15 bästa sätten att organisera anteckningar effektivt i Microsoft OneNote

Microsoft OneNote är ett kraftfullt anteckningsverktyg om du vet hur man använder den. Jämfört med andra anteckningsappar som t.ex Google Keep, Apple Notes, Bear Notesosv, OneNote vinner alltid loppet. Krediten går till det enorma antalet funktioner som erbjuds i appen. Dock, organisera anteckningar kan bli tråkigt i OneNote om du inte är bekant med alla dess organisationsfunktioner. Så vi kommer att berätta för dig de bästa sätten att organisera dina anteckningar i OneNote i detta inlägg.

Microsoft har två OneNote-appar – OneNote och OneNote 2016. Du borde kontrollera skillnaderna mellan dem och se vilken du använder. Följande tips för att organisera anteckningar fungerar i Microsoft OneNote på Windows. Du kan använda dem på andra enheter också.

Låt oss börja.

1. Skapa flera anteckningsböcker

Jag gillar OneNote eftersom det erbjuder en hierarkisk mappstruktur. Överst ligger anteckningsböckerna. Till en början kommer du bara att ha en anteckningsbok. Men du kan skapa hur många du vill. Varje anteckningsbok består av flera avsnitt och sidor. Du kan ha separata anteckningsböcker för arbete, personligt bruk eller olika teman som böcker, projekt, ämnen etc.

För att skapa en anteckningsbok, klicka på anteckningsbokens namn högst upp. Klicka sedan på alternativet Lägg till anteckningsbok längst ned. På samma sätt kan du skapa ytterligare anteckningsböcker i OneNote. Kolla sju användbara tips för OneNote-anteckningsböcker.

Dricks: Står du inför synkroniseringsproblem med OneNote? Ta reda på hur man fixar OneNote-synkroniseringsfel på Windows och Mac.

2. Skapa sektioner och sektionsgrupper

Klicka på anteckningsboken för att öppna den. Avsnitt kommer att hälsa dig välkommen. Du kan skapa undersektioner i varje sektion. Om du till exempel har skapat en anteckningsbok för varje ämne som matematik, naturvetenskap, engelska, etc., kommer avsnitten att ha kapitel för varje anteckningsbok. Du kan vidare skapa ett underavsnitt för varje kapitel.

För att skapa en sektion, öppna anteckningsboken och klicka på Lägg till sektion längst ner. Namnge det efter ditt behov. Du kan byta namn på den senare.

För att skapa ett underavsnitt, högerklicka på utrymmet under sektionerna. Klicka på Ny sektionsgrupp. Namnge sektionsgruppen. Sektionsgrupperna kommer att ha en pil bredvid deras namn. Använd Ctrl + T (Windows) eller Kommando + T (Mac) kortkommando för att lägga till ett nytt avsnitt.

Dra de befintliga anteckningarna som du vill lägga till i sektionsgruppen. För att skapa ett nytt avsnitt direkt under avsnittsgruppen, högerklicka på avsnittet och välj Nytt avsnitt. Använd den lilla pilen bredvid sektionsgruppen för att visa eller dölja undersektionerna.

3. Skapa sidor och undersidor

Nu innehåller avsnitten sidor och undersidor. Du kommer att skriva ditt faktiska innehåll på sidor. Varje sida har en titel som definierar innehållet inuti den. Försök att använda en relaterbar och beskrivande titel för din sida. Sidtitlar läggs till högst upp på sidan.

För att skapa en sida, klicka på alternativet Lägg till sida längst ned i sidområdet. Alternativt, högerklicka på blanksteg och välj Ny sida. Du kan också använda Ctrl + N (Windows) eller Kommando + N (Mac) kortkommandon för att skapa en sida.

För att skapa en undersida, högerklicka på en sida och välj Skapa undersida från menyn. Sidan kommer att göras till undersida på sidan ovanför den. Alternativt kan du använda Ctrl + Skift + Alt + N kortkommando för att skapa en ny undersida. Högerklicka på undersidorna för alternativ som främja och komprimera undersida, om det behövs. Använd den lilla pilen bredvid sidan för att visa eller dölja undersidorna.

Intressant nog kan du skapa en undersida från en undersida också. Högerklicka bara på en undersida och välj Skapa undersida.

