visa -> Ordna efter och kontrollera detsamma.

När du markerar Visa i grupper som på, ordnas e-postmeddelandena som standard i grupper om Datum (Idag, igår, förra veckan och så vidare). Detta arrangemang fungerar som en anständig gränsdragning.

Steg 2: Om du inte gillar standarden eller vill ändra grupperingsregeln bör du högerklicka på meddelandefönstrets rubrik där det står Arrangerat av… Sedan kan du välja kriterierna nya kriterier för gruppering.

Observera att regeln endast gäller den för närvarande valda mappen. Jag grupperar i allmänhet efter Från klausul när jag behöver ett tidigare meddelande.

Steg 3: Om du har en lång lista med kontakter och ett antal meddelanden för var och en behöver du ett snabbt sätt att nå det. Den här gången högerklicka på grupphuvudet och säg Kollapsa alla.

Steg 4: När du gör detta kommer alla grupper att komprimera listan över meddelanden de har. Klicka på plustecknet för den önskade tråden och alla meddelanden inom den gruppen kommer att vara tillgängliga med en blick.

De andra grupperingsalternativen som jag tycker är användbara och ofta behöver är Till, Ämne, Kategorier och Viktighet. Du kan hitta dina egna eller skapa en anpassad vy genom att navigera till Visa -> Ordna efter -> Anpassad.

Slutsats

Stegen som förklaras ovan är bara ett försök att använda och dra nytta av de tillgängliga funktionerna i MS Outlook. Jag följer dessa i mitt dagliga liv. Ge det ett försök och du kan få några sekunder varje dag. Även det går långt för att göra ditt arbetsliv bättre, eller hur?