5 bästa metoder för att hålla säkert med Microsoft Office 365
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft Office anses vara favoritalternativet i produktivitetspaketutrymmen. Den populära programvaran används av miljontals konsumenter och företag runt världen. Det har också ett starkt grepp om företagssektorn. Det är därför det har blivit alltmer nödvändigt att säkert använda Office 365, onlineversionerna för enkelt samarbete.
![Slott 979597 1280](/f/2590fb62ce16e9428bc3d483c4efc103.jpg)
Företaget erbjuder ett brett utbud av personliga, Företagoch Enterprise-planer. Med varje plan får du tillgång till Office-appar, OneDrive och mer tillsammans med vissa villkor. Naturligtvis kommer du att skapa, redigera och lagra personlig såväl som konfidentiell information med hjälp av Microsoft Word, Excel och OneDrive.
Det är därför det är viktigt att skärpa säkerheten under redigering, visning och delning.
I det här inlägget kommer jag att guida dig till de fem bästa metoderna för att fortsätta använda Office 365 säkert. Tillämpa dessa mått och var bekymmersfri från datastöld eller missbruk. Låt oss börja.
Skaffa Office 365
1. Använd starkt lösenord och aktivera 2FA
Den här är en no-brainer. När du skapar ett Microsoft-konto använder du det starka lösenordet med en kombination av bokstäver, siffror och specialtecken.
Om du är orolig för att komma ihåg dem, skulle jag råda dig att investera i en lösenordshanterare. Det finns många kapabla erbjudanden som LastPass, Enpass, 1Lösenord, SafeInCloud och mer.
Du kan använda deras inbyggda lösenordsgenerator och automatisk inloggning på både iOS och Android för en problemfri inloggningsupplevelse.
![2Fa](/f/f98164a1c2b41dafd8d7c806d6465220.jpg)
Att välja ett starkt lösenord är en del av processen. Jag rekommenderar starkt att du skärper säkerheten med tvåfaktorsautentisering.
Välj inte bara verifiering av mobilnummer. Det har funnits många tillfällen där hackare kunde komma åt en persons konto med ett SIM-byte och sedan läsa OTP från meddelandena. Twitters vd Jack Dorsey är det senaste offret av sådana metoder.
Använda sig av 2FA-appar (tvåfaktorsautentisering). som genererar slumpmässiga koder under en viss period. Ange den koden efter lösenordsskärmen. Authy skulle vara mitt föredragna val för stöd för flera plattformar och synkroniseringsmöjligheter.
Även på Guiding Tech
2. Lösenordsskydda känsliga dokument
För att förhindra okända från att öppna och komma åt känsliga dokument kan du alltid lösenordsskydda dokument med det inbyggda lösenordsverktyget.
![Word lösenord](/f/1c328bac3b125b87dc1a079619be7b30.jpg)
Klicka på Granska-menyn från menyfliksområdet, tryck på Skydda dokument, och dialogrutan låter dig lägga till lösenord och några regler för det.
På tal om regler kan du lägga till ett lösenord för att visa ett dokument, ställa in ett annat lösenord för att låta andra göra ändringar i ett dokument. Man kan också hindra kollegor från att lägga till kommentarer med hjälp av ytterligare alternativ.
![Word lösenord 2](/f/12605ff10dcde56f471a1279082e455d.jpg)
Du kan aktivera den lilla växeln i sekretesssektionen för att dölja personlig information från filen.
3. Lägg till utgångsdatum till OneDrive Delningslänk
Office 365-appar integrerar Microsoft OneDrive-molnplattformen tätt. Tja, du kan också använda Box och Dropbox, men jag kommer att rekommendera OneDrive som integrerad som standard på Windows 10 och kommer också med 1 TB lagringsutrymme för Office 365-prenumeranter.
Varje Word-, PowerPoint- och Excel-fil sparas automatiskt på Microsofts molnplattform.
