Hur man skapar möten i Outlook riktigt snabbt

Älska det eller hata det, Microsoft Outlook är fortfarande det mest använda stationär e-postklient i organisationer runt om i världen. Det betyder att det också förmodligen är den mest använda plattformen för schemalägga möten och möten.

Nu, när det finns ett möte, måste det finnas ett datum och en tid kopplad till det. Det som stör mig med det här fältet är att inte alla möten kräver ett schema på absoluta datum. Ibland måste vi arbeta med referensdatum. Till exempel en vecka från idag eller något liknande 2^nd tisdag i augusti.

Vad gör man i sådana här scenarier? Förmodligen navigerar du genom kalendern, tar reda på det exakta datumet och gör sedan ett val. Tycker du inte att det är mycket ansträngning? Jag tror att det är det och därför kommer jag att visa dig lättare och bättre sätt.

Tricket här är att Outlook kan ta naturligt språk som indata till alla datumfält. Verktyget förstår dina frågor och omvandlar dem intelligent till ett datum. Och inte många Outlook-användare känner till detta.

Exempel 1

Jag vill schemalägga ett möte en vecka från och med idag, där det är idag, 2014-04-23. Ta en titt på min input och resultatet på att slå Stiga på.

Exempel 2

När jag vill ha en 2^nd Tisdag i augusti, det är precis vad jag ska skriva. Observera att du kan skriva andra istället för 2^nd. Du kan också använda dag- och månadsförkortningar som mån, tis, ons... och jan, feb, mars...

Exempel 3

Outlook förstår också helgdagar som infaller på samma datum varje år. Och intressant nog kan du använda dem som referenser. Jag vill ställa in ett möte 1 vecka före jul och det här är vad jag ska göra.

Få nyckelord att komma ihåg

Ovanstående tre är bara exempel. Det finns inget slut på de naturliga språkfrågor du kan skapa. Men här är några nyckelord för att göra inlärningen enklare för dig:

• idag, imorgon, igår
• övermorgon
• dag, vecka, månad, år
• före, efter, från
• nu, nästa, sist

Jag hoppas att nyckelorden är självförklarande. Om de inte är det, föreslår jag att du provar dem istället för att memorera dem utantill.

Kombinera frågorna

Frågorna du skriver är inte atomär till sin natur. Det betyder att du kan mata in flera saker samtidigt. Tycka om 2 veckor 3 dagar från idag.

Spara mer tid

Att skriva en dejt på naturligt språk verkar lätt, eller hur? Men du kan spara lite mer tid genom att känna till dessa genvägar:-

• y för år
• mån i månaden
• w för vecka
• d för dagen

Dessutom kan du använda +-symbolen för att lägga till dagar. Alltså 3 dagar efter Jul kan skrivas som 25/12 +3d. Eller så kan du helt enkelt skriva 25/12 3d. Prova något som nedan:-

Notera: Du kan dock inte använda minustecknet (- ) för detsamma, som du använde +. Du kommer alltid att behöva använda innan istället.

Slutsats

Jag önskar att jag också kunde använda ämnesraden från mina befintliga utnämningar som referenspunkter. Jag försökte några frågor och angav olika tillvägagångssätt. Det verkar inte fungera. Ändå kommer forskningen att fortsätta. Om du råkar hitta en lösning på det, dela den gärna. På GT vill vi lära oss så mycket som möjligt, samtidigt som vi delar med oss ​​av det vi lär oss.

Översta bildkredit: Andreanna

Senast uppdaterad den 2 februari 2022

Ovanstående artikel kan innehålla affiliate-länkar som hjälper till att stödja Guiding Tech. Det påverkar dock inte vår redaktionella integritet. Innehållet förblir opartiskt och autentiskt.

VISSTE DU

Notion, produktivitetsappen, grundades 2013.