En komplett guide för att organisera Gmail för att använda det effektivt

Gmail är fortfarande väldigt relevant och viktigt även om appar som Slak och Lag har minskat vårt beroende av e-post. Enligt a McKinsey-rapport, spenderar en genomsnittlig person fortfarande upp till 28 % av arbetsveckan på e-post. Därför är det vettigt att organisera Gmail för att minska röran och förbättra produktiviteten.

Antalet e-postmeddelanden vi får kan vara häpnadsväckande, särskilt från källor som vi inte ens kommer ihåg att vi prenumererade på. Sedan finns det gamla men viktiga mejl som försvinner i ett hav av färska mejl. Här är några snabba tips och tricks om hur du organiserar Gmail-e-postmeddelanden och skapar förstånd i ditt arbetsliv.

Låt oss börja.

1. Organisera Gmail-inkorgen

De flesta e-postmeddelanden hamnar i inkorgen, vilket är den främsta anledningen till att det är så rörigt och överväldigande på samma gång. Ett sätt att snabbt hitta viktiga e-postmeddelanden är att ändra inkorgstyp för att visa viktiga e-postmeddelanden högst upp.

Steg 1: Klicka på Inställningar och välj Alla inställningar.

Steg 2: Gå över till fliken Inkorg där du kan välja standardvy bredvid Inkorgstyp.

Jag föreslår att du provar några alternativ och kontrollerar vilket som passar dina behov:

• Standard: Visar e-postmeddelanden efter datum och tid
• Viktigt först: Gmail använder AI för att avgöra vilka e-postmeddelanden som är viktiga för dig
• Olästa först: Ordna Gmail så att olästa e-postmeddelanden visas först
• Stjärnmärkt först: E-postmeddelanden som stjärnmärkts av dig kommer att visas först. Använd stjärnor för att markera viktiga e-postmeddelanden/ID: n
• Prioriterad inkorg: Google är uppmärksam till e-postmeddelanden som du interagerar mest med och använder den informationen för att visa relevanta e-postmeddelanden först

Det finns andra inställningar du bör kolla upp.

Även på Guiding Tech

2. Organisera Gmail efter mappar/etiketter

Gmail kallar det etiketter men det betyder samma sak. En plats där du kan filtrera och lagra dina e-postmeddelanden så att det inte stör inkorgen. Jag rekommenderar att hålla det totala antalet etiketter lågt och inte bli galen med dem. Det kan du också skapa kapslade etiketter i Gmail, vilket betyder etiketter inuti en etikett. Det fungerar nästan som en undermapp.

Vi kommer att skapa ett filter som talar om för Gmail att skicka ett visst e-postmeddelande eller spara det på den etiketten.

Steg 1: Öppna e-postmeddelandet som du vill skapa ett filter för. Klicka på etikettikonen högst upp för att se en lista över befintliga etiketter. Ser ut som en pil som pekar åt höger.

Steg 2: Du kan välja från en befintlig lista med etiketter eller skapa en ny genom att direkt skriva namnet högst upp. Du kan också hantera etikettinställningar härifrån.

Skapa till exempel en etikett som heter Reading Digest för alla e-postmeddelanden som du får från Medium eller Quora eller nyhetsbrev som du har prenumererat på. Dessa e-postmeddelanden kommer inte att visas i din inkorg nu och kommer direkt till etikett eller mapp. Du kan också flytta e-postmeddelanden till etiketter från den här menyn om du inte vill skapa en ny etikett för det udda e-postmeddelandet.

Du kan också färgkoda etiketter. Bläddra igenom listan med etiketter i sidofältet och klicka på menyikonen med tre punkter bredvid den för att välja en färg.

3. Ordna Gmail efter storlek

Google erbjuder 15 GB ledigt utrymme för alla Google-appar inklusive Gmail. Får du ont om utrymme eller vill städa lite? Sortera e-postmeddelanden efter storlek för att hitta och ta bort e-postmeddelanden som tar upp utrymme men tjänar inget syfte nu.

Sökoperatören är storlek: byte. Det betyder att du ska söka efter e-postmeddelanden som tar mer än 15 MB utrymme storlek: 15728640. Kommandot storlek: mb fungerar också.

Du kan vara kreativ vid det här laget och lägga till fler sökparametrar för ytterligare filtreringsresultat som:

• storlek: mb har: bilaga
• storlek: 10mb har: bilaga filnamn: doc
• storlek: 10mb larger_than: 5m smaller_than: 8M

Prova några kombinationer för att se vilken typ av resultat du får och ta det sedan därifrån. Gmail kommer att föreslå några fler sökparametrar precis under sökfältet som datum och tid för att hjälpa dig hitta det du letar efter.

Proffstips: Du vet hur vi kan skapa etiketter till filtrera e-postmeddelanden. Visste du att du kan använda etiketten #GoogleDrive för att spara bilagor direkt i en mapp på Drive? Att radera e-postmeddelandet efteråt kommer inte heller att radera den sparade filen på Drive.

Även på Guiding Tech

4. Hantera flikar

Gmail kommer med många flikar som är aktiva som standard. Du behöver inte eller behöver inte alla dessa flikar.

Gå tillbaka till Inställningar och under fliken Inkorg skulle du märka kategorier. Det är där du enkelt kan slå på/av dessa flikar. Det finns inget sätt att skapa nya flikar eller tilldela en etikett som en flik. Det hade ändå varit så coolt.

5. Ordna Gmail efter avsändare

Söker efter att hitta alla e-postmeddelanden från en viss avsändare. Det är enkelt och du behöver inte ens öppna e-postmeddelandet för att det ska fungera.

Högerklicka på e-postmeddelandet och välj "Hitta e-postmeddelanden från namn" för att påbörja sökningen. Du bör se alla e-postmeddelanden inom några sekunder.

Google Mail Rocks

Gmail är en av de bäst designade e-postleverantörerna i världen. Det finns flera sätt att anpassa det precis som du vill. Det finns också dolda funktioner, tangentbordsgenvägar, och sökoperatorer som du kan använda för att få det du letar efter. Jag hoppas att tipsen ovan hjälpte dig att organisera din inkorg bättre. Kanske till och med nå inkorgen noll? Håller tummarna.