Expensify vs. Shoeboxed: Vilken kostnadshanterare är rätt för dig

Oavsett om du är en individ, en del av en organisation eller en butiksägare, har du utgifter och du måste stå till svars för dem. Det är så lätt att glömma en post och så svårt att komma ihåg var din lön försvann.

Detta verkar vara ett universellt problem och i stort sett alla jag känner letar efter ett system för att registrera utgifter. Medan det finns ett behov av det registrera varje utgift vi ådrar sig finns det också ett behov av att göra processen enkel och snabb. Ju krångligare det är att bokföra utgifter, desto större chans är det att du ska slippa göra det.

Det är därför vi kommer att ta en titt på två av de mest populära utgiftsspårnings- och managerapparna som finns på marknaden. Vårt uppdrag, om vi skulle välja att acceptera det, kommer att vara att komma fram till en slutsats i slutet av detta inlägg. Förhoppningsvis med en vinnare.

Utmanarna är Expensify och Shoeboxed. Låt oss se vilken kostnadshanterare som är rätt för dig.

Besök Expensify

Besök Shoeboxed

1. Plattformsöverskridande kompatibilitet

Detta är en av de första sakerna som jag kontrollerar när jag letar efter ett nytt verktyg eller en app. Olika människor har olika behov. Vissa älskar Android medan andra svär vid iOS. Det finns Windows-användare och så finns det folk som gillar att komma åt saker i en webbläsare. Denna situation gäller särskilt när du arbetar som en del av ett team.

Både Shoeboxed och Expensify är tillgängliga på Android- och iOS-plattformar. Du kan också använda dem i vilken webbläsare du väljer utan några problem. Detta hjälper dig att hålla dina kvitton synkroniserade hela tiden.

2. Prisöversikt

En annan viktig faktor att tänka på, särskilt om du letar efter en skalbar lösning, är prissättning. Med hundratals och tusentals anställda kan antalet poster och utgifter snabbt gå igenom taket.

Shoeboxed erbjuder tre primära planer. Det finns en frilansarplan (enanvändare) som börjar på $15/månad, vilket tillåter scanning och lagring av upp till 50 dokument/månad. Om du är ett litet företag eller en ung startup, gå för den klassiska planen för $39 för två användare där du får upp till 150 dokument/månad.

Slutligen finns det en affärsplan för $69/månad där du får 500 dokument/månad med 3 användare. Det finns också en Team-plan som börjar på $9,95/användare.

Å andra sidan tar Expensify ett enklare tillvägagångssätt som begränsar antalet tillgängliga planer. Individuell plan börjar på $4,99/månad utan begränsning på kvitton som kan skannas. För team har de en $10/användarplan och sedan finns det en företagsplan som börjar på $18/användare. Det finns också en företagslösning för vilken du måste skicka ett mail eller prata med en kundrepresentant.

Expensify har en gratisversion med 10 skanningar/månad medan Shoeboxed erbjuder 5 dokument/månad med gratiskontot. Inte illa att provköra tjänsten.

Även på Guiding Tech

3. Användarupplevelse

Eftersom de flesta av oss kommer att använda smartphones att skanna utgiftskvitton, det var där jag började. Shoeboxed-appen är inte särskilt lätt att använda. Gränssnittet var lite komplicerat och saknar funktioner och guider. Expensify har å andra sidan ett rent och intuitivt gränssnitt med fokus på enkelhet och snabbhet.

Även om jag inte upplevde några fördröjningar på någon av apparna, var jag mer glad över att busa med Expensify än på Shoeboxed. Alternativen var begränsade i det senare utan något sätt att hantera eller ändra valutor.

Vissa människor behöver resa utomlands då och då för att gå på möten och vad inte. Med plats aktiverad kommer Expensify att identifiera och ändra valutor i farten.

4. Funktioner

Den grundläggande funktionaliteten förblir densamma. Du skannar ett utgiftskvitto och appen samlar in alla viktiga detaljer som pris, artiklar och kvantitet för att skapa en digitaliserad version av kvittot som kommer att synkroniseras med ditt molnkonto.

Medan båda apparna hade alternativ för att ordna kvitton efter resor, hade Expensify en rapportflik som kommer att vara väldigt praktisk. Hur? Samla alla kvitton medan du är på affärsresa, skapa en rapport och skicka in för godkännande. När den är rensad (direkt insättning eller PayPal) och du får betalt kommer du att meddelas. Det är kraftfullt och enkelt på samma gång.

Expensify gjorde det möjligt för mig att skapa kategorier för att ytterligare klassificera mina utgifter som mat, transport och logi. Vi använder vanligtvis våra kreditkort för att göra betalningar eftersom det är kontantfritt, snabbt och bekvämt. Expensify tillät mig också att importera mitt kreditkortsutdrag direkt.

Shoeboxed låter dig spåra körsträcka men Expensify låter dig också spåra tid, vilket kan vara användbart om du är handelstimmar för dollar. Dessutom kommer Expensify med en dagpenningsfunktion där en individ får en dagpenning och du kan använda appen för att hålla reda på det dagligen.

Shoeboxed har en funktion som Expensify saknar. Om du har ett gäng kvitton och inte har tid att skanna, skicka dem alla i ett kuvert till Shoeboxed så skannar de och laddar upp dem till ditt konto. Detta kommer att hjälpa dig att rensa eftersläpningar och få dig i farten.

Även på Guiding Tech

5. Tredjepartsintegration

Både Skokartong och Expensify integrera med ett antal tredjepartsappar och mjukvaror, men Expensify leder loppet här. Båda integreras med bokföringsprogram som Quickbooks, Intuit och Xero men Expensify ansluter också till Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber och flera andra populära tjänster.

Expensify vs. Skokartong: Omdöme

Vid det här laget ser det ut som att Shoeboxed släpar långt efter när det kommer till den bästa kostnadshanterarappen. Jag tyckte att Expensify inte bara är bra för frilansare utan också för nystartade företag, företag och företag som letar efter en skalbar företagslösning.

Med ingen begränsning på antalet kvitton som kan skannas, offlinesupport, mer tredjepartsintegration och bättre användarupplevelse, har Expensify vunnit denna strid. Men det finns andra utmanare i branschen som jag kommer att ta upp i en senare guide.

Nästa: Ska du på resa? Letar du efter appar för resekostnadshantering innan du tar resan? Länkad nedan är en artikel om fantastiska resekostnadsappar för Android-plattformen.