Hur man automatiskt arkiverar e-postmeddelanden i Outlook
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft Outlook är mest populär e-postlösning bland företag och företag. När det kommer till konsumenter ligger Outlook efter Gmail. Standard Outlook-e-post kommer med 15 GB utrymme att fylla med. Med mängden marknadsförings- eller bankkampanjer och annat skräpmaterial vi får, är det ganska lätt att tappa dessa viktiga e-postmeddelanden ur sikte. Du kan undvika situationen genom att arkivera mindre nödvändiga e-postmeddelanden och ta bort reklam- och skräppostmeddelanden.
Om din Outlook-inkorg känns långsam eller fungerar konstigt, måste du arkivera eller radera irrelevanta e-postmeddelanden. Den manuella e-postarkiveringen kan vara en tidskrävande och tröttsam process.
Microsoft erbjuder en Focused Inbox-funktion, men den är begränsad till att filtrera bort relevanta e-postmeddelanden för användaren. Ett annat användbart tillägg är Outlook-regler. Det är Outlooks version av IFTTT. Med regler kan man skapa flera automatiseringar för att flytta vissa e-postmeddelanden för att arkivera eller ta bort e-postsektionen.
I det här inlägget guidar vi dig genom funktionen Outlook Rules, och vi kommer att skapa några regler för att automatiskt arkivera e-postmeddelanden från Outlook. Inlägget kommer också att täcka ytterligare ett Outlook-bonustrick för att avsluta prenumerationen på irrelevanta e-postmeddelanden från ett ställe. Låt oss börja.
Även på Guiding Tech
Skapa regel för automatisk arkivering från e-postmeddelandet
Outlook-reglerfunktionen är endast tillgänglig för Outlook Mac, Windows och webben. Du kan inte komma åt reglerfunktionen på mobilen. För det här inlägget kommer vi att använda Outlook-webben eftersom det fungerar likadant på alla plattformar.
Steg 1: Öppna Outlook webben och logga in med hjälp av Microsoft-kontouppgifter.
Steg 2: Välj ett irrelevant e-postmeddelande och öppna det.
Steg 3: Tryck på menyn med tre punkter och välj Skapa regel.
Steg 4: Skapa en regel för att flytta meddelanden från avsändaren till mappen Arkiv.
Efter det kommer alla e-postmeddelanden från avsändaren att flyttas direkt till den arkiverade inkorgen. Du kan fortfarande komma åt dem från Arkiv-menyn i mapparna.
Skapa regler för automatisk arkivering från Outlook-inställningar
Knepet som nämns ovan flyttar alla e-postmeddelanden från avsändaren till arkivföremål. Vad händer om någon vill arkivera e-postmeddelanden med vissa ämnen eller nyckelord från meddelandetexten?
Till exempel är jag utmattad av låneerbjudanden, uppdateringar av Coronaviruset eller annat marknadsföringsskräp från min bank. Mitt bankkontos månadsutdrag och kreditkortsräkningar är dock något jag hänvisar till regelbundet. Om du har liknande preferenser för ämnen eller ämnen, följ stegen nedan för att ställa in några regler.
Steg 1: Öppna Outlook webben och gå till Inställningar.
Steg 2: Visa alla Outlook-inställningar, och den kommer att dyka upp den dedikerade inställningsmenyn.
Steg 3: Välj alternativet Regler och välj Lägg till ny regel.
Steg 4: Låt oss döpa det till Bankregler och lägga till ett villkor.
Steg 5: Lägg till sökord som inte längre är relevanta för dig, jag har lagt till meddelandetermer som Lån, EMI osv.
Steg 6: Skapa en regel för att flytta alla e-postmeddelanden till mappen Arkiv och tryck på spara.
Nu, när du får e-postmeddelanden med lån, EMI eller viktiga nyckelord, kommer de automatiskt att flyttas till mappen Arkiv.
Låt oss skapa en annan användbar regel. Ska vi? Alla företag där ute skickar ut Coronavirus-relaterade e-postmeddelanden till användare. Även om jag applåderar deras ansträngningar, blir det ibland tröttsamt att läsa nyheter om det dödliga viruset dagligen. Med hjälp av Outlook-reglerna kan du automatiskt arkivera den e-posten innan den fångar din uppmärksamhet.
Steg 1: Öppna Outlook webben och navigera till Inställningar > Mail > Regler.
Steg 2: Låt oss ge den nya regeln "Coronavirus" namn och lägga till villkor.
Steg 3: Lägg till villkor som om meddelandetexten innehåller nyckelordet (som Corona-virus eller COVID-19) och flytta sedan dessa e-postmeddelanden till arkivmappen.
Jag har skapat dussintals Outlook-regler. Det är en kraftfull funktion och möjligheterna är oändliga. Så här använder jag det. När jag är på en semesterresa skapar jag en regel för att flytta alla inkommande e-postmeddelanden till mappen "Under resa" för att säkerställa att de aldrig avbryter mig under familjetiden.
Vissa skissartade företag fortsätter att skicka ut e-postskräp i min Outlook-inkorg. De lämnar mig inget annat val än att skapa en regel för automatisk radering för att ta bort dessa e-postmeddelanden.
Även på Guiding Tech
Avsluta prenumeration på e-postavsändare
Den automatiska arkiveringsfunktionen är användbar när du vill hålla inkorgen ren från falska e-postmeddelanden. Men om du helt vill sluta ta emot mejl från avsändaren måste du använda avregistreringsfunktionen från mejlet.
Det kan dock vara tidskrävande och tråkigt att upptäcka den lilla avregistreringsknappen i varje e-postmeddelande. Tack och lov, med Outlook webben, kan du se alla e-postavsändare med en avregistreringsknapp på ett ställe.
Steg 1: Öppna Outlook webben och gå till Inställningar.
Steg 2: Navigera till Mail > Prenumerationer.
Steg 3: Här kommer du att se listan över e-postavsändare med en stor avregistreringsknapp.
Steg 4: Avsluta prenumerationen på de onödiga från menyn, och du kan också trycka på trepunktsmenyn för att blockera avsändaren.
Jag använder den här funktionen en gång i kvartalet för att ta bort irrelevanta e-postmeddelanden från listan.
Även på Guiding Tech
Håll din e-postkorg ren
Microsoft Outlook har en utmärkt regelfunktion. Du kan använda den för att automatiskt radera, automatiskt arkivera inkommande e-postmeddelanden, flytta dem till olika mappar under en viss tid och till och med avregistrera den onödiga avsändaren från den enda menyn. Det har förbättrat min e-postupplevelse med en mil. Hur planerar du att använda Outlook-reglerna? Ljud av i kommentarsfältet nedan.
Nästa upp: Vill du höja din Outlook-upplevelse? Läs inlägget nedan för att hitta 15 bästa Outlook-kortkommandon för Windows och Mac.