5 bra tips för att hantera olika versioner av MS Office

MS Office-paketet har mognat under åren när det gäller dess funktioner och funktioner. Det som dock alltid har varit ett problem med successiva uppgraderingar är kompatibiliteten mellan nya versioner och de äldre.

Nu, om du använder olika versioner av MS Office eller samarbetar med personer som använder en annan version av Office än din, så hanterar du det här problemet dagligen. Du skulle dock vara glad att veta att du kan minska risken för att stöta på bekymmer genom att bara komma ihåg och öva på några saker.

Låt oss se vad de är.

Se även: Lär dig och förstå skillnaderna mellan MS Office 2013 och Office 365 precis här.

1. Känna till filformaten

Office 2007-2013 använder olika filtillägg jämfört med Office 97-2003. De har ett tillagt "x" i slutet, vilket är en indikation på användningen av Extensive Markup Language (XML).

MS Office-verktyg	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Arbeta i kompatibilitetsläge

När du öppnar en 97-2003-fil i en 2007-2013-produkt öppnas filen i kompatibilitetsläge. Du kan fortsätta arbeta i det läget så att du inte introducerar saker/funktioner som inte stöds.

Notera: I kompatibilitetsläge skulle du inte kunna använda 2007-2013 funktioner även om du använder versionen av programvaran.

Helst, om du ska dela ditt dokument med någon som använder 97-2003 bör du fortsätta arbeta i kompatibilitetsläge.

3. Konvertera för nya funktioner

Om du inte ska dela den lägre versionen av filen och om du använder den högre versionen av programvaran bör du konvertera filen. På så sätt skulle du kunna dra nytta av de nya funktionerna.

För att konvertera ditt dokument, gå till Arkiv -> Info -> Konvertera som visas i diagrammet nedan. På så sätt kommer originalfilen att konverteras och ersättas.

4. Kontrollera om det finns problem

Anta att du har arbetat 2007-2013 och i slutet av ditt arbete inser du att du måste dela dokumentet med någon som har 97-2003. Medan du arbetade kan du ha använt funktioner som inte stöds av de lägre versionerna.

I sådana fall är det lämpligt att kontrollera om det finns några problem innan du delar. På så sätt minskar du potentiella risker att förlora data och formatering på att dela. Klicka på Arkiv -> Info -> Sök efter problem och sedan rätta till saker som programvaran uppmanar till.

5. Spara som 97-2003

Om du väljer att spara dokumentet som ett 97-2003-dokument trots att du arbetar med den högre versionen, kommer programvaran att kontrollera kompatibiliteten av sig själv. Om den hittar någon kommer den att fråga användaren.

Då kommer delning aldrig att vara ett problem.

Coolt tips: Är du någon som inte har MS Office alls? Har du någonsin behövt öppna en sådan fil? Oroa dig inte, du kan öppna dem utan att ha MS Office installerat.

Slutsats

Det här är de enda grundläggande sakerna du behöver tänka på om ditt arbete kräver samarbete med personer som arbetar med olika versioner av MS Office. Bara några ytterligare steg och du kan faktiskt spara mycket förvirring som kan uppstå på grund av kompatibilitetsproblem.