Google Drive Delningsbehörigheter förklaras: En detaljerad guide
Miscellanea / / November 29, 2021
Google Drive, den molnlagringstjänst, är ett ganska exceptionellt verktyg. Det låter dig spara olika typer av filer i molnet och även dela dessa filer och mappar med andra. Det betyder att du enkelt kan samarbeta med andra med Drive.
Drive innehåller dock olika typer av filer som Dokument, Formulär, Kalkylblad, etc., och hur vi delar dessa filer varierar också. Till exempel skulle man ge redigeringsbehörigheter för en fil till en vän, men du skulle tänka två gånger innan du ger den till en okänd person.
För att göra delningsprocessen lite enklare för dig presenterar vi här en detaljerad guide om Google Drive delningsprocess och dess behörigheter. Låt oss kolla upp det.
Typer av fil- och mappdelning i Google Drive
Det finns tre sätt att dela filer och mappar på Drive.
1. Dela med kontakter
Om personen är i din Google-kontakter, kan du helt enkelt ange deras namn i det tillgängliga alternativet, så kommer de att meddelas via e-post. Metoden fungerar även för icke-Google-kontakter om de finns i din kontaktlista.
2. Dela via länk
Ibland vill vi dela en fil med en person som inte finns på vår kontaktlista, till exempel den nya klienten. I sådana situationer kan du skapa länken och sedan dela den med andra. Alla med länken kan ha åtkomst till den delade filen.
3. Publicera filer på Internet
Filer från verktyg som Google Dokument, Kalkylark, Presentationer och Formulär kan vara inbäddade i webbplatserna för vem som helst att se. Det är den tredje typen av delning som tillåts av Google Drive som går under namnet Offentlig på webben.
Notera: Alla metoder kan användas för att dela filer med icke-Google-konton.
Typ av behörigheter
Det finns tre typer av behörigheter som erbjuds av Drive.
1. Kan redigera
Denna behörighet är inställd som standard när du delar filer med dina kontakter med den första metoden som nämns ovan. Med denna behörighet kan andra som har tillgång till filerna redigera dem, dvs göra ändringar i dem. Det är också en mycket viktig sak att notera att de också kan dela filen med andra.
När det gäller mappar hittar du behörigheten "Kan organisera, lägga till och redigera". Det vill säga, andra kan utföra alla redigerings- och organisationsuppgifter på filerna som finns i mappen, som att lägga till, redigera, ta bort och flytta filer.
Notera: När den delas med icke-Google-kontakter är standardbehörigheten inställd på Visa endast.
Använd denna behörighet när du vill samarbeta med andra och när du litar på de personer som du delar filerna med. Till exempel, om du arbetar på ett högskoleprojekt med dina vänner.
Även på Guiding Tech
2. Kan visa
Som självklart, med denna behörighet, kommer andra inte att ha rättigheterna att redigera någon enskild fil. De kan bara öppna och visa filerna i mappen och inte göra några ändringar i dem. De kan inte heller dela filerna med andra.
Använd detta när du bara vill att andra ska se data. Den kan till exempel användas till delar en mapp har bilder i den. På så sätt kan andra enkelt se bilderna utan att ta bort eller ändra dem på något sätt.
Notera: När du delar mappar med visnings- eller redigeringsbehörigheterna, gäller detsamma för alla filer i den. Men om du vill kan du ändra behörigheterna för enskilda filer.
3. Kan kommentera
Denna behörighet är endast tillgänglig för filer och är en modifierad version av Can View-behörigheten eftersom den låter andra lägga till kommentarer och förslag. De kan dock inte redigera filen eller dela den med andra. Du kan säga att den har fler rättigheter än Can View men mindre än Can Edit.
Hur man delar Google Drive-filer på dator och mobilappar
Låt oss börja med skrivbordet först.
Dator
Stegen varierar för olika typer av delning.
Dela med kontakter
Öppna Drive på skrivbordet och högerklicka på filen du vill dela. Välj sedan Dela från menyn.
