Jag migrerade från Dropbox till Google Drive. Här är vad jag lärde mig

Jag tillbringar det mesta av min tid framför en PC och testar olika appar och tjänster hela dagen. Det här är vad jag gör för att leva. Som sådan tillbringar jag mycket tid med att krångla med filer och data, leta efter nya sätt att bli mer produktiv och hålla mitt liv synkroniserat. Problemet är att jag började använda fler appar än nödvändigt vilket bara visade sig vara kontraproduktivt. Ironiskt, va?

Ta Google Drive och Dropbox till exempel. Jag har använt båda ett tag nu, men bestämde mig nyligen för att lämna Dropbox för Google Drive. Faktum är att jag flyttar allt till Google, börjar med molnlagring, och kommer att täcka min resa här.

Varför Google kanske du frågar dig? Jag vill använda så få appar som möjligt och samla allt under ett och samma tak. I grund och botten går jag efter färre appar, tillägg och funktioner för att uppnå konsekvens, enhetlighet och integration över plattformar.

Låt mig berätta varför jag valde Google Drive och hur det påverkar balansen mellan arbete och privatliv.

1. Integration med Google Apps

Google har nyligen integrerat ett gäng av sina produkter i Google Drive. När du öppnar Google Dokument kommer du nu att se länkar till appen Kalender, Keep och Tasks i det högra sidofältet. Detta gäller även för Gmail.

Detta var en av mina främsta anledningar till att flytta till Drive. Jag kan nu skapa utkast i Google Dokument. Jag kan också skapa anteckningar och skicka dem till Keep eller skapa en påminnelse i Kalender från ett enda gränssnitt. För mig är Google Drive inte bara en molnlagringsplattform längre utan en produktivitetssvit.

Det är en realtidssparare och ersätter Microsoft Office helt. Jag växte upp med Word, Excel och PowerPoint men var inte särskilt nöjd med det. Google Drive förändrar hur jag arbetar med data och dokument.

Det närmaste Dropbox har är Papper, ett dokumentredigeringsverktyg för att samarbeta med andra. Paper erbjuder ett bättre användargränssnitt än Docs och låter dig bädda in YouTube-videor, Google Maps, länkar, bilder och till och med SoundCloud-klipp. Men det finns inget alternativ att bifoga ark eller powerpoint-presentationer.

Dropbox förlitar sig på Microsofts Office 365 för det. Men om jag måste använda Office 365, varför behöver jag då Dropbox? Jag kan helt enkelt använda OneDrive. Verkar mer vettigt, eller hur?

2. Gratis lagring

Dropbox erbjuder ynka 2 GB gratis lagringsutrymme jämfört med de 15 GB som erbjuds av Google. Även om du kan hänvisa vänner att öka ditt gratis lagringsutrymme upp till 16 GB faktiskt, är det för mycket ansträngning, och de flesta misslyckas med att nå de siffrorna.

Du kanske hävdar att 15 GB kan vara mindre eftersom det kommer att delas upp på alla Google-produkter som Gmail och Drive. Men det är fortfarande mer än vad de flesta någonsin kommer att behöva. Jag behöver inte hänvisa vänner för extra lagring. Tro mig, det är krångligt att skicka inbjudningslänkar och förklara varför de ska byta. Ingen av mina vänner gick med, och några av dem sa till mig att jag skickade inbjudningslänkar!

Även på Guiding Tech

3. Premiumplaner för privatpersoner

Om du använder Dropbox kommer du snabbt att få ont om utrymme och måste uppgradera. För privatpersoner finns det två planer tillgängliga för dig. Du får 1 TB utrymme för $9,99/månad under Plus-planen. Professional-planen kommer att kosta dig 19,99 USD/månad för 2 TB molnlagring.

Vad händer om du inte behöver 1 TB lagringsutrymme? Dropbox-planer är inte särskilt flexibla. Google Drives plan börjar på $1,99/månad för 100 GB utrymme. För $2,99/månad får du 200 GB utrymme vilket är vad jag använder för närvarande. Vänta, det finns mer. För $9,99/månad får du 2 TB lagringsutrymme mot 1 TB som erbjuds av Dropbox.

Inte bara Google Drive erbjuder mer flexibilitet när det gäller att välja en lämplig lagringsplan, utan det är också mer generöst av de två med lagringskapacitet.

4. Premiumplaner för team

Hur är det med företag och små företag med team? Både Google och Dropbox erbjuder separata planer, men återigen vinner Google här.

Dropbox har tre planer för företag från 12,5 USD för 3 TB lagring. Ytterligare funktioner inkluderar integration med Office 365, livechattsupport och företagshanterade grupper. Observera att $12,5 är per användare och standardplanen börjar med tre användare.

Den avancerade planen börjar på $20, även för tre användare. Det erbjuder obegränsat utrymme, SSO, bättre filhantering, telefonsupport och avancerade administratörskontroller.

Vad jag inte förstår är Office 365-integrationen. Om Dropbox vill konkurrera med sådana som Microsoft och Google tror jag att de kommer att behöva mer än bara en lagringslösning.

Google Suite (GSuite) börjar på $5 per användare och erbjuder 30 GB lagringsutrymme per användare. Som användare av Google Suite får du tillgång till Keep, Formulär, Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites, Gmail med IMAP-stöd och Hangouts. Google har också en $10 per användare plan som erbjuder obegränsat lagringsutrymme, apputvecklingsplattform, 24/7 telefon samt e-postsupport och revisionsrapporter.

