13 bästa sätten att använda Dropbox-papper

Det har gått ett par bra år sedan Dropbox Paper klev ur betafasen. Samarbetsverktyget låter dig skapa delbara anteckningar och snyggt organiserar dokument och filer till mappar eller projekt. Dropbox Paper accepterar alla typer av innehåll och mediaformat, vilket gör det otroligt enkelt att kartlägga dokument.

Dropbox Paper kan mer än så. Om du vill utforska den fulla potentialen hos Dropbox-papper, ta en titt på hacket och tricken som nämns nedan.

1. Skapa mappar som endast är inbjudna

Som standard, när du skapar en mapp i Dropbox Paper, kan alla medlemmar i teamet se den. Men om du vill skapa en mapp för specifika personer i teamet är den bästa lösningen att skapa en mapp endast för inbjudningar.

För att göra det klickar du på knappen Skapa en ny mapp på den högra panelen och när det nya fönstret dyker upp lägger du till namnet. Klicka sedan på den byggnadsliknande ikonen på det nedre bandet och välj Endast inbjudan.

Välj namnen på dina teammedlemmar och tryck på knappen Skapa.

Coolt tips:

Du kan också välja att skapa en öppen för alla-mapp i tysthet. För att göra det, avmarkera namnen på medlemmarna innan du trycker på knappen Skapa.

Även på Guiding Tech

2. Kolla in sökningens kraft

Behöver söka efter ett dokument ha ett specifikt ord? Kraftsökningen gör det möjligt. Allt du behöver göra är att skriva in nyckelordet i sökfältet så visas den relevanta filen eller mappen direkt.

Till exempel Ransomware-artikel visas i mappen GT > Android > Inlägg > AI för mitt konto. Så jag behöver inte gå hela vägen till den mappen.

På samma sätt kan du bara söka efter dokumentets titel och verktyget tar hand om resten.

3. Ta genvägen

I denna tid då allt nästan är omedelbart är det viktigt att du också följer samma mantra när du hanterar ditt team på papper, särskilt när det gäller att formatera dina dokument.

Dropbox Paper kommer med ett sortiment av tangentbordsgenvägar. Förutom de allmänna genvägarna som Ctrl+B för fetstil och Ctrl+U för understrykning, stöder detta samarbetsverktyg en mängd alternativ.

• Numrerad lista: 1. följt av ett mellanslag
• Uppgiftslista: [] följt av ett mellanslag
• Rubrik: Ctrl+Alt+1
• Datum: /datum följt av mellanslag

Så om du måste lägga till en serie uppgifter, lägg till * följt av mellanslag, så kommer en punkt att läggas till direkt.

Med dessa sparar du mycket tid på att gå fram och tillbaka mellan verktygsfältet i ett dokument. Dessutom gör de ditt arbetsflöde mer sömlöst.

För att se hela listan, klicka bara på tangentbordsikonen i det nedre högra hörnet.

4. Skapa uppgifter som en chef

Som du kanske redan vet, för att lägga till en checklista med objekt är allt du behöver göra att skriva [] följt av ett mellanslag. Nu är den goda nyheten att du kan tilldela dessa checklista/uppgifter när du är på språng genom att helt enkelt lägga till ett @-tecken följt av teammedlemmens namn.

Så, om du behöver skapa en uppgift som heter "Lägg till kommentarer på Facebook" och tilldela det till Sylvia med förfallodatum 11 mars 2020, du behöver bara skriva följande kommando.

[] Lägg till kommentarer på Facebook @Sylvia /11/03/2020 

Det är allt. Du behöver inte leka med verktygsfältet eller på det översta bandet.

Coolt tips: Använd Present-ikonen högst upp för att presentera ditt dokument som ett bildspel.

Även på Guiding Tech

5. Lägg till dokument i mapp

Öppnar du en specifik mapp för att placera ett dokument i den ofta? Det är ett fruktansvärt slöseri med tid.

Det bästa sättet är att skapa dokumentet på hemsidan. Och när du väl har döpt det, klicka på länken Lägg till i mapp under dokumentnamnet, så tar verktyget hand om resten.

Visste du: Dokument utan mappstruktur kommer att visas som Oarkiverade på hemsidan.

6. För många emojis? Räkna dem!

Tror du använde sättet för många emojis på ditt dokument? Istället för att sitta ner och räkna dem manuellt, vad sägs om att vi låter Dropbox Paper göra jobbet?

Japp, du läste rätt. Förutom standardräkningarna som antal ord och tecken, räknar Dropbox Paper också antalet emojis.

Så om du tycker att 29 emojis är lite för mycket kan du bara gå tillbaka till dokumentet och ta bort dem.

För att kontrollera ordräkningen, tryck på knappen med tre punkter i det övre högra hörnet och tryck på alternativet för Ordräkning.

7. Klistra in skärmdumpar som ett proffs

Ett annat coolt trick som Dropbox Paper låter dig göra är att du inte behöver ladda upp skärmdumpar och bilder det konventionella sättet. Allt du behöver göra är att kopiera bilderna från källan och klistra in dem på ditt dokument.

Att ordna om bilder på Dropbox Paper är lika enkelt som att dra och släppa. Välj bilden som du vill flytta och flytta muspekaren till önskad position. Snyggt, eller hur?

Även på Guiding Tech

8. Länk till olika mediaobjekt

Oavsett om det är en ljudfil eller en YouTube-video, låter Dropbox Paper dig visa dem ganska enkelt. Mantrat? Kopiera och klistra. Ja, du behöver inte lägga till inbäddningslänken.

Här måste du helt enkelt kopiera länken till videon (eller låten) från adressfältet och klistra in den på ditt dokument - Japp, liknande bilder och skärmdumpar.

9. Integrera med din kalender

Sist men inte minst kan du integrera Paper till Google Kalender (eller MS Outlook). För att göra det, klicka på dokumentnamnet och du kommer att se en liten gråtonad prompt för Länka en kalenderhändelse.

Välj den kalender du vill ha och när konfigurationen är klar lägger du till datumet och mötesanteckningarna.

Den goda nyheten är att när du har integrerat din kalender kommer alla kommande möten att visas på Papers hemsida.

10. Länka som en Ninja

Japp, jag vet att det finns en användbar ikon förutom Invite som låter dig lägga till externa länkar. Men det är krångligt att klicka på den och sedan lägga till länken varje gång du ska lägga till en länk.

Det smarta att göra är att markera texten som du vill länka, trycka på Ctrl+K och sedan lägga till länken. Snyggt, eller hur!

11. Exportera dina dokument

Dropbox låter dig också exportera dina dokument i PDF-, Word- eller Markup-format. Det är särskilt användbart om du måste skicka över vissa dokument till kunder eller affärspartners som inte har tillgång till ditt teams Dropbox Paper.

För att exportera, välj dokumentet från startsidan och tryck på knappen Exportera, som visas i skärmdumpen nedan.

Välj sedan ditt format så startar nedladdningen om några sekunder.

Sätt pennan på papper

Bortsett från alla funktioner ovan låter Dropbox Paper dig enkelt integrera med appar från tredje part vilket utökar verktygets omfattning med flera grader. Framför allt kan du länka till dina Dropbox-filer och dokument lika enkelt som du skulle lägga till en kryssruta eller en punktlista.

Nästa upp: Letar du efter sätt att använda Dropbox från Gmail? Kolla in nästa artikel för att ta reda på hur.