Google Keep vs Todoist: djupgående jämförelse av att-göra-listappar

Om du aldrig vill glömma någonting är det bästa sättet att gå vidare att anteckna det din att göra-lista, ställ in en påminnelse och följ din dagliga rutin. Följ det och du kommer aldrig att glömma en sak i ditt liv. Det enda att komma ihåg här är att du har ett pålitligt system/app för att registrera dina uppgifter och den finns tillgänglig på alla plattformar som du känner till och använder.

Två appar som vi ska jämföra idag är Google Keep och Todoist. Båda apparna har olika tillvägagångssätt när det gäller att skapa och hantera att-göra-listor.

Google Keep är en gratis app som är tillgänglig på alla plattformar och som låter dig arbeta med text, bild och ljudanteckningar.

Ladda ner Keep

Todoist är en robust app som också är tillgänglig på alla plattformar, stöder delprojekt, använder naturligt språk, integrerar med tredjepartsappar och använder mål för att spåra framsteg.

Ladda ner Todoist

1. Anteckningar och att göra-listor

En avgörande skillnad är att Keep är en anteckningsapp som stöder både anteckningar och att göra-listor. Todoist, å andra sidan, är en app för bara listor, men du kan lägga till kommentarer. I Google Keep kan en anteckning antingen vara en text/bild/ljudanteckning eller en med kryssrutor. Kan inte vara båda samtidigt - lite begränsande.

Todoist är uttryckligen byggd för att fungera som en uppgiftshanterare där du kan lägga till individuella uppgifter och skapa projekt och delprojekt för att hantera arbetsbelastningen.

Både Keep och Todoist är smarta eftersom de flyttar avmarkerade objekt till botten av listan. Dessutom, om du skapar en ny uppgift som redan finns på listan, kommer Keep och Todoist att påminna dig om detsamma.

Som nämnts ovan kan du använda Keep för att göra anteckningar i en mängd olika format som text, bild och ljudanteckningar. Du kan också rita anteckningar om klotter är din grej. Keep kommer också att konvertera ljudanteckningar till text i farten så att du kan redigera den som du vill. På samma sätt kommer det att ta tag text från bilder med OCR vilket kan vara användbart för att skanna visitkort eller skyltar.

För att sammanfatta det, där Keep låter dig göra anteckningar i en mängd olika format som ger dig mer input alternativ låter Todoist dig skapa fler nivåer och gå djupare och hantera komplexa projekt med flera lager.

2. Hantering och sortering

Att skriva ner uppgifter som du ska ta hand om är en sak, men att hantera dessa uppgifter och hitta dem är en annan. Både Keep och Todoist låter dig lägga till en påminnelse baserat på antingen datum och tid eller plats. Platsbaserade påminnelser är särskilt användbara när du är ute och springer ärenden.

Todoist är mer flexibel i uppgiftshantering eftersom det låter dig flytta uppgifter mellan listor och projekt. Bara dra och släpp. I Keep kan du inte flytta uppgifter från en anteckning till en annan utan kan bara ändra ordning på dem.

Todoist låter dig också skapa deluppgifter och enkelt ändra ordning på dem.

Både Keep och Todoist låter dig markera anteckningar/uppgifter med etiketter. Vissa människor kallar dem också taggar. Men du kan inte skapa projekt i Keep. Istället använder Keep visuella signaler och låter dig färgkodsanteckningar. Det gör saker intressanta. Du kan välja olika färger för olika projekt vilket gör det lättare att direkt urskilja anteckningar.

Todoist låter dig prioritera projekt och uppgifter med ett ögonkast, vilka uppgifter som behöver din omedelbara uppmärksamhet och vilken du har råd att stoppa. Varje prioritetsnivå är markerad med en flagga i en annan färg.

När du väl börjar använda en viss tjänst för dina hjärndumpningssessioner kan saker snabbt gå överstyr med hundratals anteckningar och uppgifter liggandes. Det är då du inser att du behöver en solid sök- och sorteringsfunktion. Keep visar dig en lista med taggar eller etiketter till vänster som du kan använda för att sortera även söka efter text. Jag har använt Keep ett tag nu och kan lätt hitta det jag letar efter för det mesta.

Todoist är mycket bättre på att borra ner uppgifter. Du kan sortera dem efter prioritet, etiketter och projekt vilket ger dig ett perspektiv på vad du vill åstadkomma för tillfället. Allt är lättillgängligt i sidofältet.

