De 13 bästa anledningarna till att använda Google Docs (och Ditch Word)

Jag har använt Word i mer än ett decennium och jag är fortfarande inte hundra procent bekväm med Microsofts flaggskeppsordbehandlare. Men det har bara gått några månader i Google Docs och jag bara älskar det. Varför är det nu?

Väl, Word har mycket att göra när det gäller funktioner, men inte alla använder dem. Och det är där Docs lyser. Du får ett paket med vardagliga funktioner som är strömlinjeformade nästan perfekt och en njutning att arbeta med.

Det finns dock många negativa missuppfattningar om Google Dokument helt enkelt på grund av dess molnbaserade natur, men här kommer du att ta reda på varför det verkligen inte alls är fallet. Och om du är stenhård på att använda Word, kan du få en överraskning!

1. Det är gratis

Ja, du läste rätt. Google Dokument är helt gratis. Och du kommer upp till 15 GB gratis molnbaserat lagringsutrymme ovanpå det också. Borde ta upp många dokument för att fylla allt det där utrymmet, eller hur?

Med Word är de olika prenumerationsnivåerna tröttsamt, för att inte tala om att allt är ganska dyrt. Räkna med att betala nära - eller långt över - hundra dollar för vad du än nöjer dig med. Nej tack, Microsoft.

2. Inga manuella besparingar

Google Dokument sparar allt du skriver eller ändrar på bara några sekunder, och du kommer inte ens att märka att det händer. Inte ens direkt inklistring av innehåll som innehåller högupplösta bilder och andra stora objekt har ingen allvarlig inverkan på hur snabbt det automatiskt sparas heller. Nu är det en seriös optimering.

Men inte fallet med Word, där du måste trycka på Spara även när du är ansluten till OneDrive. Och även då tar det ofta evigheter att synkronisera ändringar. Ännu värre, hela programmet kan fastna medan du gör det. Vad fan, Microsoft!

3. Filnamn är inget problem

Word är väldigt stenhårt när det kommer till filnamn. Du kan inte infoga några specialtecken, och du måste också vara extra försiktig så att du inte matchar ett befintligt filnamn i samma katalog. Skruva på det!

Med Dokument behöver du inte ens lägga till ett filnamn innan du kan börja arbeta med ditt dokument. Och när du känner för det kan du döpa det till vad du vill. Vilket är superlätt att göra också - skriv bara vad som helst i fältet överst i webbläsarfönstret och du är klar!

Inget mer bråk med klumpiga menyer och dialogrutor som i Word, vilket faktiskt sparar massor av tid som annars går åt till att hantera dumma begränsningar i det långa loppet.

4. Lätt tillgänglig var som helst

Att arbeta med Google Dokument kan hända i stort sett var som helst. Logga bara in på Google Drive på valfri dator med internetanslutning så kan du komma igång direkt.

Onödigt att säga att Word kräver en rejäl installation innan du ens kan tänka dig att öppna ett dokument, för att inte tala om att ha fastnat med bara Windows eller Mac.

Även när det kommer till mobilen låter Google Dokument dig komma igång mycket snabbare. Android-enheter har Dokument installerat som standard, och iOS-appen är väldigt lätt när det gäller nedladdningsstorlek.

5. Noll korrupta filer

Eftersom dina Google Dokument-dokument alltid sparas i molnet, är chansen att filer skadas ganska liten. Inte fallet med Word, där filer som du lagrar lokalt är lätta att korrupta på grund av tekniska problem eller hårdvarufel.

Att spara till OneDrive är ett alternativ, men med de fruktansvärda synkroniseringsproblemen är det helt enkelt inte värt det. Till och med att tänka på de där irriterande autentiserings-popup-fönster som dyker upp utan goda skäl ger mig rysningar.

6. Massor av fantastiska tillägg

Visserligen har Google Docs inte alla funktioner som Microsoft Word ger till bordet. Men det är där tillägg kommer in i bilden. Faktum är att det finns en hel butik ägnad åt tillägg som du enkelt kan använda för att skaffa vilken funktionalitet du än går miste om.

Öppna bara tilläggspanelen och du kan söka efter vad du vill - typsnitt, teman, tankekartor, ordböcker, etc. Även om du vill utföra något så ovanligt som ta bort sidbrytningar, du kommer garanterat att hitta ett tillägg som hjälper dig!

7. Mycket kompatibel

Med Google Dokument är dina dokument inte bara låsta i molnet. Faktum är att du kan välja mellan ett antal filformat för att ladda ner dem till din dator när som helst.

Stöd för populära format som DOCX, ODT och PDF gör att du enkelt kan börja arbeta med ett dokument i Word, OpenOffice, eller Adobe Acrobat om behov uppstår, för att inte tala om att dela filer med några Word-användare som du är säker på att stötte på.

