De 10 bästa Microsoft Teams-funktionerna

Microsoft Teams används av mer än 15 miljoner användare och cirka 1300 användare ansluter till Teams samtal varje sekund. Den pandemiska effekten av 2021 och 2022 har lett till dess plötsliga tillväxt för att koppla människor virtuellt på distansarbete och möten. Applikationens engagemang och antalet aktiva användare på Teams är helt enkelt otroligt och når skygränsen. Det är den bästa ersättningen för Skype för företag och du kan njuta av otroliga funktioner i den. Några anmärkningsvärda Microsoft Teams funktioner och fördelar inkluderar gruppchatt, video/röstsamtal, skärmdelningsalternativ, megamöten, onlineklassrum och mycket mer. Som en del av Microsoft 365-miljön kombinerar Microsoft Teams mötesfunktioner rollen som Outlook, SharePoint och andra Microsoft-applikationer. Med enkla ord kan du njuta av massor av Microsoft Teams-funktioner och fördelar från vilka de bästa samlingarna av dem listas nedan. Hoppas den här artikeln hjälper dig mycket!

De 10 bästa Microsoft Teams-funktionerna

I det här avsnittet har vi sammanställt en lista över Microsoft Teams mötesfunktioner som är gömda i dina sinnen alla dessa dagar. Läs och dela dessa med dina vänner som tycker att de är användbara.

1. Dela e-post i Teams

Ibland kan det finnas ett behov av att kopiera innehåll från din Outlook-e-post och klistra in det i Teams chatt. Kopiera och klistra skulle vara ett utmärkt val som föredras av många av er. Ändå är detta onödigt eftersom Microsoft Teams-funktionen i dela e-post till Teams kommer att vara otroligt hjälpsam. En inbyggd funktion mellan Outlook och Teams låter dig göra detta.

• Den här Microsoft Teams-funktionen kommer att vara till hjälp för dem organisationer som arbetar med externa kunder, leverantörer, kollegor och mycket mer.
• Du kan skicka alla dessa e-postmeddelanden till en enda Teams-kanal och detta undviker falska felaktiga svar och håller e-post rena.
• För att dela Outlook-e-post till Teams måste du ha en Outlook-tillägg. Detta tillägg installeras automatiskt på din PC för Teams-användare. Notera att den här funktionen inte stöds för mobila Teams-användare.

Följ dessa steg för att dela e-postmeddelanden med Teams.

1. Om du använder ett skrivbordsprogram kan du helt enkelt klicka på Dela till Teams knappen i verktygsfältet och om du använder en webbapplikation, klicka på Fler åtgärder... ikonen i det övre högra hörnet av mailet.

2. Här skriver du namnet på en person, grupp eller kanal som du vill dela e-postmeddelandet.

Om du har några bilagor i posten, inkluderas de automatiskt när du skickar dem till Teams. Om du vill ta bort dem kan du avmarkera Inkludera bilagor alternativ. Njut av att skicka e-post till Teams direkt utan att använda den vanliga konventionella metoden.

2. Använd Breakout Rooms

Notera att den här Microsoft Teams-funktionen endast är tillgänglig för mötesarrangörer av datorappanvändare (Microsoft och Mac). Du kan inte använda den här funktionen när du har fler än 300 personer i mötet och när du skapar Teams Breakout Rooms före möten kan du inte lägga till fler än 300 personer.

• När du är i ett Breakout-rum, du kan inte lägga till personer till mötet från deltagarpanelen, kan inte lägga till fler personer i chatten, kan inte använda funktionen Ring mig och kan inte kopiera innehållet i Gå med i mötet. Annars kan du njuta av alla andra funktioner för att chatta och utbyta information.
• Du kan skapa Teams Breakout Rooms när du initierar ett möte eller mitt i ditt möte att låta en mindre grupp deltagare diskutera och samarbeta.
• Du kan skapa cirka 50 Teams Breakout Rooms för ett enda möte. Således kan du dela upp användare i mötet under flera grupper för att diskutera något specifikt/allmänt innehåll i mötet.

Om du är arrangör/presentatör för mötet kan du skapa Breakout Rooms i Teams genom att följa stegen nedan.

1. Skapa som vanligt en mötesinbjudan och starta mötet.

2. Klicka nu på Breakout rum alternativ som markerats nedan.

3. I nästa fönster kan du välja hur många rum du vill skapa från rullgardinsmenyn och slutligen klicka på Skapa rum som visat.

När du har skapat Breakout-rum kan du byta namn på dem och manuellt eller automatiskt tilldela deltagare till dem. Det är allt. Som chef för Breakout Room kan du lägga till och ta bort rum, hantera deltagare i rummet, gå med i valfri rum, lämna och öppna rum, tilldela tidsgränser för rum, skicka meddelanden och återskapa rum om nödvändig. Om du inte klarar dig Breakout rum, kan du också tilldela en deltagare eller presentatör att hantera densamma.

