Hur man jämför dokument i Google Dokument

Google Docs klättrar snabbt uppför stegen för att ge Microsoft Word en hård konkurrens genom att ständigt introducera nya funktioner. Ett sådant nyligen tillägg är möjligheten att jämföra dokument. Den här funktionen är praktisk när du arbetar i samarbete med andra på ett dokument.

Jämförelsefunktionen kommer att representera ändringarna som gjorts som förslag, vilket gör det lättare att skapa ett slutligt dokument. Det är ett praktiskt verktyg för lärare och redaktörer att se vad som förändrades genom att jämföra före och efter versioner.

Så, utan vidare, låt oss se hur man jämför dokument i Google Dokument.

Även på Guiding Tech

Jämför dokument i Google Dokument

För jämförelse behöver du två separata dokument i Google Dokument. Om du vill jämföra det med ett Word-dokument måste du göra det konvertera DOCX-dokumentet till GDOC-formatet.

Notera: Konvertering av DOCX till GDOC kan resultera i formateringsproblem.

Steg 1: Öppna dokumentet du vill jämföra i Google Dokument. Klicka nu på Verktyg från menyraden upptill och välj "Jämför dokument".

Steg 2: I popup-fönstret som visas klickar du på alternativet "Min enhet" för att hämta jämförelsedokumentet.

Steg 3: Hitta jämförelsedokumentet med de fyra flikarna (Min enhet, Delad med mig, Stjärnmärkt eller Senaste) överst. Alternativt kan du använda sökfältet för att snabbt hitta filen. När du har hittat det önskade dokumentet, välj det och klicka på Öppna.

Steg 4: Nu får du också ett alternativ att tillskriva skillnader till en specifik användare. Det är bekvämt att samarbeta i ett dokument eller om den ursprungliga författaren till dokumentet är någon annan än du själv. För att importera dokumentet med kommentarer, markera kryssrutan som säger "Inkludera kommentarer från de valda dokumenten" och klicka på Jämför. Klicka sedan på Öppna när jämförelsen är klar.

Notera: Jämförelsetiden kommer att variera beroende på dokumentets storlek. Om det är en uppsättning kontrakt eller rapporter som innehåller hundratals sidor kan det ta lite längre tid att jämföra.

Sedan öppnas ett nytt dokument på en separat flik som visar dig skillnaderna mellan de två. Dessutom sparar Google Docs det automatiskt under namnet "Jämförelse av" följt av namnen på två dokument.

Även på Guiding Tech

Se jämförelsen

I det jämförda dokumentet ser du att alla skillnader mellan dokumenten visas som markerad text. För texten som har tagits bort från dokumentet kommer du att se magentafärgade genomslag på den.

I den högra rutan kommer du att kunna se ändringarna och namnet på personen som gjorde dem. Varje ändring visas som ett förslag i dokumentet. Bekvämt kan du antingen välja att acceptera eller avvisa den redigeringen genom att klicka på bocken eller "X"-märket i den högra rutan.

Utöver det kan du också visa eller lägg till kommentarer på ett visst förslag i den högra rutan. För att lägga till en kommentar, välj förslaget och rutan "Svara eller lägg till andra med @". Detta är användbart för att lägga till orsaker till förändringen.

Bonus: Så här visar du Google Docs versionshistorik

Förutom jämförelsefunktionen har Google Docs också en snygg "Versionshistorik"-funktion som liknar funktionen "Revisionshistorik" på Microsoft Word. Det låter dig hitta de äldre versionerna av dokumentet om du vill gå tillbaka till dem.

Så här återgår du till den tidigare versionen av ett dokument.

Steg 1: Öppna ditt Google Dokument-dokument. Klicka nu på alternativet Arkiv från menyraden längst upp. Gå till "Versionshistorik" och klicka sedan på "Se versionshistorik".

Eller använd genvägen Ctrl+Alt+Skift+H för att snabbt öppna versionshistoriken.

Steg 2: I den högra rutan ser du listan över tillgängliga dokumentversioner med datum, tid och författarens namn. Du kan klicka på en viss version för att se den. Om du vill återgå till en valfri version klickar du på menyikonen med tre punkter och väljer "Återställ den här versionen" från listan.

Återigen, ändringarna mellan versionerna visas som markerad och genomstruken text. För att ta bort dem, avmarkera rutan "Visa ändringar". Dessutom kan du byta namn på en version genom att klicka på menyikonen med tre punkter och välja alternativet "Namnge denna version" i listan.

Även på Guiding Tech

Ta reda på skillnaden

Även om du kan se skillnader mellan flera versioner med hjälp av versionshistoriken, tar Google Docs det ett steg längre med möjligheten att jämföra dokument. Och som de flesta funktioner i Google Dokument är det ganska enkelt att använda även om du använder det för första gången.

Tyckte du att den här funktionen var användbar? Om så är fallet, kolla in dessa coola Google Docs tips och tricks att använda den som ett proffs.