I popup-rutan skriver du initialerna för kontakten som du vill dela filen med. Google kommer automatiskt att visa liknande kontakter. Välj den. Du hittar behörighetsrutan bredvid e-postrutan. Klicka på den för att välja den behörighet som krävs.
Skapa delbar länk
För att skapa en delbar länk finns det två metoder.
I den första metoden klickar du på alternativet Få delbar länk i popup-rutan ovan.
På nästa skärm kommer du att se länken med möjligheten att ställa in behörighet. Kopiera länken och klistra in den där det behövs. Klicka på behörighetsrutan för att ändra behörigheten.
I den andra metoden högerklickar du på filen i Drive och väljer Få delbar länk. En ruta öppnas. Klicka på Delningsinställningar för att ändra behörigheterna.
Gör filer offentliga
För att bädda in filer, följ någon av de två metoderna som nämns ovan för att skapa en delbar länk. I rutan Dela med andra klickar du på behörighetsrutan och väljer Mer.
På nästa skärm väljer du alternativet Offentlig på webben.
Mobilappar
Så här delar du filer på Android och iPhone.
Dela med kontakter
Steg 1: Öppna filen du vill dela och tryck på ikonen med tre punkter i det övre högra hörnet. Välj Dela & exportera från menyn.
Steg 2: Tryck på Dela och skriv namnet på kontakten. Tryck sedan på skicka-knappen längst upp.
Även på Guiding Tech
Få delbar länk
För att skapa en delbar länk, följ steg 1 och välj sedan Länkdelning från menyn. Länken kommer att kopieras till urklippet. När du har länken, klistra in den där det behövs, till exempel WhatsApp. För att kopiera länken i framtiden, följ steg 1 och välj Kopiera länk från menyn.
Alternativt kan du trycka på ikonen med tre punkter som finns under filnamnet på appens startskärm och välj önskat alternativ.
Ändra och återkalla delningsbehörigheter
När du har delat filerna eller mapparna med andra betyder det inte att du inte kan ändra dess tillstånd.
Så här gör du.
Dator
Steg 1: Högerklicka på den delade filen eller mappen och välj Dela från menyn.
Steg 2: För att stänga av länkdelning eller ändra behörigheten, klicka på rutan "Alla med länken". Nu kan du antingen ändra behörigheten eller stänga av länkdelning.
Steg 3: För att återkalla tillstånd för en individ, klicka på Avancerat i popup-rutan ovan.
Steg 4: Använd de tillgängliga alternativen för att återkalla eller ändra behörigheten.
Mobilappar
Steg 1: Öppna den delade filen och tryck på ikonen med tre punkter längst upp. Välj Dela & exportera från menyn.
Steg 2: Om du vill stänga av länkdelning trycker du på reglaget bredvid Länkdelning. För att se vem som har tillgång till filer och för att ändra behörigheten, tryck på Dela.
Steg 3: Klicka på ikonerna som är tillgängliga under "Vem har åtkomst" längst ned.
Ger delning av en fil eller mapp åtkomst till alla andra filer och mappar
Nej. Andra kan bara komma åt filen eller mappen som du delar. I händelse av en mapp kommer alla filer i den att delas också.
Identifiera delade filer
Även om det inte finns någon dedikerad skärm för att se alla filer som du har delat med andra, kan du identifiera sådana filer med den delade ikonen som är synlig bredvid dem.
Hitta filer som delas med mig
Lyckligtvis får du en dedikerad plats för att se alla filer som delas med dig. På skrivbordet klickar du på alternativet Delad med mig på vänster sida.
På mobilappar trycker du på Dela-ikonen längst ned.
Även på Guiding Tech
Rätt tillstånd
Genom att kombinera olika delningsinställningar och behörigheter kan du använda Google Drive på flera sätt. Var dock försiktig när du beviljar behörigheter och delar rättigheter eftersom alla kan missbruka data. För att upprepa, alla med redigeringsbehörighet kan dela filerna med andra. Så begränsa det till betrodda personer.
Nästa upp: Undrar du vad du ska använda för att lagra foton - Google Drive eller Foton? Hitta svaret i jämförelseinlägget.