Hur man skickar e-post baserat på svar i Google Formulär
Miscellanea / / November 29, 2021
Google Formulär låter dig samla in svar och åsikter från dina respondenter på olika sätt, oavsett om det är ett enkelt frågeformulär eller ett långt frågeformulär. Även om den har flera praktiska inbyggda funktioner, tillåter Google Formulär dig inte att skicka e-postmeddelanden till dig själv eller till respondenten.
Det senare kommer till bilden om du vill tacka användaren för deras svar och tid. Å andra sidan, om ditt formulär vänder sig till en bred publik och har flera avdelningar involverade, är det tidskrävande att sålla igenom alla formulärsvar.
Tack och lov finns det några lösningar genom vilka du kan skicka e-postmeddelanden till ägaren eller enskilda personer. Nu finns det två sätt att gå vidare med detta.
Du kan antingen skjuta iväg ett e-postmeddelande baserat på alla svar på ditt formulär. Eller så kan du skicka ett beroende på vilka svar användarna har valt. Och som nämnts tidigare behöver båda metoderna hjälp av ett externt tillägg. Eftersom du kommer att skjuta iväg ett e-postmeddelande från ditt konto måste du ge relevanta behörigheter för tillägget eller funktionen.
Nu när vi har löst det, låt oss väl börja?
Även på Guiding Tech
Hur man skickar ett allmänt e-postmeddelande med Google Forms
Att skicka ett generiskt e-postmeddelande antingen till användaren eller till ägaren är tack och lov ingen raketvetenskap. Det passande namnet Form Notifications-tillägget låter dig skicka enkla tackmeddelanden till användarna.
Få formulärmeddelanden
Steg 1: När du har skapat formuläret klickar du på menyn med tre punkter till höger och väljer Tillägg från listan. Detta tar dig till Google Marketplace.
Steg 2: Sök nu efter formulärmeddelanden och klicka på det för att installera det.
Skapa sedan formuläret. Om du vill skicka e-postmeddelanden till respondenten direkt, markera kryssrutan Samla e-postmeddelanden under Inställningar.
Annars kan du ställa in en formulärfråga som ber om e-postmeddelandet från användaren och markera det som Krävs som visas nedan.
Steg 3: När du är klar klickar du på den lilla tilläggsikonen och väljer Formuläraviseringar. Du kommer att se en prompt i det nedre högra hörnet.
Växla knappen för Tack e-post.
Som nämnts tidigare kan du antingen gå med fältet Automatiskt eller formuläret. Välj den som passar dina krav bäst. Samtidigt kan du också lägga till en hemlig kopia för e-postmeddelandet genom att fylla i fältet "Skicka en kopia till".
Steg 4: Lägg sedan till ämnet och texten i e-postmeddelandet, så är det klart! Spara inställningarna och klicka på förhandsgranskningsikonen högst upp för att se om de aktuella konfigurationerna fungerar för dig.
Detta är ett enkelt tillägg och att konfigurera det är enkelt och okomplicerat. Och taggen Published by Google Cloud gör den också lite pålitlig.
Förutom ovanstående kan du också skicka ett e-postmeddelande till dig själv (eller till skaparen) när formuläret träffar ett fast antal svar.
För att göra det, växla knappen för "Meddela vid formulärsvar". Skaparens e-post kommer att fyllas i automatiskt i mottagarfältet. Den är inte hårdkodad och du kan även ange andra e-postadresser.
När du är klar lägger du till aviseringströskeln och trycker på knappen Spara. Från och med nu kommer ditt formulär att skjuta av ett e-postmeddelande när det passerar svarströskeln.
Även på Guiding Tech
Hur man skickar svar baserat på svar
Låt oss lägga det där. Om du vill skicka svar baserat på svaren i ditt formulär är det inte lätt som processen ovan. Här måste du mixtra med appskriptet för det anslutna kalkylarket.
Tack och lov, om du har en enkel form, borde det vara lätt att göra. I vårt fall har vi ett enkelt formulär där vi frågar respondenterna om deras föredragna semesterort.
Och beroende på svaren de ger i formuläret kommer ett e-postmeddelande att triggas till en angiven e-postadress. Naturligtvis kan koden justeras enligt kraven i ditt formulär.