I grund och botten blåser GSuite Dropbox ur vattnet med sin konkurrenskraftiga prissättning och en avancerad svit med appar för de flesta individer och företag. Jag överväger seriöst $5-planen, och som individ borde det vara tillräckligt för mig. Som bloggare tycker jag att Gmail, Dokument, Kalkylark och Presentationer är ovärderliga verktyg.

Google Keep erbjuder obegränsat lagringsutrymme och räknas inte in i Google Drive. Även WhatsApp säkerhetskopior kommer inte att räknas in i ditt Drive-lagringsutrymme. Detsamma gäller Google Photos.

Notera: Google Photos erbjuder obegränsat lagringsutrymme om du laddar upp bilder i 16 MP och videor i 1080p. Så foton eller videor med högre kvalitet än så ökar din Drive-lagring.

Även på Guiding Tech

5. Ersätter en Doc Scanner

Jag använde CamScanner för att skanna och spara mina dokument i molnet tills jag upptäckte en Google Drive-widget. Google Drive erbjuder en 1x1 Scan-widget på Android för att skanna dokument och spara dem i molnet som JPEG- eller PDF-filer.

Dropbox erbjuder också widgets, men de har inga skanningsfunktioner. Om du vill skanna en fil måste du öppna Dropbox-appen. Inte en stor sak men bekvämlighet är något att tänka på.

Om jag använder Drive behöver jag inte använda CamScanner eller någon annan skanningsapp. Det är en app mindre att oroa sig för.

6. säkerhet

Många teknikjättar har råkat ut för dataläckor och hacks de senaste åren. Både Dropbox och Google tar säkerheten på allvar. Dropbox använder 128-bitars AES SSL/TLS-kryptering när dina filer flyttas och 256-bitars AES när de lagras.

Google Drive gör tvärtom - den använder 256-bitars AES SSL/TLS när de flyttar och 128-bitars AES-kryptering när dina filer lagras.

Båda stöder 2FA (2 Factor Authentication). Däremot Googles egna Autentiseringsapp har blivit något av en branschstandard.

Både Dropbox och Google erbjuder fjärrtorkning ifall din smartphone äventyras eller blir stulen.

Dropbox står upp mot NSL (National Security Letters) order som utfärdas av den amerikanska regeringen. Det betyder att Dropbox kommer att informera dig om dina uppgifter har begärts av myndigheterna. Det gör dock inte Google Drive. Detta är inget som kan påverka enskilda användare som du och jag, men det är avgörande för stora företag och konglomerat. Jag tror inte att jag är tillräckligt viktig för att oroa mig för det.

7. Plattformsstöd

Både Dropbox och Google Drive stöder alla populära plattformar som Windows, macOS, Android och iOS. Tyvärr har Drive ingen inbyggd klient för Linux, men det har Dropbox.

Jag använder Linux ibland så det påverkar mig på ett begränsat sätt. Lyckligtvis fungerar Drive i webbläsaren, precis som andra kontorsproduktivitetsappar som följer med. Ingen deal breaker för mig.

Även på Guiding Tech

8. Filsynkronisering

Jag är inte nöjd med det faktum att det inte finns någon smart-sync-funktion i Google Drive. Dropbox har det och gör ett fantastiskt jobb med det. Se, Dropbox visar alla dina filer och mappar på ditt skrivbord men laddar bara ner dem när du vill ha det. Detta sparar mycket utrymme på din lokala hårddisk.

Även om detta inte är ett problem på Windows och Android eftersom de flesta enheter vanligtvis har generöst lagringsutrymme. Endast användare av macOS och iOS-enheter kommer att känna värmen. Apple tar betalt för en enhet med högre lagringskapacitet. Om du är en Mac-användare och har mycket data i molnet kan du behöva en större enhet som lämnar ett hål i fickan.

En annan funktion som Drive missar är synkronisering på blocknivå. Dropbox synkroniserar bara de ändringar du har gjort i en fil istället för att ladda upp hela filen igen. Drive har inte den här funktionen vilket resulterar i mer bandbreddsförbrukning och längre synkroniseringstider. Jag har ett obegränsat dataabonnemang på mitt kontor, men på mobilen kommer det att visa sig vara ett problem.

Återigen måste jag välja mellan extrafunktioner mot fördelarna med att bo på en enda plattform. Jag har gjort mitt val. Ingen plattform är perfekt som det framgår av den här guiden.

9. Fildelning

Både Dropbox och Google Drive låter dig dela filer och mappar med hjälp av delbara länkar som kan skickas via e-post eller meddelande. Om du har en affärsplan med Dropbox kan du dela lösenordsskyddade länkar tillsammans med ett utgångsdatum.

Google Drive har inget sådant alternativ som lämnade mig på en plats. Jag hade velat ha den funktionen i Drive så att jag kunde dela mitt arbete på ett säkrare sätt.

Mindre är mer

Ja, jag föredrar fortfarande Google Drive framför Dropbox. Låt mig förklara. Dropbox har fler funktioner som smart synkronisering och säker fildelning, men Google erbjuder en hel uppsättning kontorsappar som är avgörande för min användning. Google vinner också när det kommer till lagringsplaner. De är billigare och mer flexibla, så jag behöver inte betala $9,99 när jag kan få 200GB för $2,99.

Jag har redan gjort skiftet och än så länge är jag nöjd med det. Google Drive levererar där det är viktigast – priser och appar.

Nästa upp: Nu när du vet varför jag valde Google Drive framför Dropbox, är du redo att göra ett steg? Klicka på länken nedan för att lära dig hur du flyttar data från Dropbox till Google Drive.