6 bästa Microsoft Outlook-kalendertips och tricks för att hantera det bättre

Microsoft Office Calendar är en del av Microsoft 365-produkter och är inte ett fristående program. För att komma åt Microsoft Office Calendar måste du använda Microsoft Outlook.

Att integrera båda apparna gör det bekvämt att hantera ditt schema både ur ett digitalt och fysiskt perspektiv. Men om du vill hantera din Microsoft Outlook-kalender, bör du prova några av tipsen nedan.

1. Hur man ställer in arbetstider i Outlook-kalendern

Att ställa in dina arbetstider i Outlook säkerställer att alla som tittar på din kalender känner till dina tillgängliga arbetstider. På så sätt bestäms möten och möten av tillgängliga perioder.

Steg 1: Starta Outlook-appen.

Även på Guiding Tech

Steg 2: När du har startat Outlook klickar du på fliken Arkiv.

Steg 3: Klicka på knappen Alternativ.

Steg 4: Välj Kalender.

Steg 5: Under menyn för Arbetstid anger du information om din Starttid, Sluttid, Arbetsvecka, Veckans första dag och Årets första dag.

Steg 6: Klicka på OK för att spara ändringarna.

2. Återskapa ett möte

Att återskapa ett möte är ett sätt att boka ett nytt möte med hjälp av information från ett tidigare möte. På så sätt, istället för att manuellt mata in detaljer om mötesdeltagare, tid, plats etc., sparar du tid och ansträngning genom att återskapa ett gammalt möte. Så här gör du.

Steg 1: Starta Outlook-appen.

Steg 2: Välj kalenderikonen till vänster på skärmen

Steg 3: Navigera i din kalender till föregående mötesdatum.

Steg 4: Klicka på det specifika mötet, håll ned Ctrl-tangenten och dra mötet över till det datum eller den tid då du vill att det nya mötet ska äga rum.

Steg 5: Dubbelklicka på det nya mötet som skapats så visas all relevant information som ifylld. Klicka på Skicka för att skicka ut inbjudan.

3. Skapa ett möte från ett e-postmeddelande

När du får ett e-postmeddelande om en händelse och du vill ställa in ett möte med avsändaren av e-postmeddelandet, följ stegen nedan.

Steg 1: Dubbelklicka på e-postmeddelandet som du kommer att använda för att ställa in mötet så att ett nytt fönster öppnas.

Steg 2: Klicka på ellipsknappen (...) till höger på skärmen bara vid e-postavsändarens namn.

Steg 3: Välj alternativet Möte och detta bör öppna ett nytt mötesfönster.

Steg 4: E-postavsändarens namn eller adress bör redan fyllas i automatiskt i fältet Obligatoriskt. Du måste dock fylla i andra uppgifter som mötesplats och tid.

Steg 5: Klicka på knappen Skicka.

4. Datum Navigator

Om du vill se dina möten eller möten under en vecka eller månad kan datumnavigatorn i kalendern ge det.

Steg 1: Välj kalenderikonen till vänster på din Outlook-skärm.

Steg 2: Överst på skärmen bör det finnas alternativ för att se din kalender för idag, kommande 7 dagar, arbetsvecka eller månad. Välj önskad vy.

Även på Guiding Tech

5. Använd naturligt språk för att boka mötesstarttider

När du bokar ett möte eller möte kan du välja att använda Datumnavigatorn för att få en vy över din kalender för perioden. Ett alternativ till att använda alternativet Date Navigator i Outlook är Natural Language. Så här använder du det.

Steg 1: På fliken Hem i Outlook väljer du Nya objekt.

Steg 2: Välj Möte eller Möte beroende på dina önskemål.

Steg 3: I fältet för Starttid istället för att välja ett datum från kalendern, skriv helt enkelt en föreslagen tid i ord. t.ex. 7 veckor, jul, tacksägelse osv. Outlook bör ta fram ett datum.

6. Visa flera kalendrar

Om du vill ställa in ett möte med personer i Outlook kan du se deras kalendrar för att se efter en lämplig tidpunkt för att schemalägga ett möte eller en chatt. Detta beror dock på om du har fått tillstånd att göra det på Exchange eller om individen är en del av din organisation. Så här fungerar det.

Steg 1: Välj kalenderikonen till vänster på din Outlook-skärm.

Steg 2: Klicka på alternativet Öppna kalender högst upp på skärmen.

Steg 3: Om du har fått tillstånd att visa kalendern via Exchange väljer du Öppna delad kalender. Men om personen finns inom din organisation väljer du Från adressbok. Om du har en länk till en kalender på internet kan du också välja Från Internet.

Steg 4: Ange namnet eller länken (beroende på det valda alternativet) för personen och välj OK. Du bör få en överblick över individens kalender.

Även på Guiding Tech

Ställa in frånvarosvar

Tipsen ovan bör hjälpa dig att hantera din Outlook-kalender bättre. De är dock inte uttömmande eftersom det finns andra knep du kan utföra på Outlook, som att ställa in Out of Office-svar och Seriella påminnelser.