En guide för att använda Dropbox delningsbehörigheter optimalt

En av skönheterna med att använda en fildelningstjänst som Dropbox är att det låter dig dela specifika filer och mappar med andra säkert och privat. Detta görs möjligt genom att dela behörigheter som låter dig full kontroll varje steg på vägen. Men hur fungerar Dropbox delningsbehörigheter exakt? Det är vad vi kommer att ta upp i den här guiden.

I den här guiden kommer du att lära dig hur du delar filer och mappar och hur du begränsar andra från att göra oönskade ändringar eller dela med obehöriga användare. Så ta en kaffe och slappna av.

Låt oss börja.

Hur man delar filer i Dropbox

Låt oss först förstå delningsprocessen. Hur du hittar filerna du vill dela och sedan delar dem.

Steg 1: Det finns ett sökfält i det övre högra hörnet som du kan använda för att snabbt hitta filen du vill dela med någon. Om du vet vilken mapp du ska titta i, dubbelklicka för att komma in i mappen.

Steg 2: Håll muspekaren över filen du vill dela så ser du några knappar till höger. Klicka på knappen Dela.

Steg 3: Det kommer att avslöja en popup-meny med några inställningar och alternativ. Ange e-post-ID för de personer du gillade att dela filen med och klicka på knappen Dela fil.

Steg 4: Som standard skulle personen du delar filen med kunna redigera den. Men du kan snabbt ändra det genom att välja "kan visa" från rullgardinsmenyn bredvid "Alla med den här länken".

Steg 5: Slutligen, istället för att ange ett e-post-ID för att skicka en inbjudan, har du också möjlighet att dela en länk till filen via appar för sociala meddelanden. Klicka på alternativet "Skapa sedan kopiera länk" för att göra det.

Steg 6: Klicka nu på knappen Inställning.

Steg 7: Om du har skapat en länk för delning med bara visningsbehörigheter, välj fliken Länk för visning. Här kan du välja om vem som helst med en länk kan komma åt filen eller bara de som du skickade en inbjudan till, ställa in ett utgångsdatum för inlägget vilken länk inte längre skulle fungera och inaktivera nedladdningar.

Steg 8: Om du har skapat en länk för delning med redigeringsbehörighet, klicka på fliken Länk för redigering, där du hittar ytterligare behörighet. Du kan ställa in ett lösenord för att ytterligare skydda filen från obehörig åtkomst och redigeringar.

Användare av professionella eller affärsplaner har också möjlighet att dela filer varumärkeslogotyp.

Även på Guiding Tech

Hur man tar bort delningslänk eller tar bort delning av filer i Dropbox

Om du inte längre vill dela filen med andra eller ta bort länken är det enkelt att göra. Gå tillbaka till samma meny som i punkten ovan (fildelningsmeny) och klicka på Ta bort fil eller länken Ta bort under Länk för redigering.

Bekräfta beslutet när du tillfrågas.

Hur man hanterar behörigheter efter att ha delat filer i Dropbox

Du har fullständig kontroll även efter att en fil har delats antingen via inbjudan eller via länk. Behörigheter kan uppdateras eller återkallas när du väljer.

Steg 1: Klicka på knappen Dela bredvid filen du vill hantera behörigheter för.

Steg 2: Precis under namnet på dokumentet i popup-menyn ser du antalet personer som har tillgång till filen. Klicka på det.

Steg 3: Alla som har tillgång till filen kommer att listas här. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid namnet för att ändra visningen eller redigera behörigheter eller "ta bort" dem eller återkalla åtkomst.

Steg 4: På samma sätt kan du också ändra andra inställningar som lösenord, nedladdningsbarhet och ange utgångsdatum för länkarna.

Även på Guiding Tech

Hur man skapar och delar mappar i Dropbox

Precis som filer kan du också dela mappar i Dropbox. Återigen får du några olika alternativ för att hantera mappar som vi kommer att diskutera nedan, utöver vad vi såg i fildelningsbehörigheter ovan.

Steg 1: Du kan antingen skapa en mapp offline på din dator och lägga till den i Dropbox eller skapa en direkt inuti. Dropbox låter dig också skapa en delad mapp direkt. Klicka på knappen Skapa för att hitta det alternativet.

Steg 2: Ett popup-fönster kommer att visa om du vill skapa och dela en ny mapp eller dela en befintlig mapp. Låt oss skapa och dela en ny. Klicka på Nästa.

Steg 3: Namnge mappen, lägg till e-post-ID: n för personer du vill lägga till i mappen, lägg till eventuella anteckningar och ange mappbehörigheter som "kan visa" eller "kan redigera".

Steg 4: Nu, när du går tillbaka till Dela-menyn i mappen, kan du välja vem som kan lägga till nya medlemmar till den delade mappen under Inställningar > Mappinställningar. Endast ägare eller någon som har lagts till i mappen.

Även på Guiding Tech

Tillåten åtkomst

Om du vill ge åtkomst till en fil eller mapp till någon, men inte vill att han/hon ska göra ändringar eller redigera filen, dela en länk till filen eller bjud in via e-post med alternativet "kan visa" valt. Ange ett lösenord så att endast de som har lösenordet kan komma åt filen. Och slutligen, ställ in ett datum efter vilket länken kommer att upphöra att gälla om du vill ha en ställ-och-glöm delbar länk.

Dropbox erbjuder många sätt att dela filer och mappar med andra, vilket ger dig, ägaren, fullständig kontroll över behörigheter. Så du har full kontroll. Men Dropbox är inte den enda leverantören av molnlagringstjänster. Google Drive erbjuder en lika bra upplevelse skulle du vara intresserad.