Å andra sidan kan du också öppna och redigera Word-dokument enkelt i Google Dokument. Om du var orolig för kompatibilitetsproblem är det dags att glömma det.

8. Tala, skriv inte

Words tal-till-text-funktioner är obefintliga, om du inte vill ladda ner tillägget Dictate vilket är ganska trasigt till att börja med. Det är dock inget problem med Google Dokument.

Allt som krävs är ett par klick och du kan börja prata bort medan Docs skriver åt dig. Ingen tid slösas bort på kalibreringar och allt skit. Det är också ganska bra på att plocka upp olika accenter, och du kan också växla mellan olika språk också.

9. Att samarbeta är en bris

När det gäller att dela och samarbeta med andra, slår Google Dokument Word helt enkelt. Du kan inte bara dela dina dokument med hundratals användare, du kan till och med publicera dem på webben så att alla kan se dem!

Dessutom kan upp till hundra personer träffas och arbeta på ett dokument i realtid - fenomenal funktionalitet för något som är helt gratis. Och det faktum att dina medarbetare bara behöver ett Google-konto för att arbeta tillsammans med dig säger mycket om dess fantastiskhet.

Med Word behöver dock varje person en Office 365-prenumeration innan de ens kan drömma om att samarbeta - ja, till och med på Words så kallade "gratis" mobilappar.

10. Forskning & länka direkt

Om du vill göra lite research medan du skriver kan du använda hela kraften i Google Sök direkt från själva Google Dokument. Markera och högerklicka bara på ett ord eller en fras och klicka på Utforska, så bör en sidoruta laddas automatiskt, så att du kan kontrollera och citera användbar information sömlöst. Beats Words forskningsverktyg när det gäller intuitivitet och relevanta resultat med miles.

Och ännu bättre, du kan också använda fliken Bilder i rutan Utforska för att enkelt lägga till Creative Commons-licensierade bilder till dina dokument.

Det är inte allt. När det gäller att länka saker låter Google Dokument dig söka efter och infoga länkar direkt från själva webbappen – inte längre kopiera och klistra in långa webbadresser. Dessutom kan du länka till andra filer och dokument inom Google Drive som väl.

11. Inget internet? Inte ett problem

Närhelst det finns bråk om Word och Docs, skulle du troligen hitta någon som talar om den förres förmåga att arbeta offline. Visserligen är det sant - trots allt är det ett skrivbordsprogram.

Men det betyder inte att du inte kan göra detsamma med Google Dokument – ​​med tillräckliga förberedelser i förväg är det mer än möjligt. Ange bara att du vill att en fil ska vara tillgänglig offline, så kan du komma åt och arbeta med den även om du inte har en aktiv anslutning.

Alla ändringar du gör synkroniseras sedan automatiskt när du återansluter till Internet. Häftigt, eller hur?

12: Lätt tillgänglig via Chrome

Om du använder Chrome för din webbsurfning, och det gör du troligen, så borde du redan vara det inloggad på ditt Google-konto. Och det betyder enkel åtkomst till Google Dokument – ​​via Google Drive – med bara ett fingerknips. Ingen tid spenderas på registreringar eller inloggningar alls!

Dessutom listar Chrome också en arsenal av andra Google-webbappar, som Gmail, Kalkylark och Presentationer, som alla kompletterar Dokument till fullo. Och du kan också förvänta dig att Dokument fungerar bättre i Chrome – trots allt är båda designade av Google.

13: Ändringar synkroniseras överallt

Slutligen, alla ändringar som du gör av inställningar och andra inställningar sparas online, vilket innebär att du får tillgång till en liknande Docs-upplevelse på vilken dator eller webbläsare som helst som du startar den på.

Och ja, det inkluderar alla tillägg som du har använt också. Räkna med att dina ändringar och installerade tillägg finns på alla dina skrivbord på bara några sekunder!

Men hur är det med Word Online …?

I slutet av dagen, att vara en webbapp fungerar faktiskt i Google Docs fördel - den fungerar snabbt och har minimala tekniska problem jämfört med Word. Och det faktum att du kan förbättra funktionerna i Dokument via ett enormt bibliotek av tillägg betyder att Words funktionsspäckade argument effektivt blir omtvistat.

Och nej, jag glömde inte Word Online, som också är gratis att använda. Men egentligen är det bara en drastiskt fördummad version av sin skrivbordsmotsvarighet.

Word Online har ett antal likheter med Google Docs - som till exempel autospara. Det är dock långsamt att utföra nästan allt, stöder färre filformat och har noll användbara tillägg. Kort sagt, det är ett drag att använda.

Så, är du beredd att ge Google Dokument en chans? Låt oss veta i kommentarerna.