Steg 1: När ditt formulär har skapats klickar du på fliken Svar och trycker på den lilla kalkylarksikonen till höger. Detta kommer att koppla ditt formulär till ett kalkylblad.
Steg 2: Gå över till kalkylarket och klicka på Verktyg > Skriptredigerare.
I skriptredigeraren, klistra in följande kodrader,
function checkLocation (e) { var subject=""; var värden = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Skriv in värden) { var label = Key; var data = värden[Nyckel]; prefLocation=data; Logger.log (data); } }
Här e är den händelse som kommer att utlösas när formuläret skickas, medan e.namedValues objekt kommer att ta med formulärdata till dig i form av en array.
När den informationen har samlats in, kommer For-satsen att cykla genom arrayen för att ge dig informationen. I slutändan kommer formulärdata för det specifika svaret att tilldelas till prefLocation variabel.
Steg 3: Under tiden, klicka på den lilla klockikonen på den vänstra panelen för att komma åt utlösare och välj Lägg till utlösare.
Välj här Från kalkylblad som händelsekälla och Vid formulärsändning som händelsetyp.
Ovanstående säkerställer att funktionen vi har skrivit ovan kommer att triggas först när formuläret skickas in. Och vid inlämning hämtar den bara data från det anslutna kalkylarket.
Steg 4: Gå nu tillbaka till Script Editor för att ändra koden enligt dina krav.
I vårt fall vill vi att ett e-postmeddelande ska skjutas av till ett visst e-post-ID när en respondent svarar Hills, och så vidare.
Så vi har lagt till ett enkelt If and Else-If-villkor till koden,
function checkLocation (e) { var subject=""; var värden = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Skriv in värden) { var label = Key; var data = värden[Nyckel]; prefLocation=data; Logger.log (data); if (prefLocation=="Hills"){ subject="Du har en e-post för Hills Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', ämne, prefLocation); }else if (prefLocation=="Stränder"){ subject="Du har en e-post för Beaches Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', ämne, prefLocation); } else if (prefLocation=="Cities") { subject="Du har en e-post för Cities Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', ämne, prefLocation); } } }
Naturligtvis måste du ge tillstånd för GmailApp.sendEmaiJag fungerar för att arbeta. Det är dock en engångsprocess.
Steg 5: Nu när allt är på plats, spara din kod genom att klicka på Spara-ikonen som visas nedan.
Kör nu koden. Tyvärr, i frånvaro av en händelse, kommer du inte att kunna köra koden direkt från Script Editor.
Skicka in ditt formulär för att få igång koden. Om allt är på rätt plats är oddsen att du får ett mail.
När du är klar kan du justera koden enligt dina krav och lägga till individuella If-Else-villkor. Samtidigt kan du också skapa ett utkast till e-postmeddelandet enligt data.
Hur man söker efter fel
Att köra en kod utan fel vid första tillfället är sällsynt, och för att vara ärlig, det finns massor av saker som kan gå fel. För att leta efter fel, gå över till fliken Executions, och du kommer att se alla instanser som funktionen har anropats.
Klicka för att se felen. Här kan du också se hur funktionen har anropats. En Trigger-tagg översätts till en formulärinlämning, medan en Editor-tagg betyder att funktionen kördes genom Editor.
Samtidigt, om du vill krysskolla värdet på funktionen, lägg bara till Logger.log (variabel) för att logga data.
Till exempel hade vi anropat Logger.log (prefLocation) i de individuella If-Else-villkoren, och vår logg såg ut som den ovan.
Även på Guiding Tech
Att koda eller inte att koda
Den andra metoden kan se lite komplicerad ut. Men när du väl får kläm på hur de enskilda funktionerna heter, är oddsen att det kommer att bli lite lättare.
Men i slutet av dagen, om du inte vill bli smutsig, kan du kolla in Formulär för e-postmeddelanden tillägg. Den här är designad för att skicka e-postmeddelanden baserat på villkorade svar. Funktionen för villkorlig formatering är dock inte gratis och kostar ungefär 4 USD per månad för en enskild användarlicens.
Så om du behöver skicka svar för dina formulär då och då, kan du klistra in koden ovan i App Script-redigeraren.