Topp 8 knep för att använda OneNote som projektledning

OneNote är mycket populärt för anteckningsfunktioner. Däremot kan du enkelt använda OneNote som projektledning med smart organisation, OneNote-mallar, delningsfunktioner och smart integration med Outlook.

Kanske vill du inte använda ett annat projekthanteringsverktyg och siktar på att arbeta från ett enda gränssnitt hela dagen. Du har redan all information tillgänglig i OneNote-anteckningsbok, och att använda samma programvara för projektledning bör ge en sömlös upplevelse. Följ tipsen nedan och få jobbet gjort med OneNote.

Även på Guiding Tech

1. Använd OneNote Notebook, Sektion och Pages

OneNote använder en unik metod för att organisera anteckningar. Till skillnad från Evernote och Apple Notes, du är inte begränsad till att använda taggar för att ordna anteckningar. Du kan lita på sektioner och sidor för att organisera dina tankar.

Du kan skapa en separat anteckningsbok för det kommande projektet och skapa olika sektioner för det. Du kan till exempel skapa en ny anteckningsbok som ett applikations-/programvarunamn, lägga till avsnitt som UX, UI, Communication, Software Development och Testing till den.

Lägg till nödvändiga anteckningar eller sidor och skapa den perfekta anteckningsboken som är redo att delas.

2. Ta en hjälpande hand från OneNote-mallar

Att skapa varje OneNote-sida från början är tidskrävande. När allt kommer omkring väljer du OneNote som ett projektledningsverktyg för att spara tid. Inte du?

Du kan välja en av de inbyggda OneNote-mallarna och snabbt komma igång.

Steg 1: Öppna OneNote på din dator.

Steg 2: Välj relevant anteckningsbok och sektion.

Steg 3: Lägg till en ny sida och klicka på Infoga-menyn längst upp.

Steg 4: Välj Sidmallar.

Steg 5: Det kommer att öppna en dedikerad mallmeny.

Steg 6: Välj din föredragna mall från listan och se magin.

Du behöver bara göra några ändringar här och där. Du kan till och med skapa anpassade OneNote-mallar för att spara mer tid i framtiden. Läs vårt dedikerade inlägg för att lära dig hur man skapar mallar i OneNote.

3. Lägg till Outlook-e-postmeddelanden i OneNote

I vissa situationer måste du skicka viktiga klient-e-postmeddelanden till OneNote för referens.

Outlook erbjuder direkt integration med OneNote. Så här kan du använda den.

Steg 1: Öppna Outlook på Windows.

Steg 2: Välj ett e-postmeddelande som du vill skicka till OneNote.

Steg 3: Klicka på menyn med tre punkter i det övre högra hörnet och välj OneNote.

Outlook kommer att fråga dig var du vill spara e-postmeddelandet i OneNote. Välj avsnittet i en anteckningsbok och du är klar.

4. Lägg till relevanta filer i OneNote

Innan du delar en OneNote-anteckningsbok med andra måste du lägga till relevanta filer och kalkylblad på en sida. Det är ganska lätt att göra det.

På en OneNote-sida väljer du Infoga. Du får ett alternativ att integrera Excel-fil till sida. Om du vill spela in ljud eller video kan du enkelt göra det från samma meny.

Även på Guiding Tech

5. Dela OneNote Notebook

Nu när du har skapat en perfekt OneNote-anteckningsbok med mallar, e-postmeddelanden, filer och mer, är det dags att dela anteckningsboken med andra gruppmedlemmar för att hantera projektet.

Steg 1: Från en OneNote-anteckningsbok klickar du på Arkiv i det övre vänstra hörnet.

Steg 2: Välj Dela.

Steg 3: Skriv in e-postadresserna till andra medlemmar och ge dem redigeringstillstånd.

Steg 4: Klicka på Dela längst ned och låt andra gå med i anteckningsboken.

6. Spåra senaste ändringar

När ditt team går med i en OneNote-anteckningsbok vill du spåra ändringar som andra har gjort.

Från en OneNote-anteckningsbok, gå till Historik-menyn högst upp. Välj Senaste redigeringar och kontrollera ändringar som gjorts av andra på en sida. Du kan också söka efter ändringar av en specifik författare från menyn Sök efter författare.

7. Huvudtaggar för att spåra uppgiftsstatus

OneNote kommer med dussintals inbyggda taggar för att spåra projektets framsteg. Från en OneNote-sida kan du gå till Hem och kontrollera Taggar.

Du kan lägga till olika taggar som Project, Diskutera med person X, Client Request, Viktigt, Ring tillbaka, Skicka in e-post och mer.

8. Lösenordsskydda OneNote-sidan

Du vill inte att alla teammedlemmar ska ha tillgång till alla OneNote-sidor, eller hur? Vissa OneNote-sidor kan innehålla känslig information som kvartalsresultat, hård kundfeedback, slutlig UI-design och mer.

För att förhindra obehörig åtkomst till dessa sidor kan du lösenordsskydda dem från avsnittet Granska.

Även på Guiding Tech

På så sätt har bara du och utvalda medlemmar i teamet tillgång till sidan.

Bemästra OneNote projektledningsfunktioner

Varför betala extra för ett dedikerat projekthanteringsverktyg när du kan få jobbet gjort från själva OneNote? Visst, dedikerade verktyg kommer med dussintals funktioner men fråga dig själv, kommer du att använda dem? Om inte, kan OneNote vara den idealiska lösningen för att hantera små projekt på språng.