Läs också:Hur man använder Microsoft Teams hemliga uttryckssymboler

3. Virtuell whiteboard

Microsoft Teams har en koppling till Microsoft Whiteboard genom vilken du kan dela din åsikt genom att rita, skriva och skissa tillsammans i ett möte. Detta Whiteboard-samarbete är tillgängligt för alla deltagare i mötet. För att använda Whiteboard i Teams Meet, se till att du har Microsoft Whiteboard på din enhet.

Du kan skriva genom att dra en bokstav, lägga till text, lägga till en anteckning, kan lägga till en biblioteksbild, Bing-bild eller kamera bild, klistra in ett dokument, lägga till ett PDF/Word/PowerPoint-dokument och många fler funktioner som kommer att roa dig massa. Du kan göra din Whiteboard synlig för alla deltagare genom att följa stegen nedan.

1. När du har startat eller gått med i ett möte klickar du på Öppna delningsfacket ikonen som visas nedan.

2. Nu, på höger sida, klicka på Microsoft Whiteboard som avbildats.

Nu laddas Microsoft Whiteboard på skärmen, och när det är klart visas skärmen som visas nedan.

Nu kan mötesdeltagarna njuta av att skriva sina tankar med denna fantastiska Microsoft Teams-funktion. Deltagare som tillhör samma hyresgäst kan njuta av att samarbeta på Whiteboard medan främlingar, federerade eller anonyma användare inte kan göra det. Notera att när du använder Whiteboard för att dela innehållet i ett Teams-möte som spelas in, kommer detta inte att vara en del av inspelningen. Den här funktionen är i utvecklingsstadiet och Microsoft kommer att meddela dig så snart ändringarna är framgångsrika.

Det intressanta är att Microsoft Whiteboard funktionen är tillgänglig för alla deltagare i möteschatten, även efter att mötet har avslutats.

4. Livetranskribering i möten

När du är i Teams-mötet kan du se live-transkriptioner av innehållet i form av text som visas bredvid samma mötesskärm. Detta är en av de bästa Microsoft Teams-funktionerna och fördelarna för användare som är döva eller har svårt att höra eller som har språkbarriärer. Dessutom, om du deltar i ett möte som har för mycket brus, kommer den här funktionen att vara mycket användbar. Livetranskription i möten är endast tillgängligt för skrivbordsversionen av Teams.

För att aktivera livetranskribering i Teams-möten, följ stegen nedan.

1. Gå med i mötet och klicka på Fler åtgärder ikon enligt nedanstående.

2. Välj nu Börja transkription alternativ från rullgardinsmenyn som visas ovan.

Sedan kommer alla deltagare i mötet att få ett meddelande om att innehållet i mötet avskrivs. Du kan också ändra språket för transkription och notera att när du ändrar språket påverkar det alla användare.

Du kan byta transkriptionsspråk enligt listan nedan.

engelska (USA), engelska (Kanada), engelska (Indien), engelska (Storbritannien), engelska (Australien), engelska (Nya Zeeland), arabiska (Arabiska Emiraten) (förhandsvisning), arabiska (Saudiarabien) Arabia) (Förhandsvisning), kinesiska (kantonesiska), kinesiska (mandarin), danska, holländska (Belgien) (förhandsvisning), holländska (Nederländerna), franska (Kanada), franska (Frankrike), finska (Förhandsgranskning), tyska, hindi, italienska, japanska, koreanska (förhandsgranskning), norska, polska (förhandsgranskning), portugisiska (Brasilien), ryska (förhandsgranskning), spanska (Mexiko), spanska (Spanien), svenska.

Läs också:Hur man aktiverar eller inaktiverar Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash-kommandon

Hur länge har du använt Teams? Visste du slash(/) kommandon skulle kunna förenkla din produktivitet och engagemang med appen?

Ja. Du kan byta till din favoritkanal, ändra din status, söka efter det senaste meddelandet eller navigera till sparade meddelanden med Slash-kommandon.

Navigera till Sök stapel och typ / i det. En lista med rekommenderade kommandon visas enligt följande.

Här är några vanligaste kommandon i Teams.

Använd dessa intressanta kommandon och justera Teams-inställningarna inom en sekund.

6. Människor i fokus

I Teams kan du strålkastare några speciella videor för att lyfta fram dem bland alla de breda deltagarna. Om du är mötesvärd eller presentatör kan du lyfta fram runt 7 användare i mötet. Du kan inte belysa människor om du har aktiverat Stort galleri eller Tillsammans läge se. Här är några instruktioner för att lyfta fram personer i Microsoft Teams-möten.

1. Gå med i mötet och bege dig mot Deltagarna lista.

2. Högerklicka nu på användarens namn som du vill lyfta fram och välj Spotlight för alla alternativ som visas nedan.

3. Bekräfta sedan uppmaningen genom att klicka på Spotlight för alla om igen.

Nu kommer den valda deltagarens video att belysas i mötet. Om du vill avsluta spotlighting, följ stegen nedan.