Du kan också sortera uppgifter baserat på om de ska vara klara idag eller inom de kommande 7 dagarna. På så sätt kan du koncentrera dig på den kommande veckan istället för att oroa dig för nästa månad. Återigen, ett utmärkt sätt att prioritera ditt arbetsflöde.

Todoist låter dig också sortera uppgifter och projekt baserat på namn och ansvarig person om du arbetar i en samarbetsmiljö.

Du kan tilldela påminnelser till anteckningar, som kan vara antingen en anteckning eller en lista, och Keep kommer att påminna dig i rätt ögonblick. En snabb titt i sidofältet låter dig se alla dina anteckningar och påminnelser separat.

Slutligen finns det Karma-punkter i Todoist som fungerar som en motivation för att slutföra dina uppgifter och få tillfredsställelsen att bocka av den uppgiften i listan. Tanken är enkel. Du sätter ett mål och skapar en lista med uppgifter som så småningom kommer att hjälpa dig att uppnå det. När du arbetar mot dina mål, och när du bockar av fler uppgifter, får du fler poäng.

En avgörande skillnad är att du kan lägga till filer till uppgifter i Todoist medan anteckningar i Keep bara stöder bilder och länkar.

Ärligt talat, om du behöver incitamentet för att slutföra ditt arbete kan du vara i fel yrke. Men hallå, det är bara jag. Helst borde du njuta av det så mycket att du gör det för att det är roligt. Okej, nog med filosofin.

3. Integrationer och samverkan

Keep är en Google-produkt vilket betyder, och du visste det förmodligen redan, att den integreras med andra Google-appar som Dokument, Presentationer, Formulär, Kalkylark och Gmail också. Du kan enkelt skapa en anteckning för alla dokument eller ark, men en Keep-anteckning kan bara förvandlas till ett dokument. Det är faktiskt vettigt.

Till skillnad från Keep kommer Todoist med ett robust API som fungerar med många tredjepartsappar inklusive alla Google-appar samt andra som Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa och mer. Det gör Todoist idealisk som företagslösning också.

Att samarbeta på Keep är lika enkelt som att klicka på knappen Dela och skicka en e-postinbjudan. Han/hon kan sedan börja lägga till i anteckningen eller checklistan. Bra för när du handlar i en galleria och behöver harmonisera varorna som var och en av er har lagt till.

Todoist fungerar på ett liknande sätt där du kan bjuda in vem som helst att lägga till eller redigera en uppgiftslista i realtid. Detta gör du genom att skicka en e-postinbjudan. Eftersom Todoist är byggt för företag och företag kan du också bjuda in medarbetare från andra projekt om de redan använder Todoist. Som när du behöver hjälp från administratören för att lösa ett specifikt problem.

4. Prissättning och plattformar

Eftersom Keep är en Google-produkt är Keep gratis att använda utan begränsningar för storlek eller antal anteckningar. Det kommer räknas inte till din Google Drives 15 GB gratis lagringsutrymme heller. Todoist erbjuder olika planer som börjar med gratis där du inte får ställa in påminnelser eller lägga till etiketter, premium på $29 för privatpersoner och $29 per användare för företag. De flesta användare kommer behöver en premiumplan på grund av de begränsningar de har satt.

Både Keep och Todoist är tillgängliga på alla plattformar som Windows och Mac, Android och iOS, och har tillägg/tillägg för populära webbläsare som Firefox och Chrome. Så du kan klippa webbsidor och synkronisera all din data mellan enheter.

Anteckningar är för alltid

De flesta av oss som har för vana att anteckna har hundratals och tusentals anteckningar under magen. Det verkliga problemet uppstår när du måste byta bas och använda en annan app eller tjänst. Det är bättre att börja rätt, tänka långsiktigt och välja en antecknings-/uppgiftsapp som uppfyller dina behov från början.

Om du behöver ett enkelt anteckningsverktyg med en att göra-listahanterare är Google Keep väldigt mångsidigt och kraftfullt. Todoist är mer lämplig för avancerade användare med komplicerade arbetsliv, flera projekt eller de som behöver en företagslösning.

Nästa upp: Vill du veta hur Google Keep står sig jämfört med Google Tasks? Kolla in länken nedan för att lära dig hur de skiljer sig åt.