En guide till hur du använder Autofyll och Flash Fyll i Microsoft Excel
Miscellanea / / July 31, 2023
I Microsoft Excel-appen kan du ha stött på dess Flash Fill eller AutoFill-funktioner. Dessa två funktioner hjälper till att minska tiden det tar att fullständig datainmatning uppgifter i ett kalkylblad. Men misstag inte varandra och försök använda dem omväxlande.
Båda Fill-funktionerna kan känna av och upprepa datamönster. Däremot, där Flash Fill kan känna av, upprepa och göra justeringar av ett datamönster enligt tidigare inmatningar av användaren, kan Autofyll inte. Den känner bara av och upprepar mönster. Därför, ju mer komplext ditt datamönster är, desto mindre sannolikt kan du använda Autofyll. Så här använder du båda i Excel.
Hur man använder autofyll i Microsoft Excel
Microsoft Excels automatiska fyllningsfunktion är lämplig för att fylla celler med data som följer ett enkelt mönster eller sekvens. Du kan också använda den för att fylla celler som är beroende av data i andra fyllda celler. Till exempel, om du har siffror (1,2,3) eller veckodagar (måndag, tisdag) i en cell, kan Autofyll hjälpa till att fylla i nästa förekomst i serien.
Samtidigt, om du bara vill upprepa samma data över flera celler, kan Autofyll hjälpa till med det. Här är de olika sätten du kan använda Autofyll i Microsoft Excel:
Att automatiskt fylla på celler med samma data
Om du vill att samma data ska replikeras över celler i ditt Excel-kalkylblad, istället för att kopiera och klistra in, är Autofyll ett snabbare alternativ. Så här gör du:
Steg 1: Klicka på Start-knappen i Aktivitetsfältet och skriv excel för att söka efter appen.
Steg 2: Från resultaten klickar du på Microsoft Excel-appen eller dokumentet för att öppna det.
Steg 3: I Microsoft Excel-kalkylbladet anger du ett exempel på de data som du vill replikera över celler. I det här fallet använder vi veckodagar som exempel och har skrivit in måndag i en cell.
Steg 4: Placera markören på cellen med datainmatningen och klicka på den för att en ram ska visas runt cellen.
Steg 5: Flytta markören till den nedre högra sidan av cellen tills du ser en + tecken som representerar fyllningshandtaget.
Steg 6: Dra fyllningshandtaget till nästa cell så fylls det i Excel. Observera att när du arbetar med data med ett känt mönster, t.ex. veckodagar, när du använder Autofyll, kommer Excel att fylla cellerna med nästa objekt i serien. Om detta händer försöker du bara replikera data, gå vidare till steg 7.
Steg 7: När du har använt fyllningshandtaget kommer du att se popup-ikonen för Autofyllningsalternativ. Klicka på ikonen.
Steg 8: Från alternativen för automatisk fyllning som visas väljer du Kopiera celler. Detta säkerställer att dina data kopieras och inte fylls som en serie när du fortsätter att använda fyllningshandtaget över celler.
Steg 9: Dra fyllningshandtaget till nästa cell för att fortsätta kopiera dina data.
Att fylla en serie
Om du har en enkel serie eller sekvens som du vill fylla i celler kan Autofyll utföra uppgiften åt dig. Här är hur:
Steg 1: Klicka på Start-knappen i Aktivitetsfältet och skriv excel för att söka efter appen.
Steg 2: Från resultaten klickar du på Microsoft Excel-appen eller dokumentet för att öppna det.
Steg 3: I Microsoft Excel-kalkylbladet anger du ett exempel på de data som du vill replikera över celler. I det här fallet använder vi veckodagar som exempel och har skrivit in måndag i en cell.
Steg 4: Placera markören på cellen med datainmatningen och klicka på den för att visa en ram runt den.
Steg 5: Flytta markören till den nedre högra sidan av cellen tills du ser en + tecken som representerar fyllningshandtaget.
Steg 6: Dra fyllningshandtaget till nästa cell så fylls det i Excel.
Steg 7: För att se andra fyllningsalternativ, klicka på ikonen Autofyllningsalternativ.
Steg 8: Välj vilken typ av fyllning du vill ha från:
- Fyll serien
- Endast fyllningsformatering
- Fyll utan formatering
- Fyll dagar
- Fyll veckodagar
Anteckna det Fyll dagar och Fyll veckodagar visas bara om din första datainmatning har att göra med veckodagarna. Om din första post hade att göra med dagar i månaden, skulle du ha sett Fyll månader alternativ.
Hur man använder Flash Fill i Microsoft Excel
Excels Flash Fill-funktion är lämplig för att fylla celler med data som följer ett komplext mönster eller sekvens. Till exempel, om du försöker dela upp data i olika kolumner eller kombinera data över flera kolumner till en. Så länge du har ett urval av vad du vill ha och konsistens i data, kan Flash Fill hjälpa dig att replikera informationen över flera celler.
Här är de olika sätten du kan använda FlashFill i Microsoft Excel:
Att dela upp data i kolumner
Om du försöker dela upp siffror, datum eller någon form av text i olika kolumner gör du så här:
Steg 1: Klicka på Start-knappen i Aktivitetsfältet och skriv excel för att söka efter appen.
Steg 2: Från resultaten klickar du på Microsoft Excel-appen eller dokumentet för att öppna det.
Steg 3: Se till att du har data att dela upp i en kolumn i Microsoft Excel-kalkylbladet. Skapa även ytterligare en eller flera kolumner för de data du vill dela. I det här fallet använder vi datum som exempel och försöker dela upp dem i kolumnerna dagar, månad och år.
Steg 4: Ange ett exempel i nästa kolumner där du vill dela upp data. Det vill säga hur du vill ha datauppdelningen.
Steg 5: Klicka på en kolumn som innehåller en av dina nya exempeldatauppsättningar.
Steg 6: Klicka på fliken Data på Excel-bandet.
Steg 7: I gruppen Dataverktyg klickar du på Flash Fill, så replikerar Excel samma mönster för de andra raderna. Alternativt kan du klicka på Ctrl + E kortkommando för att använda Flash Fill.
Steg 8: Upprepa detta för de andra kolumnerna du har tills alla kolumner är ifyllda.
Att kombinera data i en kolumn
Om du försöker kombinera siffror, datum eller någon form av text i en kolumn gör du så här med Flash Fill:
Steg 1: Klicka på Start-knappen i Aktivitetsfältet och skriv excel för att söka efter appen.
Steg 2: Från resultaten klickar du på Microsoft Excel-appen eller dokumentet för att öppna det.
Steg 3: Se till att du har kolumnerna med de data du vill kombinera i Microsoft Excel-kalkylbladet. Skapa också en annan kolumn för att hysa den nya datakombinationen. I det här fallet använder vi namn som exempel och försöker ha funktionen Förnamn och Efternamn i en Namn-kolumn.
Steg 4: I kolumnen där du vill kombinera data anger du ett exempel. Det vill säga hur du vill ha datan kombinerad.
Steg 5: Klicka på kortkommandot Ctrl + E eller klicka på Flash Fill-knappen på fliken Data i Excel-bandet för att flasha fyllningen för de andra cellerna.
Använda Autokorrigering och AutoComplete i Excel
Två andra funktioner i Excel som Flash Fill och AutoFill som misstas för varandra är AutoCorrect och AutoComplete. Dessa två funktioner är olika eftersom de tjänar olika syften. Men båda hjälper till att spara tid med datainmatning.