Topp 8 Microsoft Teams tips för att använda det som ett proffs

Slak ändrade meddelandespelet sedan debuten i augusti 2013. Det har ersatt e-post för intern kommunikation inom många team och organisationer. Sålänge, Microsoft Teams gick om Slack med över 13 miljoner användare genom att kombinera det med Office 365-tjänsten.

Dessutom drar det nytta av Microsofts robusta ekosystem som byggts under åren. Om din kontorsinstallation eller organisation har Office 365-prenumerationen blir det enkelt att kommunicera och samarbeta över Teams.

Låt oss ta en titt på några av de bästa tipsen och tricken för Microsoft Team-användare för att öka sin produktivitet och använda den som ett proffs.

1. Tangentbordsgenvägar

Kortkommandon kan spara mycket tid, särskilt när du använder en app som Teams. Du kommer med största sannolikhet att använda den hela dagen för att kommunicera med kollegor. Det finns bara två genvägar du behöver komma ihåg som nybörjare för tillfället.

1. / — snedstreckstangenten kommer att avslöja alla kommandon du kan ge med hjälp av olika kortkommandon.
2. /keys — en lista över alla kortkommandon som du kan använda. Listan är ganska lång att dela här. Hitta och kom ihåg de som är användbara för dig.

Som framgår av skärmdumpen kommer du att skriva dessa två genvägar i sökfältet högst upp för att hitta det du letar efter.

2. Grupp namn

Chatt är en primär funktion i Microsoft Teams, men det kan vara svårt att söka efter en viss konversation i en kanal. Du kan lösa det här problemet genom att ge chattfönstret eller gruppen ett meningsfullt namn. Om du till exempel diskuterar en ny guide om produkt A, kan du namnge chattfönstret Produkt A buggar. Gör det lättare att söka i framtiden.

För att göra det, klicka helt enkelt på pennikonen högst upp i chattfönstret för att redigera och ge den sedan ett namn. Fungerar bara för gruppchattar och inte privata.

3. Vidarebefordra e-postmeddelanden

På GT använder vi knappt mejl och förlitar oss mest på att Slack kommunicerar med varandra. Det fungerar för oss men betyder inte att du kan göra dig av med e-postmeddelanden helt. E-postmeddelanden är här för att stanna. Microsoft vet det, och det är därför det tillåter användare att vidarebefordra e-postmeddelanden med bilagor till Team-kanaler från alla vitlistade e-postdomäner.

Inte nog med det, om du klickar på Avancerade inställningar på nästa skärm kan du styra vem som kan skicka e-post, och det också från specifika domäner, för att minska oönskade e-postmeddelanden.

4. Skapa GIF-filer

Att dela GIF-filer är kul, men skapa dem är ännu mer så. Jag är glad att Teams låter medlemmarna skapa sina egna GIF: er, så att de kan vara kreativa och minska stressen för att balansera ut de seriösa diskussionerna.

Teams integrerar Giphy, en populär GIF-destination, för att dela ditt konstverk med andra teammedlemmar.

5. Bots

Att automatisera de repetitiva uppgifterna sparar tid och botar kan vara användbara. Teams har ett antal bots som du kan använda till din fördel. Who-boten är användbar för att hitta teammedlemmar i hela organisationen baserat på deras roller och ansvar. Vem är till exempel den ledande X-marknadsföraren för produkten?

Bots fungerar precis som teammedlemmar, vilket innebär att du kan chatta med dem, ställa frågor till dem och de kommer att svara.

Andra bots inkluderar Calendar-bot för att hitta en öppen plats i såväl dina som teammedlemmars kalendrar och schemaläggning möten, Polly för att skapa omröstningar och samla in feedback, och YellowAnt för att ansluta till över 40 appar för att skapa intelligenta arbetsflöden. Så här kan du skapa dina egna bots.

6. Flikar

Teams kommer med en unik funktion som heter Tabs. Du kan dedikera varje flik till en enskild resurs som kan vara en video, en webbplats eller en app. Det beror på vad du vill uppnå med det. Jag tror att den passar bäst för appar som du vill använda när du arbetar med Teams.

Tabs gör det väldigt enkelt att hantera arbetsflödet och förhindra att viktiga delar av processen överlappar varandra. Du kan till exempel skapa en flik för Trello så att alla i teamet kan komma åt den bekvämt. Klicka bara på "+"-ikonen för att välja en app. Observera att det redan finns en flik för att dela filer.

7. Bokmärke

En liten men ofta försummad funktion i Teams är bokmärkesalternativet. Om du får ett viktigt meddelande men skulle vilja återkomma till det senare, kan du helt enkelt bokmärka det och ta hand om det senare.

Klicka på menyikonen bredvid meddelandet för att göra det.

8. Uppslukande läsare

Har någon delat ett dokument med dig? Istället för att läsa den i sin helhet kan du använda alternativet Immersive Reader för att göra två saker. Ta bort alla distraktioner så att bara texten syns. Gör det enkelt att fokusera på dokumentet eller meddelandet.

Du kan också lyssna på dokumentet med ord markerade i realtid. En annan cool funktion är översättning. Du kan välja ett meddelande och översätta det till över 60 språk med hjälp av Microsoft Translator.

Lagarbete hela vägen

Microsoft Teams är ett fantastiskt samarbetsverktyg, och en enkel sak om du redan arbetar med andra Microsoft-produkter som Office 365. Hoppas några av tipsen vi delade ovan hjälper dig att bli mer produktiv.

Nästa upp: Blir din Outlooks inkorg utom kontroll? Klicka på länken nedan för att lära dig hur du använder regler för att hantera Outlook 365.