Du kan alltid ta bort eller skapa fler sektioner, undersektioner, sidor och undersidor. Så expandera allt eftersom. Försök att lägga till siffror i dina sidtitlar för att identifiera dem eller använd emojis för bättre synlighet. För att lägga till en emoji, använd genvägen för Windows-tangenten + punkt (.) för att starta emoji-panelen på din Windows-dator.

Även på Guiding Tech

4. Använd Sök för att hitta anteckningar

När du väl börjar lägga till anteckningar i OneNote kan det bli svårt att snabbt hitta rätt anteckning bland olika avsnitt och sidor. Ta hjälp av sökfunktionen i OneNote för att hitta din anteckning. Klicka på sökikonen på vänster sida av OneNote och skriv valfri term som finns i din anteckning. En lista med anteckningar som innehåller söktermen kommer att visas. Klicka på anteckningen som du vill öppna.

Klicka på den andra rullgardinsmenyn under din sökruta för att välja var du vill söka. Du kan söka under alla anteckningsböcker, aktuell anteckningsbok, aktuell sektion eller sida. Alternativt kan du använda Ctrl + F genväg för att söka på den aktuella sidan och Ctrl + E för att söka i alla anteckningsböcker. Sök kan också vara praktiskt för att hitta taggar, som visas härnäst.

5. Använd taggar

Taggar i OneNote är ett sätt att markera din mening eller stycke för att indexera och hitta dem snabbt. Betrakta dem som etiketter för dina anteckningar. Men istället för att märka hela anteckningen kan du skapa en tagg för endast en mening/stycke. Senare, när du behöver hitta taggen, använd sökningen för att hitta taggarna, och du kommer att tas till den exakta positionen för din märkta anteckning.

OneNote erbjuder flera fördefinierade taggar som definitioner, stjärnmärkta, att göra-listor, etc. Ta exemplet med definitionstaggar. Om du har olika definitioner spridda över dina anteckningsböcker och vill gå igenom dem, lägg till definitionstaggen och sök sedan efter densamma. Du kan till och med skapa anpassade taggar.

För att skapa en tagg, placera din kurs var som helst i texten som du vill tagga. Klicka sedan på den lilla nedåtpilen bredvid ikonen för att göra-lista som finns högst upp under fliken Hem och välj lämplig tagg. Upprepa proceduren för att ta bort taggen. Du kan till och med högerklicka och tagga din text.

För att hitta taggen, öppna sökningen i OneNote och klicka en gång på sökrutan. Taggarna som används i dina anteckningsböcker visas. Om du inte ser din tagg, skriv in namnet och sök. Klicka på taggen för att se resultatet.

6. Ordna om anteckningar

När du har skapat avsnitt eller sidor kan du enkelt ändra ordning på dem för att hålla liknande avsnitt eller sidor tillsammans. Du kan använda den här funktionen för att lägga till undersektioner och undersidor. Dra bara och släpp avsnittet eller sidan till önskad plats. Du kan beställa artiklar inom samma eller olika sektioner och anteckningsböcker.

Alternativt, om dra och släpp känns som ett krångel, högerklicka på objektet som du vill flytta eller kopiera och välj Flytta/kopiera. Välj sedan den nya destinationen.

7. Sortera sidor

OneNote erbjuder flera sätt att sortera dina sidor. Du kan antingen organisera dem manuellt, som visas ovan, eller använda de tillgängliga sorteringslägena – Alfabetisk, Skapat datum och Ändringsdatum. För att göra det, klicka på sorteringsikonen högst upp i sidlistan. Välj läge efter behov.

8. Färgkod dina anteckningar

För att enkelt identifiera dina sektioner och anteckningsböcker kan du färgkoda dem. Du kan använda samma färg för liknande typer av sektioner. Välj alltid den färg som du lätt kan identifiera dig med. Högerklicka sedan på avsnittet eller anteckningsbokens namn och välj Färg från menyn. Välj sedan önskad färg.

Proffstips: Du kan också ändra bakgrundsfärgen på din sida. För det, gå till fliken Visa högst upp och välj Sidfärg.

9. Använd textformatering

Det är ingen hemlighet att du kan anpassa din text i OneNote med hjälp av grundläggande formateringsalternativ som fetstil, kursiv, understruken, etc. Du kan till och med skapa punktlistor och numrerade listor och ändra teckensnittsstil och storlek. Dessutom kan du formatera text med olika stilar som rubrik, citat, kod etc. Du kan också markera texten för bättre synlighet i dina anteckningar. Du hittar alla under fliken Hem.

