Hur man skapar grafer från grunden med MS Excel 2013

Har du en presentation på jobbet/skolan med grafer och du har ingen aning om hur man gör dem? Nåväl, steg 1 skulle vara att andas och lugna ner sig lite. Och nästa steg skulle vara att inse det behärska grafer i Microsoft Excel är faktiskt inte så svårt.

Om du har din data rätt kan du bara ordna den i valfritt antal rader och kolumner och få en grafisk representation av din data. Så här gör du.

Rita dina axlar

Som alla andra MS Excel trick, du måste börja någonstans. Öppna ett tomt Excel-ark och bestäm din X-axel och Y-axeldata. För mitt exempel har jag valt År v/s inflation % för varje år. Det är slumpmässiga siffror, men du bör få en uppfattning om hur du kan infoga detta i din egen graf.

Det är bäst att ge ett namn till diagrammet som kanske är en del av en större presentation. jag har gett namnet (Diagram: År v/s Inflation %) precis under mina uppgifter, men du kan göra det var som helst.

Skapa genom att välja

När din data är klar, klicka på

Föra in fliken från alternativen längst upp och fundera sedan en minut på att försöka se vilken graf som passar bäst för din presentation. Om du är osäker kan du ändra det senare, så låt oss inte oroa dig för mycket om det nu.

När du väl klickar på ett diagram är grundidén att sortera data på X- och Y-axlar som planerat. Så högerklicka på utrymmet som skapas när du klickar på grafen och väljer Välj Data.

Om du har något i rutan med titeln Förklaringsposter (serie) välj sedan den och tryck Avlägsna. När det är tomt, gå vidare och klicka Lägg till och välj här Seriens namn som namnet på diagrammet, som jag hade namngett som Diagram: År v/s Inflation %.

Nästa är att välja X-värden och Y-värden för serien och det kan enkelt göras genom att välja data från respektive kolumn. Se till att du bara väljer data och inte namnet på kolumnen. När alla tre är valda, tryck på OK knapp och voilà, du har din graf redo.

Redigera grafer

När din graf är klar kan du redigera den ytterligare efter eget tycke. Om du håller muspekaren över den ser du 3 alternativ till höger om grafen. Den första är Diagramelement som låter dig lägga till eller ta bort saker som du inte gillar. Till exempel, om det är en lång graf med ökande komplexitet, kan det vara vettigt att behålla rutan Dataetiketter markerat, eftersom detta kommer att indikera värden direkt på själva grafen.

Om du behöver ändra utseendet på din graf, sedan det andra alternativet, Stil, kommer väl till pass. Om du håller muspekaren över några av dessa alternativ får du en snabb uppfattning om hur din graf kommer att se ut i slutändan. Detsamma kan göras genom att klicka DESIGN alternativ från toppen och klicka på olika alternativ, som visas nedan.

Om du vill förbättra den ytterligare, gå tillbaka till toppen, klicka Design och klicka sedan Snabb layout och sedan prova några layouter som kan passa dina behov. Om du vill att axlarnas namn ska markeras har jag hittat Layout 3 vara mest användbar. Det finns fler alternativ här, för att lägga till skuggeffekter, för att ge bättre kanter. Så spendera lite tid och gör det rätt.

Master PPT: Läsa vår artikel om att bemästra PPT med dessa fantastiska tips, vilket kommer att räcka långt för att förbättra dina färdigheter.

Ge det ett försök

Saker och ting ser vanligtvis ganska tuffa ut när du inte vet hur, men skulle du tro att jag gjorde diagrammet nedan på mindre än 3 minuter?

Allt som krävs är lite kunskap och ett snabbt beslutsamt sinne. Om det ser bra ut för dig, kommer det att se bra ut för dina kamrater och handledare. Få en andra åsikt om du måste, men inte innan du utforskar möjligheterna.