4. Som du gjorde tidigare, högerklicka på deltagarens namn och välj nu Gå ur spotlight alternativ som visas nedan.

5. Slutligen bekräftar du uppmaningen genom att klicka på Gå ur spotlight enligt nedanstående.

Notera: För att belysa din video kan du högerklicka på din video och klicka på Spotlight mig alternativ eller gå till deltagarlistan, högerklicka på ditt namn och välj Spotlight mig alternativ.

Läs också:Hur du får åtkomst till Microsoft Teams Admin Center-inloggning

7. Presentatörsläge

Presentatörsläget kommer att hålla publiken mer engagerad i mötet eftersom presentatören också är synlig i presentationen. Istället för att bara dela fönstret eller skärmen kommer denna fantastiska funktion att bli en integrerad del av mötet med dess Stå ut (tar bort din bakgrund och visar ditt innehåll i presentationen), Sida vid sida (Både ditt flöde och innehåll visas bredvid), och Reporter (presentationen kommer att köras till höger om din axel som om du tittade på den på TV-reportage) lägen. Här är några instruktioner för hur du använder presentatörsläget i Teams.

Notera: Om du använder webbappen eller mobilversionen av Teams kommer presentatören och presentationen att visas separat. Du rekommenderas att använda skrivbordsversionen av appen för att använda detta Funktionen Presenter Modes.

1. När mötet har startat, klicka på Dela innehåll alternativ som visas.

2. Se till att du har slagit på kameran och valt presentatörsläge du vill använda. Du kan anpassa din bakgrund, inkludera eller utesluta datorljud och ge andra kontroll när du använder det här läget.

3. För att avsluta delning kan du klicka på Sluta presentera alternativet i presentationsverktygsfältet.

8. Tangentbordsgenvägar 

Kortkommandona nedan hjälper dig att arbeta effektivt i Teams. Dessa Microsoft Teams mötesfunktioner är mycket användbara för användare med visionära problem. Här är en lista över kortkommandon som hjälper dig att komma åt Teams utan att använda mus.

Notera: För genvägar som använder numerisk inmatning, använd siffertangenterna ovanför alfabetstangenterna.

• Allmänna kortkommandon

• Navigerande tangentbordsgenväg

• Kortkommandon för meddelanden

• Mötes- och samtalsrelaterade kortkommandon

Så vad väntar du på? Visa upp med dina vänner med dessa knepiga genvägar!

Läs också:Hur man ändrar Microsoft Teams profilavatar

9. Dölj eller visa meddelanden i Teams

Du kan inte radera hela historiken för en kanal eller chatt, men du kan dölja eller visa valfri kanal eller chatt i Teams genom att använda följande steg. Chatthistoriken kommer att återuppta sin aktivitet när man postar ett meddelande i den och du kan återuppta den när det behövs. Detta är en av de enklaste Microsoft Teams funktionerna och fördelarna som håller dig fokuserad endast på chattar eller kanaler som har hög prioritet.

1. Håll muspekaren över kanalen eller chatten som du vill dölja och klicka på tre-prickade ikon som visat.

2. Klicka nu på Dölj alternativ som visas ovan. Den valda chatten försvinner från Teams-listan.

Om du senare ändrar dig och vill visa chattarna, följ stegen nedan.

3. Sök efter den dolda chatten med hjälp av sökfältet och tryck Enter-tangent att öppna den.

4. Klicka nu på Visa dold chatthistorik om du vill se den. Vid det här laget kommer du att se chatten/kanalen i listan Teams i den vänstra rutan.

5. Klicka nu på tre-prickade ikon för din chatt/kanal och välj Visa upp alternativ som visas.

Likaså kan du fäst din favoritchatt eller tyst det när det behövs.

10. Bokmärk meddelanden

Microsoft Teams mötesfunktioner som att bokmärka meddelanden hjälper dig att spara tid för att hitta text istället för att rulla upp hela chatten. Även om meddelandet är begravt i konversationens långa historia kan du enkelt hitta det genom att spara det för framtida referens. Så här bokmärker du ett meddelande.

1. När du hittar något meddelande som behövs för referens inom en snar framtid, håll muspekaren över meddelandet och klicka på tre-prickade ikon.

2. Välj sedan Spara detta meddelande alternativ från listan som visas.

3. För att se de sparade meddelandena, klicka på din profilbild och välj Sparad alternativ enligt bilden.

4. Nu kommer alla sparade konversationer att visas på den vänstra skärmen. Du kan enkelt klicka och komma åt dem.

Börja spara dina meddelanden och hitta dem enkelt genom att använda den här funktionen.

Rekommenderad:

• Hur man ställer in Rainmeter Dual Monitor Skins på Windows 10
• Hur man suddar bakgrunden på Microsoft Teams
• De 15 bästa gratistjänsterna för virtuell brevlåda
• Hur man aktiverar Microsoft Outlook Dark Mode

Hoppas den här guiden var användbar och att du skulle ha lärt dig en del Microsoft Teams funktioner som du aldrig hört talas om. Kontakta oss gärna i kommentarsektionen nedan med dina förslag och feedback angående den här artikeln. Fortsätt att besöka vår sida för fler coola tips och tricks och låt oss veta vilket ämne du vill att vi ska utforska härnäst.