Dricks: Funderar du på att byta till OneNote från Google Dokument för att skriva dina dokument? Känner till skillnader mellan dem innan du byter.

10. Justera text

För bättre läsbarhet kan du justera din text i OneNote. För det, använd justeringsalternativen från det övre fältet under fliken Hem.

Alternativt kan du hålla musen över texten så ser du en liten grå ikon på vänster sida av texten. Dra den åt höger för att ändra justeringen.

Även på Guiding Tech

11. Ändra storlek på anteckningar

När du lägger till anteckningar på OneNote-sidor kommer du att märka en ruta runt dina data. Du kan ändra storlek och flytta den här behållaren efter dina behov. Klicka var som helst på texten för att göra rutan synlig. När rutan visas, ändra storlek på den med hjälp av dess kanter. Flytta behållaren genom att hålla muspekaren över behållarens övre kant tills du ser en fyrsidig pil. Flytta sedan behållaren.

12. Fäst sida till startmenyn

För att snabbt komma åt en OneNote-anteckningsbok, sektion eller en sida kan du fästa den på Start meny. Med ett klick på dess ikon i Start-menyn kommer du att kunna komma åt önskat objekt. Högerklicka på objektet (anteckningsbok, avsnitt eller sida) som du vill fästa och välj Fäst till Start från listan.

13. Markera som oläst

Ibland, när du är upptagen, och du skriver ner anteckningar som du vill kontrollera senare, kan du markera dem som olästa. Det kommer att skilja den från resten av samlingen. Den olästa anteckningens titel kommer att vara fet. Den här funktionen kan också vara praktisk för studenter. Om ett visst kapitel ännu inte har lästs av dig, markera det som oläst. När du markerar en sida som oläst markeras motsvarande avsnitt och anteckningsbok också som oläst.

För att göra det högerklickar du på sidan och väljer Markera som oläst.

14. Länka sidor

Ett av de bästa sätten att organisera innehåll i OneNote är att länka sidorna eller avsnitten. Om du har använt Begrepp, måste du vara bekant med att länka sidor. Ta reda på hur Notion klarar sig mot OneNote.

I grund och botten kan du skapa en länk för varje sida eller avsnitt som du kan lägga till på andra sidor för att referera till dem. Om du klickar på länken öppnas den länkade sidan omedelbart. Du kan använda den för att hoppa från sida till en annan i OneNote. För bästa användning, lägg till tvåvägslänkar, dvs på båda sidorna. Det kommer att hjälpa till att byta tillbaka snabbt. Du kan också skapa en innehållsförteckning som länkar varje sida.

För att skapa en länk för din sida eller sektion högerklickar du på sidans eller sektionsnamnet eller högerklickar var som helst på sidan och väljer Kopiera länk. Länken kommer att kopieras till ditt urklipp.

Öppna sidan där du vill klistra in den. Högerklicka sedan och välj klistra in. Klicka på länken för att byta sida. För att gå tillbaka till föregående sida, använd bakåt- och nästa-navigeringsknapparna i det övre vänstra hörnet av OneNote.

15. Arkivera anteckningsböcker

Om du letar efter arkivfunktionen i OneNote hittar du den inte. Det beror på att det går under ett annat namn - Stäng anteckningsbok. Du kan dölja hela din anteckningsbok från huvudpanelen i OneNote genom att stänga den. Stäng de anteckningsböcker som du inte behöver nu. Datan i dem kommer att förbli som den förutom att du inte ser dem. Du kan alltid lägga till dem igen.

För att stänga en anteckningsbok, högerklicka på anteckningsbokens namn och välj Stäng den här anteckningsboken.

Bonus: Lösenordsskydda dina sektioner

Har du något viktigt i din anteckningsbok? Lås den med ett lösenord. Lösenordsskydd är endast tillgängligt för sektioner. Alla sidor i en sektion kommer att låsas. Högerklicka på avsnittet och välj Lösenordsskydd. Lär dig i detalj om lösenordsskydd för OneNote-sektioner.

Även på Guiding Tech

Ha kul att organisera anteckningar

Om du precis har börjat med att organisera dina anteckningar i OneNote, bli inte överväldigad av funktionerna. Du kommer förmodligen inte att ställa in rätt på en gång eftersom det är rörigt att organisera digital information. Experimentera och se vad som fungerar för dig och vad gör det inte. Bokmärk den här sidan och besök den regelbundet för att se om du använder alla organisationsfunktioner för dina anteckningar.