Nu, när du delar en fil eller mapp från OneDrive-appen, erbjuder Microsoft ett snyggt sätt att lägga till utgångsdatum och tid till den delade länken.
![Dela Onedrive](/f/2c6a8e491b21642bee73cc6e34d676b7.jpg)
På OneDrive Web, när du delar en mapp, kan du trycka på Dela och välja ett inställt utgångsdatum. Därifrån väljer du tid och datum för att upphöra att gälla för länken.
![Lägg till utgångsdatum](/f/337115a3c48d04f916abe0d2e928802a.jpg)
Men saker och ting är lite komplicerade på mobilen. Följ stegen nedan för att utföra samma åtgärd på iOS- och Android-appar.
Steg 1: Ladda ner OneDrive och logga in med autentiseringsuppgifter och 2FA-kod.
Steg 2: Navigera till mappen som du vill dela och tryck på trepunktsmenyn.
![Tryck på Dela](/f/e5350b66941965ccf336077559694ca9.jpg)
![Länkinställningar](/f/f2fc6e857abbbf07d9e98ef362b7ff3b.jpg)
Steg 3: Välj dela och välj länkinställningar.
![Slå på utgång](/f/5592a648dd0e84b890a5041e4d11d7d3.jpg)
Steg 4: Lägg till tid och datum för att länka och slå på växeln.
Eftersom funktionen som nämns ovan är OneDrive-relaterad, kan du använda samma teknik för att lägga till utgångsdatum för bilder och videor också.
Även på Guiding Tech
4. Lägg till lösenord till OneDrive-länkar
Alternativet två som nämns ovan används mest när du bara vill lösenordsskydda en fil åt gången. Men om du vill dela 8-10 dokument på en gång är det bättre för dig skydda OneDrive-länkarna med ett lösenord.
I sådana fall kan du ladda upp alla dokument i en enda mapp på OneDrive.
![Lösenord](/f/d1e65edb05606a1ede7fb23b207a4576.jpg)
Öppna nu OneDrive-webben, välj mappen och tryck på delningsmenyn. Välj lägg till lösenord i dialogrutan och dela sedan länken till mappen.
Den mottagande personen måste ange ett lösenord innan den får tillgång till filerna i den.
![Kopiera lösenord](/f/6c36909a83c9060d7cb7fdb05488d365.jpg)
Jag vet att lösningen inte är lika anpassningsbar som sektionsalternativet som låter dig blockera vissa behörigheter och dölja personliga detaljer. Men totalt sett får OneDrive-sättet jobbet gjort i form av ett extra säkerhetslager.
Tyvärr kan du inte använda funktionen på mobilappar. Det är bara tillgängligt på OneDrive-webben.
5. Använd Biometrics på OneDrive
Som du kanske har gissat spelar OneDrive den centrala rollen i Office 365-upplevelsen.
Oavsett om det är OneNote eller Word eller Excel, sparar var och en av dem filen på OneDrive. Det är därför det är viktigt att hålla det säkert med hjälp av biometri i mobilappar.
![Tryck på Lösenord](/f/d5aa239751b7a9344f2837e41758ecda.jpg)
![Faceid](/f/bb6d8a1bc70d744b759024bc72c2c597.jpg)
Gå till Inställningar > Säkerhet och slå på FaceID eller fingeravtrycksskydd för iOS och Android.
Ladda ner OneDrive för iOS
Ladda ner OneDrive för Android
Även på Guiding Tech
Njut av en säker Office 365-upplevelse
Microsoft förstår konsumenternas och företagens behov av att hålla sina data säkra. Det är därför företaget har infört flera säkerhetsåtgärder för Office 365-sviten.
Nyligen företaget tillkännagav Personal Vault för OneDrive, som låter dig lägga till personliga dokument i den med ett extra lager av säkerhet.
Nästa upp: Undrar du vad som är Personal Vault och vill veta mer om det? Läs inlägget nedan för att se mer detaljer.